Чек самозанятого для организации: почему без него сложнее подтвердить расходы

Чеки самозанятых для организаций нужны, чтобы подтвердить расходы на оплату работ и услуг. Компания, которая привлекает исполнителя на НПД для разовых задач, проверяет его статус не только при заключении договора, но и всё время, пока длится сотрудничество. Новой нормы здесь нет: это разъяснение порядка работы с самозанятыми.

Зачем заказчику чек самозанятого

НПД — налог на профессиональный доход, специальный режим для самозанятых. После получения оплаты самозанятый обязан сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его заказчику. Чек служит документом, которым компания подтверждает свой расход.

Расходы без чека самозанятого

Если чека нет, страдают обе стороны. Заказчику сложнее подтвердить расходы. Исполнитель остаётся с невыполненной обязанностью перед налоговой. Поэтому получение чека после каждой оплаты стоит включить в порядок расчётов с исполнителем, а не оставлять на его усмотрение.

Проверка статуса плательщика НПД

Статус проверяют по ИНН исполнителя на нужную дату на сайте ФНС. Результат проверки сохраняют и повторяют её перед оплатой. Если сотрудничество продолжается, исполнителя проверяют регулярно: право на применение НПД может измениться.

От статуса зависит, что компания делает с вознаграждением. Если исполнитель действительно применяет НПД и соблюдены остальные условия этого режима, компания не удерживает с его вознаграждения НДФЛ и не начисляет страховые взносы.

Какие документы держать под рукой

Для подтверждения расходов по каждой задаче хранят комплект:

• договор с исполнителем;
• задание;
• документы о приёмке результата;
• чек самозанятого;
• подтверждение оплаты;
• результаты проверки статуса НПД.

Ошибки здесь связаны с нарушением этого порядка: статус проверили один раз при заключении договора и больше не возвращались к нему, результат проверки не сохранили, оплату перечислили, а чек так и не получили.

Как оформлять документы с самозанятым

Договор, задание и акт приёмки можно подписывать с исполнителем электронно. В электронном документообороте СБИС самозанятые и физлица подписывают документ по защищённой ссылке, им нужна только электронная подпись. Подписанные документы остаются в одной системе вместе с остальной перепиской с контрагентом.

Что делать

1. Перед заключением договора проверить статус плательщика НПД по ИНН исполнителя на нужную дату.
2. Сохранить результат проверки.
3. Повторять проверку перед каждой оплатой.
4. Если сотрудничество продолжается, проверять статус регулярно.
5. После оплаты получить от исполнителя чек, сформированный в приложении «Мой налог».
6. Хранить договор, задание, документы о приёмке результата, чек и подтверждение оплаты.