Минтруд: заявление об увольнении по e-mail принимается только при кадровом ЭДО

Минтруд России разъяснил, в каком случае работодатель может принять заявление об увольнении по собственному желанию, присланное по электронной почте. В письме от 24 ноября 2023 г. № 14-6/ООГ-7353 ведомство указало: направление электронных образов документов по электронной почте и через мессенджеры Трудовым кодексом не допускается. Единственное исключение — если у работодателя введён кадровый электронный документооборот по ст. 22.1–22.3 ТК РФ.

Что именно разъяснил Минтруд

Позиция ведомства сформулирована прямо: «Возможность направления электронных образов документов посредством электронной почты, мессенджеров Трудовым кодексом не допускается». Причём это касается и бумажного документа, преобразованного в электронную форму путём сканирования или фотографирования с сохранением реквизитов. То есть фотография подписанного от руки заявления, отправленная в чат или на рабочий e-mail, сама по себе не является тем документом, на основании которого кадровая служба может запускать процедуру увольнения.

Исключение установлено для компаний, которые перешли на кадровый электронный документооборот в порядке ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Как отмечает Минтруд, «только в этом случае от работника можно принять заявление об увольнении по электронной почте».

Что такое кадровый ЭДО и чем он отличается от переписки

Кадровый электронный документооборот — это не просто обмен файлами между работником и отделом кадров. Это режим работы с кадровыми документами, который работодатель вводит по правилам ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Именно наличие такого режима Минтруд называет исключением, при котором заявление об увольнении можно принять от работника по электронной почте.

Ключевое отличие от обычной переписки в том, что в кадровом ЭДО электронный документ оформляется как самостоятельный документ, а не пересылается картинкой. Переписка по e-mail или в мессенджере такого статуса не даёт — независимо от того, насколько хорошо читается скан и видна ли на нём подпись.

Как это выглядит в работе кадровика и бухгалтера

На практике ситуация типовая: сотрудник находится на больничном, в отпуске или в другом городе и присылает фото заявления с телефона, а кадровая служба должна оформить приказ, рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск и провести окончательный расчёт. По разъяснению Минтруда такой снимок не заменяет заявление, если в организации не введён кадровый ЭДО. Значит, кадровику нужно либо дождаться оригинала заявления, либо принимать заявление в электронной форме по правилам ст. 22.1–22.3 ТК РФ, если этот режим у работодателя действует.

Отдельный организационный момент — момент, с которого исчисляется срок предупреждения об увольнении. Пока заявление не поступило в допустимой форме, кадровая служба не имеет документа, от которого можно отсчитывать этот срок и готовить приказ.

Как перейти на электронную форму кадровых документов

Если компания часто сталкивается с дистанционными сотрудниками и разъездным характером работы, логично не искать обходные пути с перепиской, а оформить кадровый электронный документооборот по ТК РФ. Для этого потребуется информационная система, в которой кадровые документы создаются и хранятся в электронном виде, — такие задачи закрывает кадровый учёт и работа с персоналом в СБИС: заявления, приказы и ознакомление сотрудников с документами ведутся в единой системе, а не в почтовых вложениях.

Для организации электронного обмена документами может использоваться электронный документооборот с ЭП и МЧД — он же используется для обмена документами с контрагентами и госорганами. Важно, что само по себе направление скана или фотографии заявления по электронной почте либо в мессенджере не заменяет кадровый ЭДО.

Что делать

1. Проверить, введён ли в организации кадровый электронный документооборот в порядке ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Если нет — заявления об увольнении по электронной почте не принимать.
2. Довести позицию Минтруда из письма № 14-6/ООГ-7353 до руководителей подразделений: скан и фотография заявления, присланные на e-mail или в мессенджер, не являются допустимой формой.
3. Если работник прислал фото или скан, запросить у него заявление в форме, допустимой для организации.
4. При большом количестве дистанционных и разъездных сотрудников рассмотреть введение кадрового ЭДО по правилам ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Такой режим позволит принимать заявления об увольнении по электронной почте в указанном Минтрудом исключительном случае.
5. Закрепить в кадровых регламентах порядок приёма заявлений об увольнении, чтобы срок предупреждения отсчитывался от документа, оформленного надлежащим образом.

Новых норм разъяснение не вводит — оно уточняет применение уже действующих правил ТК РФ о кадровом электронном документообороте.