Операторы ЭДО: зачем они нужны и на что смотреть при выборе

Оператор ЭДО — это участник обмена, через которого организации передают друг другу документы в электронном виде. Выбирают его по практическим признакам: обеспечен ли обмен с контрагентами у других операторов (роуминг), можно ли связать обмен с учётной системой, поддерживается ли защищённая передача данных и доступна ли помощь при настройке. Контрагент при этом может обслуживаться у другого оператора — на возможность обмена это не влияет, если настроен роуминг.

Ниже — что такое ЭДО и оператор, как проходит документ от формирования до подписи обеих сторон, какие признаки имеют значение при выборе и на какие нормы опирается юридическая сила электронного документа.

Что это такое и кого касается

Электронный документооборот — это обмен УПД, актами и договорами с контрагентами и госорганами с юридической силой, без бумаги и курьеров. Подробнее о самой технологии — в материале что такое ЭДО.

Оператор ЭДО — участник, через которого документы передают между организациями в электронном виде. Роуминг — обмен между разными операторами: документ уходит по защищённому каналу, даже если контрагент подключён не к вашему оператору. Отдельно существует EDI-обмен — работа с торговыми сетями, при которой документы конвертируются в формат сети.

Тема касается:

• компаний, которые передают контрагентам и госорганам УПД, акты и договоры;
• контрагентов — в том числе обслуживающихся у другого оператора ЭДО или ещё не подключённых к обмену;
• участников закупок, которые получают документы с электронных площадок;
• компаний, работающих с иностранными партнёрами;
• организаций, ИП, доверителей и представителей, использующих машиночитаемую доверенность.

Правовая основа обмена: Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ устанавливает виды электронных подписей и условия, при которых документ, подписанный электронной подписью, признаётся равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью. Требования к первичным учётным документам определяет статья 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а обязанность хранить документы бухгалтерского учёта — статья 29 того же закона. Для персональных данных и закрытых сведений применяется шифрование пакета в соответствии с 149-ФЗ и 152-ФЗ.

Отдельно стоит учитывать формат машиночитаемой доверенности. Формат МЧД, утверждённый ФНС России, — версия 5.03; он предназначен только для взаимодействия с налоговыми органами, и его не следует использовать как доверенность для обмена электронными документами с контрагентами. Для работы с контрагентами предусмотрена ЕМЧД по единому формату версии 003: она позволяет подтвердить полномочия представителя и при подаче документов в налоговые органы, и при направлении документов контрагентам. Для расшифровки документов и ответа на требования налогового органа нужны коды «03», «21» и «22» — указать только один из них недостаточно; код «99» заменяет остальные коды полномочий.

Как проходит документ: пошагово

1. Сформировать УПД, акт или договор в системе либо загрузить готовый документ из своей учётной системы и подписать его электронной подписью.
2. Отправить документ по защищённому каналу — в том числе контрагенту, который обслуживается у другого оператора.
3. Если ЭДО у контрагента нет, ему придёт приглашение; пакет может уйти защищённой ссылкой на почту, в СМС или мессенджер.
4. Контрагент открывает документ и подписывает его своей электронной подписью либо отклоняет, указав причину.
5. После подписи обеих сторон документ остаётся в системе у обеих сторон и находится поиском.

Этот маршрут и объясняет, почему при выборе оператора важны роуминг и возможность выгрузки-загрузки документов из учётной системы: без первого часть контрагентов может продолжить работу с бумажными документами, без второго может потребоваться повторный ручной ввод данных.

Признаки, по которым сравнивают операторов

Универсального чек-листа не существует, но на практике смотрят на несколько понятных параметров.

Пример из практики

Поставщик отгружает товар нескольким покупателям. Часть из них уже работает в электронном виде, но у другого оператора, ещё часть обмен не ведёт вовсе. Компания формирует УПД в своей учётной системе, загружает документы в сервис обмена и подписывает электронной подписью. Документы для покупателей у другого оператора уходят по защищённому каналу через роуминг. Тем, у кого ЭДО нет, отправляется приглашение, а пакет дублируется защищённой ссылкой на почту или в мессенджер. Покупатели подписывают документы своей электронной подписью, а по спорной позиции один из них отклоняет документ с указанием причины — поставщик исправляет и отправляет заново. После подписи обеими сторонами документы остаются у каждой стороны в системе и находятся поиском, что упрощает выполнение обязанности хранить документы бухгалтерского учёта по статье 29 Закона № 402-ФЗ.

Частые ошибки

• Считать, что обмен возможен только внутри одного оператора. Документ уходит по защищённому каналу и контрагенту у другого оператора — вопрос в настройке роуминга.
• Отказываться от электронного обмена из-за того, что контрагент не подключён. В этом случае ему направляется приглашение, а пакет может уйти защищённой ссылкой на почту, в СМС или мессенджер.
• Использовать МЧД формата версии 5.03 при обмене с контрагентами. Этот формат предназначен только для взаимодействия с налоговыми органами, для контрагентов предусмотрена ЕМЧД по единому формату версии 003.
• Указывать в доверенности лишь один код полномочий из «03», «21» и «22», когда нужны расшифровка документов и ответ на требования налогового органа, — этого недостаточно.
• Выбирать пакет «на всякий случай» по набору функций. В СБИС пакеты отличаются только числом исходящих документов — возможности у них одинаковые.
• Не учитывать вводимые вручную данные: если учёт ведётся в отдельной программе, стоит заранее продумать интеграцию и загрузку готовых документов.
• Забывать про шифрование пакета при передаче персональных данных и закрытых сведений — оно применяется в соответствии с 149-ФЗ и 152-ФЗ.

Как это решается в СБИС

СБИС ЭДО — сервис для обмена электронными документами с контрагентами, торговыми сетями и госсистемами; работает с компьютера, планшета и телефона. В любой пакет входят роуминг со всеми операторами и средства интеграции с внешними системами, в том числе API; входящие документы от контрагентов принимаются бесплатно, роуминг с другими операторами настраивается на нашей стороне, а установка, настройка и обучение — бесплатно. Пакет выбирают по числу исходящих документов в год — и для ИП, и для ООО: 200 документов — 2 300 ₽ в год, 500 документов — 5 200 ₽ в год, 1 200 документов — 11 800 ₽ в год, 3 000 документов — 28 000 ₽ в год, 5 000 документов — 42 500 ₽ в год; цены зависят от региона, указана стоимость для одной компании. Если нужно наладить обмен документами с контрагентами, специалисты «АйТи Северо-Запад» подключат ЭДО, настроят роуминг с любым оператором, свяжут сервис с учётной системой и обучат сотрудников. Техподдержка работает круглосуточно, офис и заявки — с понедельника по пятницу с 10:00 до 18:00.