Что такое роуминг в ЭДО и как отправить документ контрагенту у другого оператора

Роуминг в электронном документообороте — это связка между операторами, благодаря которой подписанный документ доходит до контрагента, даже если тот обслуживается не у вашего оператора. Для отправителя процедура выглядит так же, как обычная отправка: документ уходит по защищённому каналу, а дальше его передача между системами операторов происходит без участия бухгалтера. В СБИС роуминг с другими операторами настраивают специалисты нашей компании — партнёра СБИС, которые ведут подключение, — самостоятельно разбираться с технической стороной не нужно.

Что это и кого касается

Электронный документооборот — это обмен УПД, актами и договорами с контрагентами и госорганами с юридической силой, без бумаги и курьеров. Подробнее о самой механике обмена мы писали в материале что такое ЭДО и как он работает.

Вопрос роуминга возникает у всех, кто обменивается документами с контрагентами: поставщик может работать у одного оператора, покупатель — у другого, и каждый выбирает оператора сам. Именно для таких случаев и существует взаимодействие между операторами: документ, сформированный в одной системе, принимается в другой и сохраняет юридическую силу.

Юридическая сила электронного документа при этом держится не на операторе, а на электронной подписи. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ задаёт основные понятия (статья 2), виды электронных подписей (статья 5) и условия, при которых электронный документ, подписанный электронной подписью, признаётся равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью (статья 6). Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных подписей закреплены в статье 10, а признание квалифицированной подписи — в статье 11. Из этого следует практический вывод: при передаче документа между операторами подпись остаётся той же самой и проверяется получателем по тем же правилам.

Как отправить документ контрагенту у другого оператора

1. Подключить ЭДО — это отправная точка для любого обмена, в том числе межоператорского.
2. Сформировать УПД, акт или договор в СБИС либо загрузить готовый документ из учётной системы и подписать его электронной подписью.
3. Отправить документ по защищённому каналу: он может быть направлен контрагенту, который обслуживается у другого оператора.
4. Дождаться реакции получателя: контрагент открывает документ и подписывает его электронной подписью либо отклоняет с указанием причины.
5. Подписанный с двух сторон документ остаётся в системе у обеих сторон — отдельно хранить бумажный экземпляр для подтверждения факта обмена не требуется.

Если у контрагента электронного документооборота нет вообще, ситуация другая: ему придёт приглашение, и обмен станет возможен после того, как он подключится. То есть роуминг решает задачу «разные операторы», а не задачу «у второй стороны нет ЭДО».

Три ситуации при отправке документа

Пример из практики

Поставщик отгружает товар постоянному покупателю и отправляет УПД в электронном виде. Выясняется, что покупатель обслуживается у другого оператора, и бухгалтерия поставщика опасается, что документ придётся дублировать на бумаге и отправлять почтой.

На практике порядок действий не меняется. Документ формируется в системе или загружается из учётной программы, подписывается электронной подписью и отправляется по защищённому каналу — принадлежность получателя к другому оператору не мешает отправке. Покупатель открывает УПД у себя, подписывает его своей подписью, и подписанный экземпляр остаётся у обеих сторон. Технической стороной межоператорского взаимодействия занимаются специалисты нашей компании — партнёра СБИС: роуминг с другими операторами настраивается на нашей стороне.

Если бы у покупателя не было подключенного ЭДО, он получил бы приглашение — и обмен начался бы после подключения. Поэтому перед массовым переводом контрагентов на электронные документы разумно просто разослать приглашения и посмотреть, кто уже работает в ЭДО, а кого предстоит подключить.

Частые ошибки

• Путать роуминг и отсутствие ЭДО у контрагента. Это разные случаи: в первом документ передаётся между операторами, во втором получателю сначала приходит приглашение.
• Дублировать документ на бумаге «для надёжности». Документ, подписанный электронной подписью, признаётся равнозначным бумажному при соблюдении условий статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ, и передача между операторами этого не меняет.
• Пытаться решить технические вопросы межоператорского обмена своими силами. Настройку роуминга выполняют специалисты нашей компании — партнёра СБИС — обращаться к ним быстрее, чем искать решение самостоятельно.
• Игнорировать отклонение документа. Получатель может отклонить документ с указанием причины; без исправления и повторной отправки обмен не считается завершённым.
• Отправлять документ, не подписав его. Подпись — основа юридической силы, и её отсутствие не компенсируется ни каналом передачи, ни оператором.
• Не сохранять связку с учётной системой. Если документы формируются в учётной программе, её стоит связать с системой обмена, иначе часть работы делается дважды.

Как это решается в СБИС

В СБИС межоператорское взаимодействие закрывается силами специалистов нашей компании — партнёра СБИС: документ уходит по защищённому каналу, даже если контрагент обслуживается у другого оператора, а роуминг с другими операторами настраивается на нашей стороне. При подключении мы настраиваем обмен документами с контрагентами у любого оператора, свяжем систему с учётной программой и обучим сотрудников. Подключение — от 3 000 ₽, лицензия — 2 300 ₽ в год, входящие документы бесплатны, установка, настройка и обучение тоже бесплатны.