Какие кадровые документы исключены из правил КЭДО: статья 22.1 ТК РФ

Большинство кадровых документов, которые по трудовому законодательству оформляются на бумаге или доводятся до работника под подпись, можно перевести в электронный вид без бумажного дубля. Исключения перечислены в статье 22.1 ТК РФ: трудовые книжки, электронные сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. На эти пять видов правила кадрового электронного документооборота не распространяются, и при внедрении их нужно сразу учитывать как исключения из правил КЭДО.

Что такое электронные кадровые документы и кого касаются правила

Статья 22.1 ТК РФ появилась в кодексе благодаря Федеральному закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Она определяет электронный документооборот в сфере трудовых отношений как создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде «без дублирования на бумажном носителе», кроме случаев, предусмотренных законом. Участники такого документооборота — работодатель, работник и человек, который только поступает на работу.

Правила относятся к документам, которые по трудовому законодательству должны оформляться на бумаге или доводиться до работника в письменной форме, в том числе под подпись. Это заявления, приказы о приёме, отпуске, переводе, трудовые договоры и дополнительные соглашения, локальные акты для ознакомления. Но из этого круга закон прямо исключает отдельные документы — их перечень приведён ниже в таблице.

Вести электронный документооборот можно двумя способами:

• через цифровую платформу «Работа в России» — работник взаимодействует с работодателем через неё, доступ возможен в том числе через единый портал госуслуг; пользоваться платформой работник может, только если её применяет сам работодатель;
• через информационную систему работодателя — тогда работник работает в этой системе.

Информационная система работодателя должна обеспечивать подписание электронного документа по требованиям ТК РФ, его хранение и фиксацию факта получения документа сторонами. Расходы на создание и эксплуатацию такой системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов несёт работодатель. Отдельные положения 377-ФЗ касаются работодателей, которые участвовали в эксперименте по использованию электронных документов, связанных с работой.

Как перевести кадровые документы в электронный вид и не захватить лишнее

1. Выбрать систему. Решить, где будет вестись документооборот: на платформе «Работа в России» или в собственной информационной системе работодателя.
2. Составить перечень видов электронных кадровых документов. Пройтись по всем документам, которые оформляются на бумаге или доводятся до работника под подпись, и отметить, какие из них переходят в электронный вид.
3. Учесть исключения из статьи 22.1 ТК РФ. Трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае по установленной форме, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда не подпадают под правила КЭДО, установленные этой статьёй.
4. Настроить подписание. Система должна обеспечивать электронное подписание кадровых документов по требованиям ТК РФ и фиксировать, что каждая сторона документ получила.
5. Организовать хранение электронных кадровых документов. Хранение — обязательная функция системы, а не дополнительная опция.
6. Соблюдать требования к составу и форматам. При создании электронных документов действуют единые требования к их составу и форматам — шаблоны в системе должны им соответствовать.

Перечень исключений из КЭДО по статье 22.1 ТК РФ

Положения статей 22.1, 22.2 и 22.3 ТК РФ не применяются к следующим документам:

Кроме того, электронный документооборот не отменяет случаи, отдельно предусмотренные статьями 22.1, 22.2 и 22.3 ТК РФ.

Пример из практики

Компания решила перевести кадровый документооборот в электронный вид и поручила специалисту настроить все типовые маршруты разом. В систему попали заявления, приказы о приёме и отпуске, дополнительные соглашения — и заодно приказ об увольнении и лист ознакомления с инструктажем по охране труда. Сотрудники подписывали всё в одном интерфейсе, и разницы никто не заметил.

При сверке перечня с текстом статьи 22.1 ТК РФ выяснилось, что два маршрута построены на документах, к которым нормы об электронном документообороте не применяются. Электронный файл приказа об увольнении и подписи под инструктажами не регулируются правилами КЭДО статьи 22.1, а значит, при проверке компании пришлось бы обосновывать такое оформление без поддержки этой статьи. Маршруты пересмотрели, документы оформили в общем порядке, а в регламент КЭДО внесли закрытый перечень исключений, чтобы новые шаблоны проверялись по нему до запуска.

Возможные ошибки при переходе на электронные кадровые документы

• Перевод всех документов «по умолчанию». Внедрение начинают с настройки всех шаблонов без сверки со статьёй 22.1 ТК РФ, и исключённые документы попадают в электронные маршруты.
• Приказ об увольнении в общем потоке. Его оформляют вместе с прочими кадровыми приказами, хотя закон прямо выводит его из-под правил ЭДО. Что ещё работодатель обязан подготовить и выдать при расставании с сотрудником, разобрано в материале об обязательном пакете документов при увольнении.
• Инструктажи по охране труда через электронную подпись работника. Исключение касается всех документов о прохождении инструктажей, в том числе лично подписываемых работником.
• Смешение электронных сведений о трудовой деятельности с КЭДО. То, что эти сведения формируются в электронном виде, не включает их в кадровый электронный документооборот.
• Система без хранения и фиксации получения. Если система только собирает подписи, но не хранит документы и не фиксирует их получение сторонами, она не отвечает требованиям статьи 22.1 ТК РФ.
• Платформа «Работа в России» для работника без решения работодателя. Работник использует платформу, только если её для документооборота применяет работодатель.

Как это решается в СБИС

СБИС ведёт кадровый электронный документооборот и управление персоналом в одной системе: приказы, заявления и электронные трудовые договоры сотрудники подписывают в телефоне, рядом — кадровый учёт, табель и зарплата. Специалисты «АйТи Северо-Запад» перенесут данные из вашей программы, выпустят подписи и настроят согласования, а при настройке маршрутов документы из перечня статьи 22.1 ТК РФ можно сразу учитывать как исключения из правил КЭДО. КЭДО стоит 9 000 ₽ в год для компаний до 30 сотрудников, остальные сервисы — от 5 000 ₽; базовая настройка и обучение бесплатны, пробный доступ к программе — 14 дней бесплатно. Подробнее о том, как перевести кадровые документы в электронный вид и вести учёт персонала в одной системе, — на странице продукта.