Как хранить электронные документы и сколько лет держать архив

Документы бухгалтерского учёта, созданные и подписанные электронно, хранятся по тем же правилам, что и бумажные: сроки определяются правилами организации государственного архивного дела, но не могут быть менее пяти лет после отчётного года. Это прямо следует из статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Вместе с самими файлами организация обязана сохранять средства, которые позволяют воспроизвести электронный документ и проверить подлинность электронной подписи.

Отдельная забота электронного архива — не только срок, но и состояние файлов: закон требует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учёта и их защиту от изменений.

Что такое хранение электронных документов и кого это касается

Речь идёт о сохранении в организации первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта, бухгалтерской (финансовой) отчётности и аудиторских заключений в электронном виде — вместе с инструментами, которые делают эти файлы читаемыми и проверяемыми спустя годы. Требования статьи 29 закона № 402-ФЗ адресованы экономическим субъектам, то есть касаются и организаций, и предпринимателей, ведущих бухгалтерский учёт.

Электронный документ приравнивается к бумажному, подписанному собственноручно, при соблюдении условий статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ об электронной подписи. Возможность воспроизвести документ и проверить подпись, которой он подписан, важна для подтверждения его подлинности, но сама по себе не заменяет соблюдение этих условий. Поэтому закон называет средства воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи отдельным объектом хранения — наряду с учётной политикой и стандартами экономического субъекта.

Тема хранения напрямую связана с обменом документами: файлы, которые организация получает и отправляет через оператора, после обмена остаются в её архиве. Как устроен сам обмен, разобрано в материале что такое ЭДО и как он работает, здесь же речь о том, что происходит с документами дальше.

Как организовать архив электронных документов: порядок действий

1. Определить состав архива. В него входят первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта, бухгалтерская (финансовая) отчётность и аудиторские заключения о ней.
2. Установить сроки хранения по правилам организации государственного архивного дела, проверив, что получившийся срок не меньше пяти лет после отчётного года. Меньший срок законом не допускается.
3. Отдельно учесть документы учётной политики, стандарты экономического субъекта и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учёта, включая средства воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи. Их хранят не менее пяти лет после года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчётности.
4. Обеспечить безопасные условия хранения: файлы должны быть доступны тем, кому они нужны по работе, и защищены от утраты.
5. Обеспечить защиту документов от изменений — то есть исключить правку или подмену уже сформированного и подписанного документа внутри архива.
6. Закрепить порядок передачи документов бухгалтерского учёта при смене руководителя организации. Передача должна быть обеспечена, а её порядок организация определяет самостоятельно.

Сроки хранения: что и с какого момента считать

Указанный в таблице срок — минимальный. Конкретный срок для каждого вида документов организация определяет по правилам организации государственного архивного дела; он может оказаться длиннее, но не короче пяти лет после отчётного года.

Пример из практики

Компания несколько лет обменивалась с поставщиками электронными УПД и актами, а копии складывала на рабочий компьютер главного бухгалтера, не настраивая отдельное хранение. Когда потребовалось поднять документы прошлых периодов, выяснилось, что часть файлов пересохраняли и редактировали при подготовке сверок, а по отдельным документам не осталось ничего, что позволяло бы проверить подлинность электронной подписи.

Организация пересобрала архив: выделила хранение, где документы нельзя изменить после загрузки, вместе с файлами сохранила средства их воспроизведения и проверки подписи, а сроки привязала к отчётному году, от которого считается минимальный пятилетний период. Отдельно был утверждён порядок передачи документов бухгалтерского учёта при смене руководителя — закон обязывает такую передачу обеспечить, но оставляет сам порядок на усмотрение организации.

Частые ошибки

• Хранят только файлы. Средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, — самостоятельный объект хранения со своим сроком.
• Считают срок от даты документа. Для первичных документов, регистров, отчётности и аудиторских заключений пятилетний минимум отсчитывается после отчётного года, а для учётной политики и стандартов — после года последнего использования при составлении отчётности.
• Берут пять лет как универсальное правило. Это нижняя граница: срок устанавливается по правилам организации государственного архивного дела и может быть больше.
• Оставляют документы в редактируемом виде. Защита от изменений — такое же требование закона, как и сам срок хранения.
• Забывают про смену руководителя. Передача документов бухгалтерского учёта организации при смене руководителя должна быть обеспечена, а порядок — определён заранее самой организацией.
• Смешивают личные и рабочие каналы. Пересылка кадровых документов по электронной почте не равна электронному документообороту: например, для заявления об увольнении, направленного по e-mail, исключение работает, если у работодателя введён кадровый электронный документооборот в порядке статей 22.1–22.3 ТК РФ. Для работодателя это решает кадровый электронный документооборот (КЭДО) в СБИС: заявления и приказы подписываются без бумаги.

Как это решается в СБИС

В СБИС исходящие и входящие документы остаются в системе вместе с подписями, поэтому их можно открыть и проверить спустя годы, не собирая файлы по компьютерам сотрудников. Мы настроим обмен электронными документами с контрагентами и хранение переписки по документам: ИП и организации отправляют УПД, акты и договоры контрагентам и госорганам с юридической силой, без бумаги и курьеров. Подключение — от 3 000 ₽, 2 300 ₽ в год, входящие документы бесплатно; роуминг с другими операторами настраиваем сами, установка, настройка и обучение — бесплатно, систему свяжем с вашей учётной программой.