УФНС перечислило доказательства подмены трудовых отношений с самозанятым

УФНС разъяснило, какие документы и материалы налоговые органы могут использовать как доказательства подмены трудовых отношений с самозанятым. Разъяснение касается работодателей и самозанятых, между которыми проверяется наличие трудовых отношений. Новой нормы при этом не вводится — это разъяснение о подходах налоговых органов к сбору доказательств.

О чём разъяснение

Речь идёт о ситуации, когда договор с исполнителем оформлен как гражданско-правовой с плательщиком налога на профессиональный доход, а фактические отношения сторон выглядят как трудовые. По пояснению налоговиков, у них есть аналитические инструменты, которые в автоматическом режиме позволяют выявить подмену трудовых отношений с самозанятыми. То есть первичный отбор ситуаций для изучения строится не на жалобах, а на обработке данных, которые уже есть у налогового органа.

Далее налоговый орган определяет, что именно будет считаться доказательствами наличия трудовых отношений между сторонами. Именно перечень таких доказательств и раскрыло УФНС.

Какие документы налоговики относят к доказательствам

В разъяснении названы документы кадровой деятельности работодателя, в частности:

• графики сменности;
• графики отпусков;
• документы о командировках.

Логика здесь простая: перечисленные документы описывают режим работы, отдых и служебные поездки — то есть элементы, характерные для трудовых отношений, а не для разового или проектного заказа. Если самозанятый исполнитель включён в график сменности наравне с работниками, учтён в графике отпусков или направляется в командировку по документам организации, эти бумаги становятся материалом для выводов налогового органа.

Кроме кадровых документов, как указало УФНС, налоговики используют свидетельские показания, аудио- и видеозаписи и другие материалы. То есть доказательственная база не ограничивается бумажным документооборотом компании.

Как это выглядит в работе бухгалтера и кадровика

На практике кадровые документы часто формируются «по всем, кто работает на объекте», без разделения на штатных сотрудников и внешних исполнителей. Так самозанятый попадает в график сменности или в табель, потому что так удобнее планировать смены. Затем те же документы запрашиваются налоговым органом — и уже они описывают отношения сторон.

Отсюда практическая задача: кадровый и договорный контуры должны быть разведены. Штатное расписание, графики, приказы о командировках, отпускные документы касаются работников. Взаимодействие с самозанятым оформляется договором и актами на результат работ или услуг, а не расписанием смен и распоряжениями о поездках.

Как навести порядок в документах

Чтобы кадровые документы не смешивались с договорами подряда и оказания услуг, полезно вести их в одной системе с разграничением по типам отношений. Для этого подойдёт кадровый учёт и управление персоналом в СБИС: графики, отпуска, командировки и приказы формируются по сотрудникам, а не по всем участникам процесса подряд.

Договоры и акты с внешними исполнителями удобнее держать отдельно — в электронном виде, с подписанием и хранением по каждому контрагенту. Эту задачу закрывает электронный документооборот: по каждому договору видно, какие акты подписаны и за какой результат.

Что делать

1. Проверить, не включены ли самозанятые исполнители в кадровые документы организации — графики сменности и графики отпусков.
2. Пересмотреть порядок направления в поездки: документы о командировках оформляются по работникам.
3. Убедиться, что по каждому самозанятому есть договор и акты, описывающие конкретный результат работ или услуг.
4. Разделить хранение кадровых документов и документов по гражданско-правовым отношениям, чтобы при запросе налогового органа не передавать смешанные комплекты.
5. Провести внутренний инструктаж для руководителей подразделений: распоряжения о режиме работы и сменах не должны адресоваться внешним исполнителям.
6. Учитывать, что помимо документов налоговый орган может использовать свидетельские показания, аудио- и видеозаписи и другие материалы, — фактическая организация работы должна соответствовать оформленному договору.