Предварительные уведомления по НДФЛ и взносам: как это будет работать с 1 сентября 2026 года

Федеральный закон от 28 ноября 2025 года № 425-ФЗ вводит новый порядок работы с уведомлениями об исчисленных суммах. С 1 сентября 2026 года работодатели вправе заранее указать в уведомлении предполагаемые суммы НДФЛ и страховых взносов за будущие последовательные периоды до конца текущего года. Правило касается организаций и индивидуальных предпринимателей, которые представляют уведомления по НДФЛ и страховым взносам.

Что именно меняется

Сейчас уведомление подаётся по уже исчисленным суммам: оно нужно для того, чтобы деньги с единого налогового счёта распределились по соответствующим налоговым обязательствам. Новый механизм позволяет не ждать окончания каждого периода, а заявить предполагаемые суммы сразу за несколько последовательных периодов вперёд — но не далее конца текущего года.

Ключевая оговорка: это право, а не обязанность. Работодатель, которому привычнее подавать уведомления по факту начислений, продолжает работать в прежнем режиме. Норма вступает в силу с 1 сентября 2026 года, до этой даты предварительные уведомления не применяются.

Кому подходит предварительное уведомление

Механизм рассчитан на ситуации, когда выплаты работникам стабильны и предсказуемы: оклады без существенных переменных частей, ровный состав персонала, отсутствие крупных разовых выплат. Тогда предполагаемая сумма НДФЛ и взносов близка к фактической, и бухгалтерия сокращает количество однотипных документов до конца года.

Если же суммы начислений меняются от периода к периоду — премии, сверхурочные, приём и увольнение сотрудников, выплаты по гражданско-правовым договорам, — выгода от предварительного заявления сумм снижается, потому что фактические данные придётся сверять с заявленными каждый раз.

Если фактическая сумма отличается от заявленной

Предварительное уведомление не отменяет необходимость контролировать фактические начисления. Здесь возможны два варианта.

• Фактически исчисленная сумма оказалась меньше ранее заявленной в предварительном уведомлении — подавать уточнённое уведомление только по этой причине не требуется.
• Фактическая сумма оказалась выше предварительно заявленной — потребуется вовремя передать новые сведения с корректными данными.

Пример из работы бухгалтерии: в предварительном уведомлении по страховым взносам за очередной период заявлено 300 тыс. рублей, а после расчёта премий фактическая сумма составила 370 тыс. В этом случае нужно представить новое уведомление в установленный срок, чтобы обязанность была отражена полностью.

Если обязанность не исполнена в срок и на ЕНС образуется отрицательное сальдо, Налоговый кодекс предусматривает процедуру взыскания задолженности: ФНС может взыскивать её за счёт денежных средств, а при их недостаточности — в установленном порядке переходить к иному имуществу организации или ИП. Поэтому состояние единого налогового счёта стоит держать под наблюдением независимо от того, каким способом подаются уведомления.

На что обратить внимание заранее

Новый порядок меняет не расчёт налога, а дисциплину документооборота. Предварительное уведомление — заявление о предполагаемых суммах, и вся ответственность за сверку с фактом остаётся на работодателе. Полезно заранее решить, по каким налогам и в каком объёме бизнес будет пользоваться правом, и зафиксировать это во внутреннем регламенте, чтобы при смене исполнителя порядок не потерялся.

Как упростить работу с уведомлениями

Сверка заявленных и фактических сумм проще, когда расчёт зарплаты, формирование уведомлений и отправка связаны в одном контуре. Начисления, НДФЛ и взносы удобно вести через онлайн-бухгалтерию и учёт, а отправку уведомлений и отчётов — через электронную отчётность в ФНС и СФР: там видны статусы отправленных документов и история по каждому периоду. Если расчёт зарплаты ведёт отдельный участок, зоны ответственности помогает разграничить кадровый учёт и управление персоналом.

Что делать

1. Оценить, подходит ли новый механизм конкретному бизнесу: насколько стабильны зарплатные выплаты и предсказуемы суммы НДФЛ и взносов.
2. Если выплаты ровные, рассмотреть подачу предварительных уведомлений за будущие периоды до конца года после 1 сентября 2026 года.
3. Ввести регулярное сопоставление предварительно заявленных и фактически исчисленных сумм по каждому периоду.
4. При превышении фактической суммы над предварительно заявленной представить новое уведомление с корректными данными в установленный срок.
5. Закрепить внутри бухгалтерии, кто контролирует фактические начисления, когда они сравниваются с предварительными, кто отслеживает необходимость нового уведомления и кто проверяет состояние ЕНС.