Как работодателю перейти на кадровый ЭДО: локальный акт, уведомление и согласие работников

Переход на КЭДО — право работодателя, а не обязанность: решение о введении кадрового электронного документооборота компания принимает сама. Порядок задаёт статья 22.2 ТК РФ: локальный нормативный акт с учётом мнения профсоюза, уведомление каждого работника и его письменное согласие. Исключение — те, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел на эту дату трудового стажа.

Что такое переход на КЭДО и кого он касается

КЭДО — это взаимодействие работодателя и работника через электронные документы в информационной системе работодателя или на цифровой платформе «Работа в России». Правила введения электронного документооборота закреплены в статье 22.2 ТК РФ, которая появилась в Трудовом кодексе с Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ. Виды электронных подписей описаны в статье 22.3 ТК РФ.

Переход затрагивает несколько сторон:

• работодателя — он решает, вводить ли КЭДО, оформляет локальный акт и отвечает за уведомление;
• действующих работников — им предлагают перейти, и каждый решает сам;
• лиц, принимаемых на работу, — для них свои правила о согласии;
• выборный орган первичной профсоюзной организации — если он есть, его мнение учитывают при принятии локального акта и порядка электронного документооборота.

На вопрос, обязателен ли переход на КЭДО, закон отвечает прямо: работодатель вправе принять такое решение. Если компания решила вести приказы, заявления и трудовые договоры в электронном виде, ей нужно пройти все шаги статьи 22.2 ТК РФ. Электронный формат при этом допустим и на этапе приёма: по статье 65 ТК РФ документы при заключении трудового договора можно предъявить в согласованной с работодателем форме, в том числе электронной, если иное не предусмотрено законодательством. По части третьей статьи 68 ТК РФ ознакомление поступающего на работу с документами тоже можно провести электронно. Задачу подписывать приказы и заявления сотрудников в электронном виде работодатель решает выбором информационной системы, которую потом указывает в локальном акте.

Порядок перехода на КЭДО по шагам

1. Решение работодателя. Компания решает ввести электронный документооборот. Это добровольный шаг.
2. Выбор системы. Определяют, в какой информационной системе будут вестись кадровые документы: в системе работодателя или на платформе «Работа в России».
3. Локальный нормативный акт (положение о переходе на КЭДО). Его принимают с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке статьи 372 ТК РФ. В акте указывают: информационную систему и при необходимости порядок доступа к ней, перечень электронных документов, перечень категорий работников, срок уведомления работников и дату введения электронного документооборота.
4. Порядок электронного документооборота. Работодатель утверждает его также с учётом мнения профсоюзного органа по статье 372 ТК РФ. В порядке можно предусмотреть исключительные случаи, когда отдельные документы оформляют на бумаге.
5. Уведомление о переходе на КЭДО. Каждого работника уведомляют о переходе на электронное взаимодействие и о его праве дать согласие. Срок уведомления устанавливает сам локальный акт.
6. Согласие о переходе на КЭДО. Действующие работники дают письменное согласие. Отсутствие согласия считается отказом от электронного взаимодействия. Работник, который отказался, вправе согласиться позднее.
7. Дата введения. КЭДО начинает действовать с даты из локального акта, но не раньше дня, когда истёк срок уведомления.
8. Электронные подписи. Для каждого вида документа определяют подпись по статье 22.3 ТК РФ. Если у работника нет электронной подписи, расходы на её получение и использование несёт работодатель. Работник вправе применять свою ранее полученную усиленную квалифицированную подпись.
9. Приём новых сотрудников. При приёме на работу работодатель информирует человека о том, что в компании ведётся электронный документооборот.

Кто переходит на КЭДО и на каких условиях

Виды подписей в КЭДО зависят от документа, системы и подписанта. Усиленная квалифицированная подпись применяется в случаях, названных в статье 22.3 ТК РФ. Усиленная неквалифицированная подпись в предусмотренных случаях может быть выдана с использованием инфраструктуры электронного правительства, а порядок проверки иной такой подписи может определяться соглашением сторон трудового договора. Простую подпись работника в системе работодателя допускают для иных документов, если соглашением сторон установлены правила определения подписанта и требования к конфиденциальности ключа.

Пример из практики

Торговая компания с первичной профсоюзной организацией решила перевести кадровые документы в электронный вид. Сначала кадровая служба выбрала информационную систему и подготовила проект положения: какие документы будут электронными, на какие подразделения распространяется КЭДО, какой срок уведомления и с какого числа начинается переход. Проект направили в профсоюзный орган по процедуре статьи 372 ТК РФ, после этого положение и порядок документооборота утвердили.

Каждому работнику вручили уведомление о переходе и о праве дать согласие. Часть коллектива подписала согласия, часть промолчала. Тем, кто не дал согласия, компания продолжила выдавать заверенные бумажные документы бесплатно, а в порядок документооборота включила возможность присоединиться позже. Новых сотрудников без трудового стажа на 31 декабря 2021 года сразу оформляли электронно, остальных при приёме спрашивали о согласии. Подписи для работников, у которых их не было, выпустили за счёт компании.

Частые ошибки при переходе на КЭДО

• Дату введения ставят раньше окончания срока уведомления. Закон запрещает вводить КЭДО до истечения срока, который установлен в локальном акте.
• Пропускают учёт мнения профсоюза. Если выборный орган первичной профсоюзной организации есть, и локальный акт, и порядок документооборота принимают с учётом его мнения по статье 372 ТК РФ.
• Уведомляют не каждого. Объявление в общем чате или на стенде не заменяет уведомления каждого работника о переходе и о праве на согласие.
• Считают молчание согласием. Отсутствие согласия работника закон признаёт отказом.
• Давят на несогласных. Отказ от КЭДО или отсутствие подписи не может быть основанием для увольнения или отказа в приёме.
• Перекладывают расходы на подпись на работника. Если подписи у работника нет, платит работодатель.
• Забывают про бумажные копии. Работникам без согласия документы, связанные с работой, выдают на бумаге, заверенными и бесплатно. Как выдают документы при КЭДО, мы разбирали в материале о формате выдачи документации при КЭДО, а состав бумаг при расторжении договора — в статье про обязательный пакет документов при увольнении.

Как это решается в СБИС

СБИС ведёт кадровый электронный документооборот (КЭДО) и управление персоналом в одной системе: приказы, заявления и электронные трудовые договоры сотрудники подписывают в телефоне, рядом — кадровый учёт, табель и зарплата. При переходе специалисты перенесут данные из вашей программы, выпустят подписи и настроят согласования; базовая настройка и обучение — бесплатно. КЭДО — 9 000 ₽ в год для компаний до 30 сотрудников, остальные сервисы — от 5 000 ₽, подключаются по отдельности или комплектом. Пробный доступ к программе — 14 дней бесплатно. Чтобы перевести кадровые документы компании на КЭДО, выберите систему на странице продукта.