Как рассчитать отпускные сотруднику и проверить результат до выплаты

Отпускные бухгалтер рассчитывает по действующим нормам трудового законодательства на основе двух наборов данных: сведений о самом отпуске и истории начислений сотруднику. Точность итоговой суммы зависит от того, насколько полны и согласованы между собой приказ об отпуске, табель и начисления за прошлые месяцы. Ниже описан порядок работы и способы проверить результат до выплаты.

Из чего складывается расчёт отпускных и кого он касается

Эта задача есть у любого работодателя, чьи сотрудники уходят в оплачиваемый отпуск, — у организации и у индивидуального предпринимателя с наёмными работниками. Формулу, состав учитываемых выплат и границы расчётного периода бухгалтер берёт из норм трудового законодательства в редакции, которая действует на дату расчёта. Старые шаблоны и таблицы прошлых лет перед использованием стоит сверить с текущими правилами.

Сам расчёт — последний шаг. Ему предшествует подготовка: нужно знать точные даты отпуска, количество дней отдыха, фактически отработанное время за расчётный период и все суммы, которые начислялись сотруднику. Даты отпуска опираются на утверждённый график, порядок его составления разобран в материале о сроках утверждения графика отпусков. Данные об отработанном времени берутся из табеля, правила его ведения описаны в статье о учёте рабочего времени и переработках.

Если табель, кадровые приказы и начисления хранятся в разных файлах, каждую цифру приходится переносить вручную, и ошибка при переносе может повлиять на сумму отпускных. Поэтому рекомендуется вести табель, кадры и начисления в одной программе: расчёт тогда строится на тех же данных, по которым начислялась зарплата.

Порядок расчёта отпускных по шагам

1. Получите основание для отпуска. Нужны приказ или иной кадровый документ с датой начала и окончания отпуска и количеством дней отдыха. Без утверждённых дат расчёт делать рано.
2. Сверьте даты с графиком и заявлением. Если сотрудник переносил отпуск или делил его на части, в расчёт идут даты из итогового приказа, а не из первоначального плана.
3. Определите расчётный период. Его границы установите по действующим нормам, отдельно отметьте месяцы, когда сотрудник работал не полностью.
4. Соберите начисления по месяцам. Возьмите оклад, премии, доплаты и надбавки из расчётных листков и приказов о премировании. Учтите перерасчёты, сделанные задним числом.
5. Разделите выплаты на учитываемые и неучитываемые. Распределение делайте по действующему перечню, а не по памяти: от этого шага зависит база расчёта.
6. Сверьте время по табелю. Отметьте периоды болезни, предыдущих отпусков и другие дни, которые нормы предписывают обрабатывать особым образом.
7. Выполните расчёт и оформите его письменно. Запишите исходные суммы, учтённые дни и формулу. Такой расчёт пригодится, если сотрудник попросит объяснить сумму.
8. Проверьте результат. Пересчитайте повторно или передайте коллеге, сравните итог с предыдущими отпускными этого сотрудника и с его обычной зарплатой.

Исходные данные: где взять и что проверить

Пример из практики

Сотрудник торговой компании подал заявление на отпуск. В расчётном периоде он несколько дней болел, а в одном из месяцев получил премию по итогам квартала. Бухгалтер начал с разметки: по табелю отделил полностью отработанные месяцы от неполных, затем по приказу о премировании выяснил, за какой период начислена премия, и распределил её по правилам, действующим на дату расчёта.

При повторной проверке выяснилось, что дни болезни в табеле стоят на других датах, чем указано в больничном листе. Табель исправили, неполный месяц пересчитали, а итоговую сумму сверили с прошлыми отпускными сотрудника. Расхождение нашли и устранили до выплаты, поэтому ни доплачивать, ни удерживать ничего не пришлось. Письменный расчёт сохранили — по нему ответили на вопрос сотрудника о сумме.

Частые ошибки при расчёте отпускных

• Расчёт до закрытия начислений. Если зарплата за последний месяц расчётного периода ещё не начислена, база окажется неполной.
• Расхождение дат в документах. Приказ, заявление и график говорят о разных днях, а бухгалтер берёт даты не из итогового приказа.
• Пропущенные перерасчёты. Доначисления и корректировки прошлых месяцев не попадают в историю, по которой считают отпускные.
• Устаревший шаблон. Таблицу, составленную по прежним правилам, используют без сверки с действующей редакцией норм.
• Ручной перенос цифр. Суммы переписывают из нескольких файлов, и опечатка может повлиять на итог.
• Нет записанного расчёта. Когда сотрудник спрашивает, откуда взялась сумма, бухгалтеру приходится восстанавливать расчёт заново.

Как это решается в СБИС

В онлайн-бухгалтерии СБИС зарплата, кадры и воинский учёт есть во всех тарифах, начиная с «Базовой»: табель, отпускные, электронные больничные, приём, переводы и увольнения. В тариф включён учёт по 100 работникам, для большего штата — расширение «Доп. сотрудники (для учёта)». Подключение от 5 000 ₽ в год, бесплатный доступ к базовым функциям на 14 дней. Специалисты «АйТи Северо-Запад» помогут рассчитывать отпускные в онлайн-бухгалтерии СБИС на тех же данных табеля и кадровых приказов, по которым начисляется зарплата.