Как бухгалтеру рассчитать больничный сотрудника: исходные данные, проверка и порядок работы

Чтобы рассчитать больничный, работодатель собирает сведения о периоде болезни, начислениях и стаже сотрудника, сверяет их с табелем и применяет действующий порядок расчёта. Правила расчёта пособия по временной нетрудоспособности периодически меняются, поэтому формулу, лимиты и проценты бухгалтер каждый раз берёт из действующей редакции закона, а не из прошлогодних расчётов. Ниже — порядок работы, который помогает не потерять данные и не ошибиться на этапе подготовки.

Что такое расчёт больничного и кого он касается

Под расчётом больничного в бухгалтерии понимают определение суммы пособия по временной нетрудоспособности, которое работодатель начисляет сотруднику за дни болезни, и отражение этой суммы в зарплатных документах за месяц. Задача ложится на бухгалтера или на того, кто в компании ведёт зарплату: в ООО это штатный бухгалтер или аутсорсер, у ИП с работниками — нередко сам предприниматель.

Расчёт затрагивает сразу несколько участков учёта: кадры (кто работает и по какому договору), учёт рабочего времени (какие дни человек отсутствовал), зарплату (какие суммы начислялись раньше) и отчётность. Поэтому до начала расчёта полезно понять, где в компании хранится каждый из этих блоков и насколько они согласованы между собой.

Отдельно уточните, по какому договору оформлен человек: от этого зависят и учёт его выплат, и отчётность. Если с компанией сотрудничают исполнители по гражданско-правовым договорам, то, как такие договоры отражаются в сведениях, разобрано в статье о кодах ЕФС-1 по договорам ГПХ.

Как рассчитать больничный: пошаговый порядок

1. Получите сведения о больничном. Зафиксируйте, за какой период сотрудник был нетрудоспособен, и проверьте, что даты в листке совпадают с тем, что известно отделу кадров или руководителю.
2. Сверьте период с табелем. Дни болезни должны быть отмечены в табеле учёта рабочего времени соответствующим образом. Если в табеле стоят рабочие дни, а у сотрудника есть больничный, расхождение нужно устранить до расчёта.
3. Соберите данные о прошлых начислениях. Выгрузите из зарплатного учёта начисления сотрудника за тот период, который учитывается по действующим правилам. Если человек пришёл из другой организации, проверьте, какие сведения о его заработке есть у компании.
4. Проверьте сведения о стаже. Посмотрите, какие данные о стаже сотрудника есть в кадровых документах, и при необходимости уточните их у работника.
5. Откройте действующие правила расчёта. Формулу, ограничения и порядок распределения оплаты между работодателем и другими плательщиками берите из действующих нормативных актов.
6. Выполните расчёт в учётной программе. Внесите больничный в зарплатный учёт, чтобы сумма попала в начисления месяца, а не осталась в отдельной таблице.
7. Проверьте результат. Сравните итог с предыдущими расчётами по этому сотруднику и убедитесь, что период, дни и исходные суммы совпадают с документами.
8. Отразите больничный в зарплате и отчётности. Учтите, что дни болезни влияют на расчёт зарплаты за месяц и на другие выплаты, где используются отработанные дни.

Шаги 2–4 могут требовать больше времени, если табель, кадры и зарплата ведутся в разных файлах. Когда табель, зарплата и больничные хранятся в одной программе, проверять связанные данные может быть удобнее.

Какие данные нужны для расчёта и где их взять

Пример из практики

Сотрудник небольшого ООО заболел в середине месяца и передал сведения о больничном руководителю отдела. Руководитель не сообщил об этом кадровику, и в табеле за месяц все дни остались рабочими. Бухгалтер начислил полную зарплату, а сведения о больничном увидел позже.

Чтобы исправить ситуацию, бухгалтер сначала скорректировал табель, затем пересчитал зарплату за месяц с учётом дней болезни и только после этого рассчитал больничный по действующим правилам. Исходные данные о прошлых начислениях он взял из зарплатного учёта, а сведения о стаже уточнил у кадровика. После этого в компании договорились, что информация о больничных сразу передаётся тому, кто ведёт табель, — подробнее о его ведении в статье как вести учёт рабочего времени, табель и переработки.

Частые ошибки при расчёте больничного

• Расчёт по старой памятке. Правила и показатели для расчёта пособия меняются, а сохранённая когда-то таблица с формулой их не отражает. Перед расчётом сверяйтесь с действующей редакцией норм.
• Расхождение табеля и больничного. Если дни болезни не отмечены в табеле, сотруднику может уйти лишняя зарплата, а расчёт пособия придётся переделывать.
• Неполные данные о заработке. Исправления прошлых месяцев, разовые начисления или выплаты, внесённые задним числом, легко пропустить, если они хранятся вне основной программы.
• Непроверенный стаж. Данные о стаже берут со слов сотрудника, не сверяя с документами.
• Расчёт вне учёта. Сумму считают в отдельной таблице и вносят в зарплату вручную — так появляются опечатки и двойные начисления.
• Забытые последствия для других выплат. Дни болезни учитывают при расчёте зарплаты за месяц, но забывают про другие выплаты, где важны отработанные дни, например отпускные.

Как это решается в СБИС

В онлайн-бухгалтерии СБИС бухгалтерский и налоговый учёт, зарплата, склад и отчётность собраны в одной программе для ИП и ООО на УСН, ОСНО, патенте и АУСН. Зарплата, кадры и воинский учёт есть во всех тарифах, начиная с «Базовой»: табель, отпускные, электронные больничные, приём, переводы и увольнения. В тариф включён учёт по 100 работникам, для большего штата есть расширение «Доп. сотрудники (для учёта)». Программа работает онлайн, тарифы — от 5 000 ₽ в год, базовые функции можно попробовать бесплатно 14 дней. Возможности и условия описаны на странице вести зарплату, табель и больничные в онлайн-бухгалтерии.