Как кафе и ресторану подготовиться к работе с «Честным знаком»

«Честный знак» — государственная система маркировки. Кафе, ресторан или столовая сталкиваются с ней через товары, которые закупают и продают. Порядок работы состоит из двух шагов: понять, какие позиции заведения связаны с маркировкой, и заранее подключить госсистемы, электронную подпись и кассу, а затем обучить смену. Ниже — порядок подготовки и ошибки, которые мешают пройти её без сбоев.

Что такое «Честный знак» для общепита и кого это касается

В заведении общепита маркировка касается не меню как такового, а конкретных товаров. Это продукты и напитки, которые приходят от поставщиков, хранятся на складе, идут в приготовление блюд или продаются гостю как есть. Поэтому одно и то же кафе может работать с несколькими госсистемами: с «Честным знаком» по маркировке, с ЕГАИС (единой государственной автоматизированной информационной системой), если продаёт алкоголь, и с «Меркурием», если принимает продукцию под ветеринарным контролем.

Вопрос «нужен ли честный знак в общепите» нельзя закрыть одним ответом для всех. Он решается по составу закупок. Кофейне с собственной выпечкой и ресторану с широкой винной и пивной картой придётся проверять разные наборы позиций. Это касается и ООО, и ИП: форма бизнеса не заменяет проверку ассортимента.

Требования к продаже алкоголя в барах и ресторанах разобраны в отдельном материале — как не получить штраф при продаже алкоголя в заведении. Что такое ТС ПИоТ и как она связана с кассой, описано в новости про ТС ПИоТ для касс.

Как подготовить заведение к работе с маркировкой: пошагово

1. Составьте перечень закупок. Выгрузите из учёта или накладных все позиции за последние поставки: напитки, воду, молочную продукцию, бакалею, пиво, готовые продукты. Отметьте, что идёт в блюда, а что продаётся гостю в упаковке.
2. Сверьте каждую группу товаров с официальными требованиями. Решение по позиции принимайте по тексту нормативного документа с реквизитами, а не по пересказам. Особенно это касается разговоров о «режиме послабления» для общепита: прежде чем менять процессы, найдите сам документ и прочитайте, на кого и на какие операции он распространяется.
3. Назначьте ответственного. Один сотрудник или управляющий должен отвечать за маркировку: следить за изменениями, принимать поставки с маркированными товарами, вести учёт.
4. Подключите государственные системы. Сюда входят «Честный знак», электронная подпись и касса, зарегистрированная в ФНС. Если заведение продаёт алкоголь или принимает подконтрольную продукцию, удобнее подключать ЕГАИС и «Меркурий» в том же цикле, чтобы не настраивать связки по отдельности.
5. Свяжите учёт закупок, склада и кассы. Маркированный товар должен проходить путь от приёмки до продажи или списания в одной системе. Это помогает снизить риск расхождений между остатками на складе и данными в госсистемах.
6. Обучите смену. Кассиры, бармены, повара и администраторы должны знать, как работать с кассой, кухонным экраном и отчётами. Новых сотрудников включайте в обучение сразу при выходе на работу.
7. Проверяйте процесс регулярно. При смене поставщика, расширении меню или открытии новой точки возвращайтесь к шагу 1 и заново сверяйте перечень.

Порядок регистрации в «Честном знаке» для организации или ИП — отдельная процедура. При подготовке её стоит запланировать заранее, до первых поставок.

Что подготовить заранее: чек-лист

Пример из практики

Условный пример: небольшое кафе готовится к открытию и сначала собирается подключать всё по очереди: кассу у одного подрядчика, складской учёт в отдельной программе, госсистемы — «когда понадобятся». На этапе составления перечня закупок выясняется, что часть напитков и упакованных продуктов придётся проверять на требования маркировки, а в меню есть позиции с алкоголем. Владелец решает перенести подключение госсистем в общий план запуска. «Честный знак», ЕГАИС, электронную подпись и регистрацию кассы в ФНС настраивают вместе с программой для зала и склада. До первой смены сотрудники проходят обучение работе с кассой, кухонным экраном и отчётами. Ответственным за маркировку назначают управляющего. Ему же поручают пересматривать перечень при каждом новом поставщике.

Частые ошибки

• Решать вопрос «на глаз». Вывод «у нас кафе, нас это не касается» без разбора закупок не подтверждён ничем. Проверять нужно каждую группу товаров.
• Опираться на пересказы о послаблениях. Формулировки вроде «для общепита сделали исключение» без реквизитов документа не дают основания менять порядок работы.
• Подключать системы разрозненно. Когда касса, склад и госсистемы живут в разных программах, данные о товаре может потребоваться сводить вручную, что повышает риск расхождений.
• Не назначить ответственного. Если маркировкой «занимаются все», может возникнуть риск, что изменения в ассортименте и у поставщиков будут отслеживаться несистемно.
• Обучить только старшего кассира. В смену выходят разные люди. Процесс должны знать все, кто принимает товар и пробивает чеки.
• Забыть о пересмотре перечня. Новое блюдо, новый поставщик или новая точка меняют состав закупок, и проверку приходится повторять.

Как это решается в СБИС

СБИС Presto — программа для общепита, которая автоматизирует кафе, ресторан или столовую целиком: касса и меню, склад и себестоимость, зал и кухня, доставка и гости — без связки из трёх систем. В составе подключения специалисты подключают госсистемы ЕГАИС, «Меркурий» и «Честный знак», электронную подпись и кассу в ФНС, а смену обучают работе с кассой, кухонным экраном и отчётами. Пробный доступ к программе — 14 дней бесплатно. Подробнее о том, как настроить в одной программе кассу, склад и работу кафе с госсистемами, — на странице продукта.