Когда договор в электронном виде имеет юридическую силу и как его подписывают

Договор в письменной форме допускается заключить путём составления одного документа, в том числе электронного, подписанного сторонами, либо путём обмена электронными документами — такое правило закреплено в статье 434 ГК РФ. Письменная форма считается соблюдённой, если использованные электронные или иные технические средства позволяют воспроизвести содержание сделки на материальном носителе в неизменном виде, а применённый способ подписания даёт возможность достоверно определить лицо, выразившее волю (пункт 1 статьи 160 ГК РФ). Поэтому вопрос «можно ли подписать договор по ЭДО» решается не самой технологией, а соблюдением этих условий и требований к форме конкретного договора.

Что такое электронный договор и кого это касается

Электронный договор — это тот же договор в письменной форме, просто существующий в виде электронного документа. Он может быть оформлен двумя путями: как единый файл, подписанный сторонами, или как результат обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными по правилам абзаца второго пункта 1 статьи 160 ГК РФ.

Письменная форма сделки по этой же статье означает составление документа, который выражает её содержание и подписан лицом, совершающим сделку, либо должным образом уполномоченным им лицом. Отсюда следует, что к электронному договору применимы те же базовые требования, что и к бумажному: понятное содержание и подпись уполномоченного лица.

Тема затрагивает любые стороны сделки — организации, индивидуальных предпринимателей и уполномоченных ими лиц. Но есть важные оговорки. Если для договоров определённого вида закон устанавливает конкретную форму, договор заключается с учётом этого требования. Если стороны сами договорились о форме, договор считается заключённым только после того, как ему придана условленная форма, — даже когда закон такой формы для этого вида договоров не требует. И в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон, письменный договор может быть заключён только путём составления одного документа, подписанного сторонами (пункт 4 статьи 434 ГК РФ): тогда обмен отдельными письмами и файлами эту задачу не решает.

Отношения, связанные с использованием электронных подписей, регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ: он определяет виды электронных подписей и условия, при которых электронный документ признаётся равнозначным бумажному, подписанному собственноручно. Если электронный договор одновременно выступает первичным учётным документом, учитываются требования к первичным учётным документам, установленные статьёй 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Механику обмена документами через оператора мы разбирали отдельно — см. материал об электронном документообороте и принципах его работы.

Как подписать договор в электронном виде: порядок действий

1. Проверить требования к форме. Выяснить, установлена ли законом для договоров этого вида определённая форма, и заключать договор с учётом такого требования.
2. Согласовать форму со контрагентом. Если стороны условились о конкретной форме, договор будет считаться заключённым после придания ему именно этой формы.
3. Выбрать конструкцию. Либо единый электронный документ, подписанный обеими сторонами, либо обмен электронными документами по правилам абзаца второго пункта 1 статьи 160 ГК РФ. Если для ситуации предусмотрено составление одного документа, подписанного сторонами, выбирается только первый вариант.
4. Обеспечить неизменность содержания. Технические средства должны позволять воспроизвести содержание сделки на материальном носителе в неизменном виде — это прямое условие соблюдения письменной формы.
5. Определить способ подписания. Требование о наличии подписи считается выполненным, если использован способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. При этом законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ такого определения — его и нужно применять, когда он установлен.
6. Учесть дополнительные требования к форме. Закон, иные правовые акты или соглашение сторон могут устанавливать дополнительные требования — например, составление на бланке определённой формы или скрепление печатью — и последствия их несоблюдения.
7. Сохранять возможность воспроизведения. Практически полезно обеспечить сохранность подписанного документа в виде, пригодном для воспроизведения его содержания без изменений.

Способы заключения письменного договора и их условия

Если дополнительные требования к форме сделки установлены, а последствия их несоблюдения не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки по пункту 1 статьи 162 ГК РФ.

Пример из практики

Поставщик и покупатель решили не возить бумажные экземпляры курьером. Текст договора согласовали по переписке, затем сформировали единый файл и подписали его электронными подписями с обеих сторон. В самом договоре стороны заранее описали, какими способами они обмениваются документами и как определяется подписант, — это может снизить риск спора о том, выражена ли воля уполномоченным лицом.

Второй случай сложнее: отдел закупок привык согласовывать условия отдельными электронными письмами и считал, что совокупность переписки и есть договор. Перед подписанием юрист проверил, не относится ли сделка к числу тех, для которых требуется составление одного документа, подписанного сторонами. Поскольку соглашение сторон рамочного характера предусматривало именно единый документ, переписку перевели в один файл и подписали его. Содержание обоих договоров хранится так, чтобы его можно было воспроизвести на материальном носителе без изменений, — это и есть то условие, на которое смотрят при оценке соблюдения письменной формы.

Частые ошибки

• Игнорировать требования к форме конкретного договора. Если для договоров этого вида форма установлена законом, электронный обмен сам по себе её не заменяет.
• Забывать о договорённости сторон. Когда стороны условились о форме, договор считается заключённым лишь после придания ему этой формы.
• Обмениваться письмами там, где нужен один документ. В случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон, письменный договор заключается только составлением единого документа, подписанного сторонами.
• Не продумывать способ идентификации подписанта. Требование о подписи выполнено, когда способ позволяет достоверно определить лицо, выразившее волю; если установлен специальный способ, применяется он.
• Хранить договор так, что содержание нельзя воспроизвести без изменений. Это условие прямо связано с соблюдением письменной формы.
• Ставить факсимиле по привычке. Аналог собственноручной подписи допустим в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
• Упускать учётную сторону. Если договор одновременно выступает первичным учётным документом, учитываются требования статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ о первичных учётных документах.

Как это решается в СБИС

В системе ЭДО договор формируют прямо в сервисе либо загружают готовый из учётной системы, подписывают электронной подписью и отправляют контрагенту по защищённому каналу; после подписания обеими сторонами документ равен бумажному оригиналу и остаётся в системе у каждой стороны. Так же передаются УПД и акты — контрагентам и госорганам. Мы подключим обмен договорами с контрагентами в электронном виде, настроим роуминг с любым оператором, свяжем ЭДО с учётной системой и обучим сотрудников: подключение от 3 000 ₽, обслуживание 2 300 ₽ в год, входящие документы — бесплатно, установка, настройка и обучение — бесплатно, роуминг с другими операторами настраиваем сами.