Как перейти на ЭДО компании и ИП: от аудита документов до обмена с контрагентами

Чтобы перейти на ЭДО, компании или ИП нужно разобрать свой бумажный документооборот, получить электронную подпись, выбрать оператора, пригласить контрагентов к обмену и обучить сотрудников. После этого УПД, акты и договоры подписываются и отправляются в электронном виде и имеют юридическую силу. Порядок одинаков для ООО, для ИП и для перевозчика, который обменивается с заказчиками актами и счетами.

Что такое переход на ЭДО и кого он касается

ЭДО — это обмен УПД, актами и договорами с контрагентами и госорганами в электронном виде с юридической силой, без бумаги и курьеров. Как устроен сам обмен и чем он отличается от отправки сканов по почте, разобрано в материале о том, что такое ЭДО и как работает электронный документооборот. Здесь речь идёт о внешнем ЭДО — обмене с контрагентами, а не о внутреннем согласовании документов в организации.

Переход касается ИП и организаций, которые обмениваются первичными документами с партнёрами и госорганами. Юридическую силу электронному документу дают правила Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: он устанавливает виды электронных подписей и условия, при которых электронный документ равнозначен бумажному с собственноручной подписью. Первичные документы и их хранение регулирует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» — статья 9 «Первичные учетные документы» и статья 29 «Хранение документов бухгалтерского учета».

Для части операций электронная форма обязательна. С 1 марта 2025 года юридические лица подают заявления и документы на кадастровый учёт и регистрацию прав на недвижимость только в электронной форме, за исключением отдельных случаев. Требование установлено Федеральным законом от 26.12.2024 № 487-ФЗ, который изменил Федеральный закон от 13.07.2015 № 218-ФЗ, и относится к юрлицам. Подробнее — в новости об электронной подаче документов в Росреестр для юрлиц.

Пошаговый порядок перехода на ЭДО

1. Аудит бумажного потока. Составьте список документов, которые компания выставляет и получает: УПД, акты, договоры, счета. Отметьте, с какими контрагентами идёт основной обмен, и решите, какие документы переводить в электронный вид первыми.
2. Электронная подпись. Получите подпись, которой руководитель или уполномоченный сотрудник будет подписывать документы. Без неё электронный документ не получит юридической силы.
3. Выбор оператора ЭДО. Через оператора документы передаются по защищённому каналу. Заранее уточните, может ли он связать обмен с вашей учётной системой и настроить роуминг.
4. Приглашение контрагентов. Отправьте партнёрам приглашение к электронному обмену. Если контрагент работает через другого оператора, обмен настраивается через роуминг.
5. Формирование и подписание документов. УПД, акт или договор создают прямо в системе либо загружают готовый файл из учётной программы и подписывают электронной подписью.
6. Отправка. Подписанный документ уходит контрагенту по защищённому каналу. При обмене персональными данными и закрытыми сведениями пакет шифруют — основанием служат федеральные законы № 149-ФЗ и № 152-ФЗ.
7. Ответ контрагента. Получатель подписывает документ своей электронной подписью либо отклоняет его с указанием причины. Документ, подписанный обеими сторонами, остаётся в системе у каждой из них и равен бумажному оригиналу.
8. Обучение сотрудников. Покажите бухгалтерии, менеджерам и логистам, как создавать, подписывать, отклонять и искать документы, кто за что отвечает и как работать с отказами.
9. Хранение. Определите, где и кем хранятся подписанные электронные документы. Хранение документов бухгалтерского учёта регулирует статья 29 Закона № 402-ФЗ — сверяйте порядок хранения с её требованиями.

Как перейти на ЭДО с разными контрагентами и в разных ситуациях

Пример из практики

ИП оказывает услуги грузоперевозок и каждый месяц отправляет заказчикам акты и УПД почтой или с водителями. Документы теряются, оригиналы возвращаются с задержкой. При переходе на ЭДО предприниматель сначала составил список заказчиков и документов, получил электронную подпись и подключился к оператору. Часть заказчиков работала у других операторов — с ними настроили роуминг, остальным отправили приглашения. Акты стали формироваться из учётной программы, подписываться и уходить по защищённому каналу. Заказчик подписывает акт или отклоняет его с причиной, и оба экземпляра остаются в системе у сторон. Бумажный обмен сохранили только с теми, кто к ЭДО пока не подключился.

Частые ошибки при переходе

• Переход без аудита. Если не составить список документов и контрагентов, часть обмена остаётся бумажной, и бухгалтерия ведёт два параллельных процесса без понимания, какой из них основной.
• Отказ от партнёров с другим оператором. Смена оператора не нужна: обмен с такими контрагентами идёт через роуминг.
• Пересылка сканов по почте вместо ЭДО. Скан без электронной подписи не становится электронным документом с юридической силой.
• Кадровые документы в мессенджерах. Направлять электронные образы кадровых документов по электронной почте и через мессенджеры Трудовой кодекс не допускает. Исключение — работодатель ввёл кадровый ЭДО по ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Пример с заявлением об увольнении разобран в новости о позиции Минтруда по заявлениям, присланным по e-mail.
• Персональные данные без шифрования. Пакеты с такими сведениями шифруют на основании законов № 149-ФЗ и № 152-ФЗ.
• Сотрудников не обучили. Без понятных ролей документы зависают без подписи, а отклонения остаются без ответа.
• Хранение не продумано. Подписанные документы скачивают на личные компьютеры или в почту, вместо того чтобы закрепить порядок хранения с учётом статьи 29 Закона № 402-ФЗ.

Как это решается в СБИС

В СБИС ИП и организации отправляют УПД, акты и договоры контрагентам и госорганам с юридической силой, без бумаги и курьеров. Специалисты «АйТи Северо-Запад» подключат ЭДО, сами настроят роуминг с любым оператором, свяжут систему с вашей учётной программой и обучат сотрудников; базовая настройка и обучение — бесплатно. Подключение от 3 000 ₽, обслуживание — 2 300 ₽ в год, входящие документы — бесплатно. Начать можно со страницы, где описано, как перевести обмен документами с контрагентами в электронный вид.