Что даёт электронный документооборот участнику маркировки

Электронный документооборот — это обмен универсальными передаточными документами, актами и договорами с контрагентами и госорганами в электронном виде: документ подписывают электронной подписью и передают по защищённому каналу. Для участников оборота маркированных товаров такой обмен может использоваться для оформления перехода товара от поставщика к покупателю, потому что сведения о партии и её документальное подтверждение движутся вместе, без бумаги и курьеров. Для отдельных товарных групп переход на ЭДО прямо назначен по срокам: так, производителям и импортёрам подакцизных напитков предписано перейти на электронный обмен заранее, а для продавцов, работающих с дистрибьюторами, назван срок до 5 ноября 2024 года.

Что такое ЭДО и кого он касается в маркировке

Юридическую основу электронного обмена задают два закона. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает виды электронных подписей и условия, при которых электронный документ равнозначен бумажному с собственноручной подписью. Требования к самим первичным документам определяет статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», а обязанность хранить документы бухгалтерского учёта — статья 29 того же закона. Если в пакет попадают персональные данные или закрытые сведения, его шифруют — на основании Федеральных законов № 152-ФЗ и № 149-ФЗ.

Круг тех, кого касается электронный обмен, шире, чем одна компания: это и организация, отправляющая УПД, акты и договоры, и её контрагенты, и госорганы как получатели документов. В маркировке участниками оборота выступают юридические лица и ИП по всей цепочке: производители, импортёры, дистрибьюторы и оптовики, розничные продавцы, интернет-магазины и селлеры на маркетплейсах. Каждая передача товара между ними оформляется документом, и электронная форма позволяет обеим сторонам получить подписанный экземпляр одновременно. Базовые принципы обмена подробно разобраны в материале что такое ЭДО и как работает электронный документооборот.

Отдельно стоит учесть исключения. По средствам личной гигиены компании и ИП, которые участвовали в эксперименте или уже торгуют другими маркированными товарами, повторно регистрироваться в системе «Честный знак» не должны. Часть товаров вообще не требует кодов: например, по средствам личной гигиены это изделия с действующим регистрационным удостоверением на медицинское изделие, продукция с заявленными антисептическими свойствами, рекламные и маркетинговые образцы, не предназначенные для реализации, а также товары для вывоза за пределы таможенной территории ЕАЭС. Не нужны коды и на товары, приобретённые по сделке с государственной тайной либо в рамках закупок — здесь названы часть 11 статьи 24 Федерального закона № 44-ФЗ и статья 3.5 Федерального закона № 223-ФЗ — при транспортировке по территории РФ.

Как проходит обмен электронными документами: порядок действий

1. Сформировать УПД, акт или договор в системе либо загрузить готовый документ из учётной системы.
2. Подписать документ электронной подписью.
3. Отправить документ по защищённому каналу — в том числе контрагенту, который подключён к другому оператору: такой обмен называют роумингом.
4. Дождаться реакции контрагента: он подписывает документ своей электронной подписью либо отклоняет его с указанием причины.
5. После подписи обеих сторон документ остаётся в системе у каждой из них и равен бумажному оригиналу.

Пятый шаг важен для маркировки не меньше первого: подписанный обеими сторонами документ — это то, чем поставщик и покупатель подтверждают факт передачи товара, и он же остаётся на хранении в соответствии со статьёй 29 закона № 402-ФЗ. Поэтому к моменту старта работы с новой товарной группой электронный обмен должен быть уже налажен, а не настраиваться вместе с первой поставкой.

Сроки, к которым стоит готовиться заранее

Перечень кодов средств личной гигиены, подлежащих маркировке, утверждён Постановлением Правительства от 30.05.2026 № 656. Даты по этой группе показывают, как распределяется нагрузка на документооборот по цепочке.

Смена типа учёта — это смена уровня детализации сведений в документах: объёмно-сортовой учёт описывает партию, поэкземплярный — конкретную единицу товара. Чем детальнее учёт, тем критичнее, чтобы документы уходили контрагенту электронно и без ручного переноса данных.

Пример из практики

Оптовая компания закупает товар у производителя и развозит его по розничным точкам. Производитель уже работает с электронными УПД, а часть магазинов-покупателей подключена к другим операторам. Пока роуминг не настроен, документы по этим точкам приходится оформлять отдельно от остального потока: сотрудник печатает УПД, отправляет его, ждёт возврата подписанного экземпляра и только потом закрывает поставку в учёте. Сведения о товаре при этом уже переданы электронно, а подтверждающий документ отстаёт — расхождение приходится разбирать вручную.

После настройки роуминга картина меняется: УПД формируется из учётной системы, подписывается электронной подписью и уходит покупателю независимо от того, у какого оператора тот обслуживается. Магазин подписывает документ или отклоняет его с указанием причины — и в обоих случаях оптовик сразу видит статус, а не выясняет судьбу бумаги по телефону.

Частые ошибки

• Оставлять настройку электронного обмена на дату старта работы с товарной группой: регистрация в системе и наладка документооборота — разные задачи, и вторая требует согласования с контрагентами.
• Считать, что с контрагентом у другого оператора обмениваться электронно нельзя. Для этого существует роуминг.
• Не проверять, есть ли у компании основания не наносить коды: по средствам личной гигиены из-под маркировки выведены медицинские изделия с действующим регистрационным удостоверением, продукция с заявленными антисептическими свойствами, рекламные образцы и товар на вывоз за пределы ЕАЭС.
• По средствам личной гигиены повторно регистрироваться в «Честном знаке», уже торгуя другими маркированными товарами или поучаствовав в эксперименте, — этого делать не требуется.
• Не выстраивать хранение электронных документов, хотя обязанность хранить документы бухгалтерского учёта установлена статьёй 29 закона № 402-ФЗ.
• Отправлять пакеты с персональными данными или закрытыми сведениями без шифрования — требования к их защите задают законы № 152-ФЗ и № 149-ФЗ.
• Планировать документооборот без учёта региональных сдвигов: для ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей старт маркировки средств личной гигиены перенесён на 1 апреля 2027 года.

Как это решается в СБИС

В СБИС электронный документооборот закрывает всю цепочку: ИП и организации отправляют УПД, акты и договоры контрагентам и госорганам — с юридической силой, без бумаги и курьеров. Мы подключим ЭДО, настроим роуминг с любым оператором, свяжем систему с учётной программой и обучим сотрудников; роуминг с другими операторами настраиваем сами, а установка, настройка и обучение — бесплатно. Подключение от 3 000 ₽, 2 300 ₽ в год, входящие документы — бесплатно. Если нужно наладить обмен электронными УПД с поставщиками и покупателями, начните с подключения и настройки роуминга — до того, как начнётся работа с новой маркированной группой.

Для розничного продавца цепочка заканчивается продажей покупателю: если подключить онлайн-кассу к СБИС ОФД, коды проданного маркированного товара в систему маркировки передаст оператор фискальных данных. Чтобы продавать маркированный товар через кассу магазина, подключим СБИС Розница: касса, склад и маркировка в одной программе, маркировка — отдельная лицензия.