ФНС разъяснила, как применять уточнённый формат электронной грузовой накладной

ФНС направила рекомендации по использованию уточнённого формата электронной грузовой накладной и разместила на своём официальном сайте обновлённые xsd-схемы. Разъяснение касается всех, кто формирует и принимает такие накладные. Новой нормы письмо не вводит: оно поясняет формат, утверждённый приказом ФНС от 27.04.2026 № ЕД-1-26/276@.

Что за документы

Формат электронной грузовой накладной утверждён приказом ФНС от 27.04.2026 № ЕД-1-26/276@. Рекомендации по его использованию изложены в письме ФНС от 09.07.2026 № ЕА-36-26/5838@. Письмо адресовано управлениям ФНС по субъектам РФ и МИ ФНС по крупнейшим налогоплательщикам, но затрагивает и пользователей формата.

Xsd-схема — это технический шаблон, по которому программа собирает файл накладной и проверяет его структуру. Если схема в программе устарела, файл может не соответствовать формату.

Новые значения ставки НДС

Элемент «Налоговая ставка» (НалСт) в таблицах 5.11 и 17.4 теперь принимает значения:

• 0%;
• 5%;
• 7%;
• 22%;
• «без НДС»;
• «НДС исчисляется налоговым агентом».

Два последних значения — не ставки в процентах. Их указывают в том же элементе, когда налог в накладной не выделяется или его исчисляет налоговый агент.

Таблицы 13.2 и 13.3 в новой редакции

Таблицы 13.2 и 13.3 формата применяются в новой редакции. Таблица 13.2 относится к информации грузополучателя: в ней в новой редакции изложены элементы идентификации файла обмена информации перевозчика (ИдИнфПрв) и файла обмена информации перевозчика о подтверждении изменения сведений о грузополучателе (ИдИнфПдтв). Таблица 13.3 описывает идентификацию файла обмена информации перевозчика (ИдИнфПрв).

Как это выглядит в работе

Бухгалтер или ответственный за перевозочные документы проверяет, что программа, в которой формируется накладная, использует обновлённые xsd-схемы. В поле ставки НДС выбирают одно из шести допустимых значений. Файл информации перевозчика формируют с учётом таблицы 13.3 в новой редакции, а сведения о грузополучателе — по таблице 13.2.

Оформлять и передавать перевозочные документы электронно можно в сервисе электронных перевозочных документов.

Что делать

1. Загрузить обновлённые xsd-схемы формата электронной грузовой накладной с официального сайта ФНС или убедиться, что они обновлены в используемой программе.
2. Проверить справочник ставок в элементе «Налоговая ставка» (НалСт) по таблицам 5.11 и 17.4: 0%, 5%, 7%, 22%, «без НДС», «НДС исчисляется налоговым агентом».
3. Формировать файлы по таблицам 13.2 и 13.3 в новой редакции, включая сведения о грузополучателе и идентификацию файла обмена информации перевозчика.