Что нужно перевозчику для работы с электронной транспортной накладной

Перевозчику электронная транспортная накладная нужна, даже если сам документ составляет грузоотправитель: по части 3 статьи 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ груз, на который не оформлена транспортная накладная, перевозчик к перевозке не принимает — исключение предусмотрено только для груза из части 1 статьи 18 Устава. Транспортная накладная формируется в виде ЭТрН, а обмен такими документами и их направление в ГИС ЭПД идут через информационные системы электронных перевозочных документов. Значит, перевозчику нужен доступ к такой системе и электронная подпись.

Что такое ЭТрН и какое место в ней занимает перевозчик

ЭТрН — электронная форма транспортной накладной, которая подтверждает заключение договора перевозки груза. Она относится к электронным перевозочным документам (ЭПД) — наряду с электронным заказом и электронной заявкой, через принятие которых перевозчиком может заключаться договор перевозки: заказ — при разовой перевозке, заявка грузоотправителя — при договоре об организации перевозок. Сведения об ЭПД направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

По части 1 статьи 8 закона № 259-ФЗ транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное. Оговорка про договор важна: обязанность по составлению накладной может быть распределена иначе, и тогда оформление ложится на другую сторону. Форму накладной и порядок её оформления или формирования устанавливают правила перевозок грузов, формат ЭТрН утверждает ФНС России по согласованию с Минтрансом России. Случаи, когда накладную, заказ или заявку допустимо оформить на бумаге, определяет Минтранс России; в этих случаях электронный документ всё равно может формироваться, если так договорились стороны.

Тема перехода на электронные документы и круг тех, кого он затрагивает, подробно разобраны в отдельном материале — что такое ЭТрН и кто обязан перейти с 1 сентября 2026 года. Там же — про сроки. Отдельно стоит вопрос по путевым листам: обязателен ли электронный вариант, объясняет материал о выборе между бумажным и электронным путевым листом.

Роль перевозчика в схеме двойная. Как участник информационного взаимодействия он формирует ЭПД в предусмотренных случаях, направляет их в ГИС ЭПД и подписывает электронной подписью. Как сторона, принимающая груз, он проверяет наличие транспортной накладной — теперь в электронном виде. К обязанностям грузоотправителя относится и представление дополнительных обязательных сопроводительных документов: если сведения о них есть в государственных информационных системах, в накладной достаточно указать регистрационные номера.

С чего начать перевозчику: порядок действий

1. Уточнить в договоре перевозки, кто составляет транспортную накладную. Общее правило — грузоотправитель, но договор может предусматривать иное.
2. Определить, в каких случаях договор перевозки заключается электронным заказом, а в каких — заявкой грузоотправителя по договору об организации перевозок: от этого зависит, какие документы придётся принимать к исполнению в электронном виде.
3. Получить доступ к информационной системе электронных перевозочных документов: именно через неё идёт обмен ЭПД с контрагентами и направление документов в ГИС ЭПД.
4. Оформить усиленную квалифицированную электронную подпись для участников информационного взаимодействия. Закон допускает в установленных условиях усиленную неквалифицированную подпись физического лица, а грузополучатель-физлицо при установленных законом условиях может подписать ЭПД простой электронной подписью.
5. Согласовать с грузоотправителями и экспедиторами, через какие системы идёт обмен, и предусмотреть обмен между разными операторами.
6. Организовать работу водителей: им нужна возможность подписать документы в рейсе и предъявить ЭТрН при проверке.
7. Связать электронные перевозочные документы с учётной системой, чтобы накладные и заказы не переносились в учёт вручную.

Кто что делает по документам перевозки

Пример из практики

Транспортная компания возит грузы для нескольких заказчиков. Один из них формирует ЭТрН в своей системе и присылает документ перевозчику, другой работает через систему другого оператора, третий по договору переложил составление накладной на перевозчика. В первом случае перевозчику достаточно принять документ и подписать его как участнику информационного взаимодействия. Во втором нужен обмен между системами разных операторов — иначе документ до перевозчика не дойдёт, а груз без транспортной накладной к перевозке не принимается. В третьем перевозчик сам формирует накладную по формату, утверждённому уполномоченным федеральным органом, и направляет сведения в ГИС ЭПД.

Отдельная линия — рейс. Водителю нужно подписать документы в пути и показать накладную инспектору. Если это делается с телефона, бумажный экземпляр в кабине перестаёт быть единственным доказательством, что перевозка оформлена.

Частые ошибки

• Считать, что ЭТрН — забота только грузоотправителя. Перевозчик принимает груз при наличии накладной и сам выступает участником информационного взаимодействия, который формирует и подписывает ЭПД.
• Не сверяться с договором перевозки. Условие о том, кто составляет накладную, может отличаться от общего правила, и обязанность окажется на перевозчике.
• Готовить только ЭТрН и забывать про электронный заказ и заявку: договор перевозки может заключаться именно через них.
• Не проверять, через какую систему работает заказчик. Обмен ЭПД идёт через информационные системы электронных перевозочных документов, и обмен между разными операторами нужно настроить заранее.
• Оставлять водителей без инструментов подписания и предъявления документов в рейсе.
• Рассчитывать, что бумага останется по умолчанию. Случаи бумажного оформления определяет уполномоченный федеральный орган, а не сама компания.
• Оформлять подпись только на руководителя, не продумав, кто подписывает документы по конкретным операциям.

Как это решается в СБИС

В СБИС транспортный ЭДО собран в один процесс: электронная транспортная накладная, путевые листы и заказы-заявки оформляются и подписываются без бумаги — водителем с телефона, диспетчером и механиком из кабинета. Заявлены роуминг с другими операторами, QR-код для проверки ГИБДД, GPS-трекинг и фотофиксация груза, интеграция с 1С и бесплатный API. Мы настроим электронные перевозочные документы для перевозчика — подключим ЭТрН грузоотправителю, перевозчику, экспедитору и ИП, свяжем с учётной системой и обучим всех, кто участвует в рейсе. Подключение — от 5 000 ₽ за 1 000 документов в год, тарифы от 1 000 до 50 000 документов в год, 30 документов бесплатно в первый месяц.