ФНС разъяснила, как применять одну МЧД для разных получателей

ФНС России разъяснила порядок применения машиночитаемых доверенностей при обмене документами с налоговыми органами и контрагентами. Организация или ИП вправе использовать одну единую МЧД для этих задач, но важно выбрать подходящий формат доверенности и корректно указать полномочия представителя.

Разъяснения актуальны для доверителей и представителей, которые подписывают, направляют или получают электронные документы от имени организации либо предпринимателя. Отдельная дата начала действия разъяснений не установлена.

Когда можно оформить одну МЧД

Единая машиночитаемая доверенность позволяет подтвердить полномочия представителя как при подаче документов в налоговые органы, так и при направлении документов контрагентам. Для такого применения используется ЕМЧД по единому формату версии 003, утвержденному Минцифры России.

Это не означает, что любой формат МЧД подходит для любых задач. Формат, утвержденный ФНС России в версии 5.03, предназначен только для взаимодействия с налоговыми органами. Его не следует использовать как доверенность для обмена электронными документами с контрагентами.

При организации документооборота стоит заранее разделить сценарии: определить, будет ли представитель работать только с инспекцией либо также подписывать и отправлять документы деловым партнерам. Для ведения доверенностей и обмена документами в одном рабочем процессе можно использовать электронный документооборот СБИС.

Как указать полномочия для налогового органа

Полномочия представителя в МЧД необходимо расшифровать. Доверитель самостоятельно выбирает коды из Справочника «Полномочия представителя налогоплательщика» с учетом того, какие действия поручаются представителю.

Если представителю поручено расшифровывать документы и отвечать на требования налогового органа, в доверенности одновременно указывают коды «03», «21» и «22». Указывать только один из этих кодов для указанного набора действий недостаточно: разъяснен именно одновременный выбор трех кодов.

Когда доверитель намерен наделить представителя всеми возможными полномочиями, применяется код «99». Он заменяет остальные коды полномочий. Такой вариант требует особой осторожности: до оформления доверенности следует проверить, действительно ли представителю необходимо предоставить весь объем возможных полномочий, а не ограничить их отдельными действиями.

На что обратить внимание при выборе формата

Главная ошибка — смешать назначение двух форматов. Версия 5.03, утвержденная ФНС России, применяется исключительно для взаимодействия с налоговыми органами. Для работы с контрагентами предусмотрена ЕМЧД по единому формату версии 003.

Если компании необходимо, чтобы один представитель действовал и перед налоговым органом, и перед контрагентами, следует ориентироваться на единую МЧД по формату версии 003. Одновременно в документе нужно отразить полномочия, необходимые для налогового взаимодействия, выбрав соответствующие коды из справочника.

Еще один риск связан с формулировкой поручения внутри организации. Например, бухгалтеру могут поручить подготовку ответа на требование, а право расшифровывать документы не предоставить. В такой ситуации необходимо сопоставить фактические задачи представителя с набором кодов в МЧД: для расшифровки и ответа на требования нужны «03», «21» и «22» вместе.

Как отозвать машиночитаемую доверенность

Для прекращения действия МЧД в налоговый орган подают заявление об отзыве в электронной форме по формату, утвержденному ФНС России. Заявление подписывает квалифицированной электронной подписью руководитель организации или сам ИП.

В заявлении необходимо указать реквизиты доверенности, которую отзывают. После подачи заявления прежняя МЧД перестанет действовать. Поэтому до отзыва полезно проверить, не используется ли она представителем в текущем обмене документами с инспекцией или контрагентами, и при необходимости заранее оформить новую доверенность с актуальным набором полномочий.

Порядок применения электронной подписи регулируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». При смене руководителя, представителя или объема поручаемых действий важно не ограничиваться внутренним решением, а своевременно привести в соответствие саму МЧД и при необходимости отозвать утративший актуальность документ.

Что делать

• Определить, действует ли представитель только перед налоговыми органами или также обменивается электронными документами с контрагентами.
• Для единой доверенности на налоговое взаимодействие и работу с контрагентами использовать ЕМЧД единого формата версии 003.
• Не применять формат МЧД ФНС версии 5.03 для документооборота с контрагентами: он предназначен только для налоговых органов.
• Выбрать и расшифровать коды полномочий из Справочника «Полномочия представителя налогоплательщика».
• Для расшифровки и ответов на требования указать одновременно коды «03», «21» и «22»; для всех возможных полномочий — код «99».
• При прекращении полномочий направить в налоговый орган электронное заявление об отзыве, подписанное КЭП руководителя организации или ИП, с реквизитами отзываемой МЧД.

Контроль формата, статуса доверенности и состава полномочий помогает избежать ситуации, когда документ направлен от имени представителя, но его полномочия не соответствуют выполняемому действию.