Книга учёта доходов и расходов при УСН: кто её ведёт и как заполняет

КУДиР — это книга учёта доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощённую систему налогообложения. Вести её обязаны все налогоплательщики на УСН: и компании, и ИП. Учёт в книге нужен для одной задачи — исчисления налоговой базы по налогу, и это прямо закреплено в статье 346.24 НК РФ.

Что такое КУДиР и кого она касается

Полное название расшифровывается буквально: книга учёта доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощённую систему налогообложения. УСН — упрощённая система налогообложения, и именно её плательщики названы в законе как те, кто обязан вести такой учёт.

Налоговая база — показатель, для исчисления которого и ведётся учёт доходов и расходов в книге. То есть КУДиР не самостоятельная отчётная форма ради формы: цифры в ней — основа расчёта налога по УСН. Формулировка НК РФ предельно короткая: «Налогоплательщики обязаны вести учет доходов и расходов», «в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей», «применяющих упрощенную систему налогообложения».

Обязанность касается и ООО, и ИП на упрощёнке, независимо от того, есть ли у предпринимателя работники и какой у него оборот. Статья 346.24 НК РФ действует в рамках части второй Налогового кодекса (Федеральный закон от 05.08.2000 N 117-ФЗ), её нынешняя редакция формировалась поправками, включая Федеральный закон от 21.07.2005 N 101-ФЗ и Федеральный закон от 31.07.2023 N 389-ФЗ.

Отдельно от налогового учёта в КУДиР существует бухгалтерский учёт, который регулирует Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Это разные плоскости: книга при УСН ведётся для целей налоговой базы по налогу, а требования к бухучёту установлены своим законом.

Как выполнить требование шаг за шагом

1. Определить, что организация или ИП применяет УСН, — обязанность вести книгу привязана именно к этому режиму.
2. Организовать учёт доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу: каждая операция, влияющая на базу, должна попадать в учёт.
3. Вести этот учёт в книге учёта доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, — отдельная произвольная табличка вместо книги требование не закрывает.
4. Заполнять книгу по форме и в порядке, которые утверждает федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный по контролю и надзору в области налогов и сборов, то есть ФНС. Перед началом очередного года имеет смысл проверить, какая форма и порядок действуют.
5. Сверять данные книги с первичными документами и с данными онлайн-кассы, чтобы показатели для расчёта налога совпадали с фактическими поступлениями.
6. Если наряду с УСН применяется патент, вести учёт так, чтобы доходы и расходы по каждому режиму были разделены.

КУДиР в деталях: что закреплено и кем

Пример из практики

Предприниматель на УСН принимает оплату через онлайн-кассу и безналичными переводами, а книгу ведёт в таблице, которую заполняет по памяти в конце квартала. Когда приходит время считать налог, часть поступлений в таблице есть, часть — только в фискальных данных кассы, и налоговая база получается не той, что следует из первичных документов.

Решение здесь не в более аккуратной таблице, а в том, чтобы книга формировалась из тех же данных, что и фактические продажи: поступления по кассе, безналичные зачисления, документы на расходы. Тогда показатели для расчёта налога не расходятся с учётом. Отдельная тема — поступления, по которым чек не был сформирован вовремя: как закрыть такой риск, мы разбирали в материале о чеках коррекции при оплате на личную карту ИП.

Вторая ситуация — совмещение режимов. Предприниматель работает одновременно на патенте и на УСН, но весь поток выручки учитывает одним списком. Для расчёта налога по упрощёнке нужны именно её доходы и расходы, поэтому учёт приходится разделять по режимам. Для патента важны и собственные ограничения по доходу: о том, что происходит при их превышении, — в материале про лимит 20 млн рублей на ПСН.

Частые ошибки

• Учёт вне книги. Доходы и расходы фиксируются в произвольных файлах, а книга учёта доходов и расходов не ведётся. Закон называет конкретный регистр — книгу.
• Самодельная форма. Форма и порядок заполнения книги утверждаются ФНС, поэтому ориентироваться нужно на действующий утверждённый вариант, а не на шаблон из интернета неизвестного года.
• Разрыв между книгой и кассой. В книгу попадают не все поступления, прошедшие через онлайн-кассу и расчётный счёт, — налоговая база считается по неполным данным.
• Заполнение «под отчётность». Книга заводится один раз в год перед декларацией, хотя учёт доходов и расходов ведётся по ходу деятельности.
• Смешение режимов. При совмещении УСН и патента доходы и расходы не делятся по режимам, и показатели для расчёта налога по упрощёнке искажаются.
• Подмена бухучёта налоговым. Книга ведётся для целей налоговой базы по налогу; требования закона о бухгалтерском учёте — отдельный блок обязанностей.

Как это решается в СБИС

Чтобы не сводить книгу вручную, учёт и кассу лучше держать в одной системе: в онлайн-бухгалтерии для ИП и ООО книга учёта доходов и расходов заполняется по данным онлайн-кассы и учёта, налоги считаются автоматически, а налоговый календарь напоминает о сроках. В одной программе ведутся бухгалтерский и налоговый учёт, зарплата, склад и отчётность для ИП и ООО на УСН, ОСНО, патенте и АУСН; при совмещении патента и УСН поддерживается раздельный учёт доходов и расходов по каждому режиму. Сервис работает онлайн, тарифы — от 5 000 ₽ в год, базовые функции доступны бесплатно 14 дней.