Что такое КЭДО в кадрах и с чего работодателю начать переход

КЭДО — кадровый электронный документооборот: работодатель, работник и кандидат на должность создают, подписывают, используют и хранят связанные с работой документы в электронном виде, без бумажного дубликата. Правила установлены статьями 22.1 и 22.2 Трудового кодекса РФ. Решение о переходе работодатель принимает сам, а работника, у которого был трудовой стаж на 31 декабря 2021 года, переводят на электронное взаимодействие только с его письменного согласия.

Что такое КЭДО и кого он касается

Статья 22.1 ТК РФ называет такой порядок электронным документооборотом в сфере трудовых отношений. Электронными документами считаются документы, связанные с работой и оформленные в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Статьи 22.1 и 22.2 введены в кодекс Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ.

Участники КЭДО — работодатель, работники и лица, поступающие на работу. Если в организации есть первичная профсоюзная организация, при введении электронного документооборота учитывается мнение её выборного органа по правилам статьи 372 ТК РФ.

Под системой КЭДО понимают информационную систему, через которую стороны обмениваются документами. Закон допускает два варианта: цифровую платформу «Работа в России» или информационную систему работодателя. Система работодателя должна обеспечивать подписание и хранение электронного документа и фиксировать, что стороны его получили.

Часть документов исключена из правил статей 22.1–22.3 ТК РФ при любом решении работодателя. Положения статей 22.1–22.3 ТК РФ не применяются к:

• трудовым книжкам;
• электронным сведениям о трудовой деятельности;
• акту о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказу об увольнении;
• документам о прохождении инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемым работником.

Какие бумаги работодатель обязан выдать при расставании с сотрудником, разобрано в материале об обязательном пакете документов при увольнении. Кроме того, в собственном порядке электронного документооборота работодатель может указать исключительные случаи, когда отдельные документы оформляются на бумаге.

Подписи. Документы в КЭДО подписываются электронной подписью. Работодатель несёт расходы на получение работником электронной подписи, если её нет, и на её использование. Работник или кандидат вправе подписывать документы своей усиленной квалифицированной электронной подписью, если получил её раньше самостоятельно.

Как ввести КЭДО: порядок действий

1. Принять решение. Работодатель вправе ввести электронный документооборот — это его решение, а не обязанность.
2. Подготовить локальный нормативный акт. Его принимают с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке статьи 372 ТК РФ.
3. Заполнить обязательное содержание акта. В нём указывают информационную систему, при необходимости — порядок доступа к ней, перечни электронных документов и категорий работников, срок уведомления работников и дату введения электронного документооборота.
4. Утвердить порядок электронного документооборота. Его утверждают с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. В порядке можно прописать сроки и периодичность подписания и ознакомления, инструктаж по работе с системой, исключительные случаи оформления документов на бумаге и процедуры взаимодействия с представительными органами и комиссией по трудовым спорам.
5. Уведомить каждого работника. В уведомлении сообщают о переходе на электронное взаимодействие и о праве дать на него согласие. Срок уведомления устанавливает локальный акт.
6. Собрать письменные согласия. Согласие нужно от всех, кроме лиц, которые приняты или принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и на эту дату не имели трудового стажа.
7. Информировать новых сотрудников. Человека, которого принимают на работу, сообщают, что в организации ведётся электронный документооборот.
8. Запустить обмен. Дата введения КЭДО — не ранее дня, когда истёк срок уведомления работников. Взаимодействие идёт через платформу «Работа в России» или через информационную систему работодателя.

При приёме на работу документы по статье 65 ТК РФ кандидат может предъявить в форме, согласованной с работодателем, в том числе в электронной, если законодательство не устанавливает иное. Часть третья статьи 68 ТК РФ связана с возможностью ознакомить поступающего с документами электронно.

Согласие на КЭДО: что это и когда оно нужно

Согласие на КЭДО — письменное волеизъявление работника перейти на электронное взаимодействие с работодателем. Отсутствие согласия закон признаёт отказом от такого взаимодействия.

Отсутствие согласия или электронной подписи не может быть основанием для отказа в приёме на работу или для увольнения работника.

Пример из практики

Работодатель решил перевести на электронный документооборот приказы, заявления и трудовые договоры. Кадровик подготовил локальный акт, где указал систему, перечень документов и категории работников, отправил проект в профсоюз и после учёта его мнения разослал уведомления каждому сотруднику. Дату запуска назначили на день после окончания срока уведомления.

Часть давних сотрудников согласие подписала, часть — нет. С теми, кто не согласился, кадровая служба продолжила работать на бумаге и выдаёт им заверенные копии без оплаты. Новые сотрудники без стажа на 31 декабря 2021 года сразу работают электронно. Приказы об увольнении, трудовые книжки и документы об инструктажах по охране труда не включались в КЭДО по правилам статей 22.1–22.3 ТК РФ.

Частые ошибки при переходе на КЭДО

• Перевод в электронный вид документов-исключений. Приказ об увольнении, трудовые книжки, акт о несчастном случае на производстве и документы об инструктажах по охране труда под правила КЭДО не подпадают.
• Запуск до окончания срока уведомления. Дата введения не может наступить раньше, чем истечёт срок, установленный в локальном акте.
• Общее объявление вместо уведомления каждому. Закон требует уведомить каждого работника.
• Давление на несогласных. Отказ от КЭДО или отсутствие подписи не дают оснований уволить работника или не принять кандидата.
• Плата за бумажные копии. Работникам без согласия работодатель выдаёт заверенные документы безвозмездно.
• Подпись за счёт работника. Расходы на получение и использование электронной подписи несёт работодатель.
• Пропуск профсоюза. И локальный акт, и порядок документооборота принимаются с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Как это решается в СБИС

СБИС ведёт кадровый электронный документооборот (КЭДО) и управление персоналом в одной системе: приказы, заявления и электронные трудовые договоры сотрудники подписывают в телефоне, рядом — кадровый учёт, табель и зарплата. Специалисты «АйТи Северо-Запад» перенесут данные из текущей программы, выпустят подписи и настроят согласования; базовая настройка и обучение — бесплатно. КЭДО стоит 9 000 ₽ в год для компаний до 30 сотрудников, пробный доступ — 14 дней бесплатно. Подробнее о том, как перевести кадровые документы в электронный вид и подписывать их с сотрудниками онлайн, — на странице продукта.