Минтруд предложил оставить в кадровом ЭДО простую подпись работника только через Госуслуги

Минтруд 2 октября опубликовал для общественного обсуждения проект поправок в Трудовой кодекс: простая подпись через Госуслуги, то есть через подтверждённую учётную запись работника, станет единственным вариантом простой электронной подписи в кадровом ЭДО. Тот же проект разрешает обмениваться кадровыми документами через мессенджер «Макс». Поправки планируют ввести с 1 марта 2027 года, но пока это проект, и его дорабатывают после замечаний бизнеса.

Что меняется в подписи кадровых документов

Сейчас по статье 22.3 ТК РФ повседневные кадровые документы можно подписывать любой простой электронной подписью. Подходит и логин с паролем в системе работодателя: сотрудник заходит в корпоративный кабинет, открывает приказ или уведомление и подтверждает ознакомление.

Проект этот вариант убирает. «Логин и пароль в системе работодателя для подписи больше не подойдут», — следует из поправок. Подписывать кадровые документы простой подписью работник сможет только через подтверждённую учётную запись на Госуслугах.

Переход на кадровый электронный документооборот через «Макс»

Мессенджер «Макс» в проекте появляется в двух местах:

• в статье 22.3 ТК РФ — как канал обмена кадровыми документами между работодателем и работником;
• в статье 22.2 ТК РФ — как способ получить согласие работника на переход на электронный документооборот: согласие можно будет оформить электронным документом, направленным через «Макс».

Дистанционные работники

Для дистанционных сотрудников правила по статье 312.3 ТК РФ сохраняют прежнюю подпись для ключевых документов. Трудовые договоры, допсоглашения и договоры о материальной ответственности с ними по-прежнему можно подписывать усиленной неквалифицированной подписью по соглашению сторон. Дополнительно появляется подпись с сертификатом в инфраструктуре Госуслуг.

Во что это может обойтись работодателям

Ассоциация больших данных оценила затраты на подключение к инфраструктуре Госуслуг примерно в 32 000 000 рублей для каждого работодателя. Если использовать другие способы доставки кодов авторизации, расходы, по той же оценке, могут достигать 100 000 000 рублей в год.

Система кадрового электронного документооборота сейчас

Пока поправки не приняты, действуют нынешние правила статей 22.2, 22.3 и 312.3 ТК РФ. В сервисе кадрового учёта и КЭДО кадровые документы подписываются электронно с сотрудниками в офисе и на удалёнке, а также с самозанятыми — от приёма до обходного листа.

Что делать

1. Проверить, какой простой подписью сотрудники сейчас подписывают кадровые документы. Если это логин и пароль в системе работодателя, именно этот способ проект исключает.
2. Отдельно перечислить дистанционных работников и документы, которые с ними подписывают по статье 312.3 ТК РФ: для трудовых договоров, допсоглашений и договоров о материальной ответственности усиленная неквалифицированная подпись по соглашению сторон сохраняется.
3. Учесть в бюджете оценку затрат на подключение к инфраструктуре Госуслуг, которую дала Ассоциация больших данных.
4. Следить за доработкой проекта: окончательный текст и дата вступления в силу могут измениться после замечаний бизнеса.