Что такое персонифицированные сведения о физических лицах и когда их сдают

Персонифицированные сведения о физических лицах — это отчёт, в котором плательщик страховых взносов показывает персональные данные физлиц и суммы выплат и иных вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц. Представлять их обязаны плательщики, названные в подпункте 1 пункта 1 статьи 419 НК РФ, которые производят выплаты и иные вознаграждения физическим лицам. Срок — не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим (пункт 7 статьи 431 НК РФ).

Что это за сведения и кого они касаются

Сама формулировка закреплена в пункте 7 статьи 431 НК РФ: плательщики представляют в налоговый орган персонифицированные сведения о физических лицах, включающие персональные данные физлиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц. То есть отчёт связывает конкретного человека и начисленную ему за месяц сумму, а не показывает итог по организации в целом.

Обязанность распространяется на плательщиков, указанных в подпункте 1 пункта 1 статьи 419 НК РФ, при условии, что они производят выплаты и иные вознаграждения физическим лицам. Отдельно в норме оговорено, что сведения подают и налогоплательщики, отнесённые к категории крупнейших: для них исключения не установлено, они прямо названы среди тех, кто представляет персонифицированные сведения.

Исключение в норме одно: требование пункта 7 статьи 431 НК РФ не распространяется на физических лиц, производящих выплаты, указанные в подпункте 3 пункта 3 статьи 422 НК РФ. Поэтому, прежде чем считать обязанность всеобщей, стоит проверить, к какой категории плательщиков относится компания или человек, производящий выплаты, и какого рода эти выплаты.

Персонифицированные сведения тесно связаны с обязанностью, установленной пунктом 4 статьи 431 НК РФ: учёт сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также относящихся к ним сумм страховых взносов ведётся по каждому физическому лицу, в пользу которого производились выплаты. Без такого индивидуального учёта корректно заполнить отчёт невозможно — данные попросту неоткуда взять.

Как персонифицировать сведения о лицах и сдать отчёт: порядок действий

1. Организовать и вести учёт сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также относящихся к ним сумм страховых взносов по каждому физическому лицу, в пользу которого производились выплаты. Это база для всех последующих расчётов.
2. Проверить, относится ли плательщик к категории, названной в подпункте 1 пункта 1 статьи 419 НК РФ, и производились ли в истекшем месяце выплаты и иные вознаграждения физлицам.
3. Убедиться, что ситуация не попадает под исключение: требование не распространяется на физических лиц, производящих выплаты, указанные в подпункте 3 пункта 3 статьи 422 НК РФ.
4. Сформировать по итогам истекшего календарного месяца данные, которые закон включает в состав отчёта: персональные данные физических лиц и суммы выплат и иных вознаграждений в их пользу.
5. Определить получателя отчёта. Организации представляют сведения в налоговый орган по месту своего нахождения, а также по месту нахождения обособленных подразделений, которым открыты счета в банках и которые начисляют и выплачивают вознаграждения физическим лицам. Физические лица, производящие выплаты, представляют сведения по месту жительства.
6. Отправить отчёт не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим, и сохранить подтверждение отправки и приёма.
7. Сверить отправленные суммы с данными индивидуального учёта по каждому физлицу — чтобы месячные сведения не расходились с расчётами по страховым взносам.

Персонифицированные сведения: состав, срок и место сдачи

Условный пример

Ситуация ниже смоделирована для иллюстрации нормы и не описывает конкретную организацию. Производственная компания имеет несколько обособленных подразделений. Двум из них открыты счета в банках, и они сами начисляют и выплачивают вознаграждения работникам, остальные ведут только оперативную деятельность, а выплаты идут из головного офиса. Бухгалтерия сначала пыталась подавать все месячные сведения одним отчётом по месту нахождения организации.

После разбора нормы подход изменили. Учёт выплат и относящихся к ним страховых взносов вели по каждому физическому лицу, а затем распределяли данные: по работникам подразделений, которым открыты счета в банках и которые сами начисляют и выплачивают вознаграждения, сведения направляли в налоговый орган по месту нахождения этих подразделений, а по остальным — по месту нахождения организации. Дату отправки привязали к сроку не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим, и закрепили внутренний контрольный день раньше этой границы, чтобы оставался запас на исправление расхождений между индивидуальным учётом и отчётом.

Возможные ошибки

• Отчёт формируют не за тот период. В сведения включаются данные за предшествующий календарный месяц, а не за квартал или с начала года.
• Забывают о месячной периодичности. Срок — 25-е число каждого месяца, следующего за истекшим, то есть отчёт сдаётся ежемесячно, а не вместе с квартальной отчётностью.
• Игнорируют обособленные подразделения. Сведения представляются и по месту нахождения подразделений, которым открыты счета в банках и которые начисляют и выплачивают вознаграждения физлицам.
• Не ведут индивидуальный учёт. Пункт 4 статьи 431 НК РФ требует учитывать выплаты и относящиеся к ним страховые взносы по каждому физическому лицу; сводных регистров для персонифицированных сведений недостаточно.
• Считают, что крупнейшие налогоплательщики освобождены. Они прямо названы среди тех, кто представляет сведения.
• Неверно применяют исключение. Оно касается только физических лиц, производящих выплаты, указанные в подпункте 3 пункта 3 статьи 422 НК РФ, и не распространяется на организации.
• Расхождения с расчётами по взносам. Суммы в месячных сведениях и данные индивидуального учёта стоит сверять до отправки, а не после запроса инспекции.

Отдельная тема — отчётность по договорам ГПХ: о кодах для взносов на травматизм подробно рассказано в материале о новых кодах ГПХ в ЕФС-1.

Как это решается в СБИС

СБИС Отчётность — онлайн-сервис и система сдачи отчётности во все ведомства: ИП и ООО отправляют отчёты в ФНС, СФР, Росстат и другие ведомства через интернет из одного окна — заполнение с подсказками, проверка по алгоритмам инспекций и отправка круглосуточно. Ежемесячные персонифицированные сведения удобно держать в общем календаре отчётности вместе с остальными формами, чтобы срок 25-го числа не терялся. Подключение — от 2 500 ₽ в год по акции, установка, настройка и обучение — бесплатно. Подробности на странице сдачи отчётности в ФНС и СФР через интернет.