Что нужно проверить у самозанятого до заключения договора

Заказчику важны три вещи: применяет ли исполнитель налог на профессиональный доход на дату расчёта, кто он по данным государственных реестров, если работает как ИП, и чем будет подтверждён каждый платёж. Статус плательщика НПД — величина переменная: его начало и прекращение регулируются Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ, поэтому разовая проверка «при знакомстве» вопрос не закрывает. Сам эксперимент по этому режиму проводится до 31 декабря 2028 года включительно.

Что такое статус НПД и кого проверка касается

Закон № 422-ФЗ ввёл специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» и использует понятие «налогоплательщики налога на профессиональный доход» — именно их в обиходе называют самозанятыми. Закон отдельно регулирует порядок и условия начала и прекращения применения режима, а также передачу сведений при расчётах с заказчиком.

Проверять контрагента-исполнителя нужно всем, кто платит физлицам за работы и услуги: организациям и предпринимателям, которые принимают такие расходы к учёту и выступают налоговыми агентами по другим операциям. Пределы прав по исчислению налоговой базы установлены статьёй 54.1 НК РФ, и её положения применяются также к сборам и страховым взносам и распространяются на плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов и налоговых агентов.

Второй слой риска — трудовая инспекция. Минтруд готовит набор из 10 индикаторов риска, часть которых связана с работой компаний с самозанятыми; подробности — в материале о новых индикаторах риска для проверок трудовой инспекции. Индикатор — это формальный признак: при его выявлении контролирующий орган может инициировать проверку, но сам по себе он не является нарушением и не доказывает вину работодателя. Проектный индикатор о бывших коллегах срабатывает при одновременном выполнении условий: взаимодействие с 10 самозанятыми на НПД, которые в прошлом квартале работали по трудовому договору у одного работодателя, и средний доход от заказчика 25 тыс. рублей в месяц. Проект вносит изменения в приказ Минтруда от 30.11.2021 № 838н, его планируют применять с 1 января по 31 декабря 2027 года, и до утверждения формулировки ещё могут измениться.

Порядок проверки исполнителя

1. Запросите у исполнителя его ИНН и подтверждение применения НПД от налогового органа и зафиксируйте дату, на которую сведения получены.
2. Если исполнитель зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, проверьте его по ИНН или ОГРНИП в государственных реестрах: действующая регистрация, виды деятельности, судебные споры, долги. То же касается случаев, когда работу предлагает компания-посредник.
3. Сверьте реквизиты в договоре с данными реестров: расхождение в ИНН, наименовании или счёте — повод уточнить, кто фактически будет исполнять обязательство.
4. Опишите в договоре предмет через результат работы или услуги, а не через должность и режим работы, и закрепите обязанность исполнителя сообщить об утрате статуса НПД.
5. Повторяйте проверку статуса перед каждой выплатой, а не только при подписании договора.
6. Получайте чек на каждый расчёт — закон № 422-ФЗ предусматривает порядок передачи сведений при произведении расчётов, — и храните его вместе с актом и платёжным документом.
7. Собирайте доказательства реальности сделки: переписку, задания, результаты работ. Доказывание обстоятельств пункта 1 статьи 54.1 НК РФ и несоблюдения условий пункта 2 производится налоговым органом при мероприятиях налогового контроля, и при этом сохраняет силу принцип презумпции добросовестности налогоплательщика.

Даты, которые стоит держать в календаре

Если исполнители работают через платформы, пригодится разбор правил работы с маркетплейсами по закону № 289-ФЗ.

Пример из практики

Производственная компания нанимает частных мастеров на монтаж оборудования. Менеджер получил от исполнителя подтверждение применения НПД при заключении рамочного договора и больше к этому вопросу не возвращался: оплату проводили по актам, чеки собирали не по каждому платежу. При запросе пояснений оказалось, что часть выплат пришлась на период, когда исполнитель режим уже не применял, а подтверждающих документов по этим расчётам нет.

Компания изменила процедуру: проверка статуса исполнителя и получение чека стали условием согласования платежа, а скриншоты и справки складываются в папку по каждому исполнителю с датой проверки. Договор дополнили обязанностью уведомлять об изменении налогового статуса. Такой набор документов и показывает, что сделка реальна и исполнена стороной договора, — а это прямое условие пункта 2 статьи 54.1 НК РФ.

Частые ошибки

• Проверка один раз при подписании договора. Применение режима может прекратиться в любой момент, а выплаты идут месяцами.
• Нет чека на расчёт. Без него платёж физлицу нечем подтвердить, даже если акт подписан.
• Договор написан «как трудовой»: график, подчинение, должность, постоянная фиксированная сумма. Такие условия привлекают внимание и к налоговой стороне, и к трудовой.
• Исполнителя-ИП не проверяют по реестрам. Статус предпринимателя и его история споров и долгов видны по ИНН, и игнорировать их перед крупным заказом рискованно.
• Ставка на формальные претензии как на решающий аргумент. Подписание первичных документов неустановленным или неуполномоченным лицом и нарушение контрагентом налогового законодательства сами по себе не могут быть самостоятельным основанием признать уменьшение налоговой базы или налога неправомерным — как и наличие возможности получить тот же экономический результат через иные не запрещённые законом сделки. Но и ссылаться на это вместо нормальных документов не стоит.
• Смешение ошибки и умысла. При отсутствии доказательств умысла методологическая (правовая) ошибка сама по себе не признаётся искажением для пункта 1 статьи 54.1 НК РФ; при доказанном умышленном искажении сведений о фактах хозяйственной жизни, объектах налогообложения, ставке, льготе, налоговом режиме или статусе налогоплательщика уменьшение налоговой базы и суммы налога не допускается.

Как это решается в СБИС

Когда исполнитель зарегистрирован как ИП или за ним стоит компания-посредник, проверку удобно свести в одно окно: проверить контрагента по ИНН и подтвердить должную осмотрительность можно в СБИС — поиск по ИНН, ОГРН или названию, реквизиты организаций и ИП, владельцы, суды, долги и финансы из государственных реестров. Проверка надёжности занимает несколько минут, а отчёт по методологии ФНС подтверждает должную осмотрительность перед налоговой; доступны выписка с подписью ФНС для банка, суда и проверки, индекс надёжности, данные из ФНС, Казначейства, судов, Росстата, Роспатента и ЦБ — более 1 000 источников и сведения по 8 млн компаний, поиск по странам СНГ и мобильное приложение. Подключение от 9 000 ₽, 9 000 ₽ в год, базовая настройка и обучение — бесплатно.