Минтранс назвал шаги для перехода на электронные перевозочные документы

Минтранс перечислил ключевые шаги подготовки бизнеса к переходу на электронные перевозочные документы, сообщает «Клерк». Изменения затрагивают всех участников грузоперевозок: с 1 сентября 2026 года оформлять такие документы нужно через государственную информационную систему. Подготовка включает проверку договоров и процессов, подключение аккредитованного оператора и согласование действий с контрагентами.

Срок перехода и использование бумажных накладных

Для участников перевозок важно разделять дату перехода на электронное оформление и период, в течение которого за бумажные накладные не предусмотрены штрафы. Начать оформлять электронные перевозочные документы через государственную информационную систему необходимо с 1 сентября 2026 года.

При этом до марта 2027 года за использование бумажных накладных штрафовать не будут — ограничатся устным замечанием. Это условие касается последствий использования бумаги, а не изменения указанной даты перехода. Поэтому выстраивать подготовку следует к сентябрю, не откладывая её до окончания периода без штрафов.

Для руководителя и бухгалтера здесь важен общий план: к моменту перехода должны быть согласованы не только техническое подключение, но и порядок оформления документов внутри бизнеса и между участниками перевозки. Наличие подписи или договора с оператором само по себе не заменяет эту организационную работу.

Аудит договоров — до подключения оператора

Первым шагом Минтранс называет проверку собственных договоров и внутренних процессов. После аудита компаниям нужно заключить договор с аккредитованным оператором. Таким образом, подготовку предлагается начинать с разбора действующего порядка работы, а не с подключения без предварительной проверки.

При аудите стоит сопоставить договорные условия с тем, как сотрудники фактически оформляют перевозочные документы. Практическая задача — определить, кто участвует в работе с документами, на каком этапе требуется подписание и какие действия необходимо согласовать с другой стороной.

Результаты проверки следует использовать при подготовке к электронному обмену. Если порядок внутри компании и договорённости с контрагентами расходятся, сначала нужно согласовать общий процесс. Иначе подключение оператора не устранит организационные разногласия между участниками.

Подписи и полномочия нужно увязать с этапами оформления

Сотрудникам, которые будут подписывать титулы, необходимо оформить электронные подписи. При необходимости им также потребуются доверенности. Поэтому определить подписантов следует заранее: от этого зависит, кому именно нужно подготовить подпись и полномочия.

Отдельный шаг — договориться с контрагентами, кто и на каком этапе подписывает документы. Важно проверить не только готовность своей стороны, но и совпадение порядка действий у участников перевозки. Минтранс предупреждает: при расхождении процессов провести сделку в электронном виде не получится.

Подготовку подписей и согласование процесса стоит рассматривать вместе. Перечень сотрудников, которым оформляют подписи и доверенности, должен соответствовать согласованному распределению действий. Это позволит не подменять готовность к работе простым наличием средств подписания.

Что делать

1. Проверить договоры и внутренние процессы. Разобрать действующий порядок оформления перевозочных документов и выделить вопросы, которые требуют согласования внутри компании или с контрагентами.
2. После аудита заключить договор с аккредитованным оператором. При подготовке к подключению учитывать результаты проверки, а не рассматривать его отдельно от рабочего процесса.
3. Определить сотрудников-подписантов. Оформить им электронные подписи и, если необходимо, доверенности с учётом того, какие титулы они будут подписывать.
4. Согласовать действия с контрагентами. Зафиксировать общий порядок: кто подписывает документы и на каком этапе. Проверить, нет ли расхождений между сторонами.
5. Перейти к электронному оформлению с 1 сентября 2026 года. Использовать государственную информационную систему; отсутствие штрафов за бумажные накладные до марта 2027 года не считать переносом срока перехода.

Как это упростит СБИС

При подготовке к переходу можно рассмотреть электронный документооборот в СБИС, электронные подписи и доверенности. Условия подключения и применимость решения к согласованному процессу перевозок стоит уточнить отдельно, опираясь на результаты аудита и перечень сотрудников, которым предстоит подписывать документы.