Кто составляет транспортную накладную, если покупатель забирает груз сам

Самовывоз сам по себе не выводит перевозку из общих правил: заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, и она формируется в виде электронной транспортной накладной. Составляет накладную грузоотправитель, если договором перевозки груза не предусмотрено иное (часть 1 статьи 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ в редакции Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ). Именно поэтому при наличии договора перевозки ключевым документом становится договор: он может определять, кто из сторон готовит ЭТрН.

Что такое ЭТрН и кого касается вопрос о самовывозе

ЭТрН — это форма транспортной накладной, то есть документа, которым подтверждается заключение договора перевозки груза. Электронные перевозочные документы формируются участниками информационного взаимодействия в предусмотренных случаях, подписываются электронной подписью и направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (статья 18.1 Федерального закона № 259-ФЗ). Обмен такими документами и их передача в ГИС ЭПД идут через информационные системы электронных перевозочных документов. Общие правила перехода на электронную форму мы разобрали в материале что такое ЭТрН и кто обязан перейти на неё.

Круг участников — грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и другие участники информационного взаимодействия. Отдельно предусмотрен случай, когда грузополучатель — физическое лицо: тогда допускается подписание электронного перевозочного документа его простой электронной подписью при условиях, указанных в статье 18.1.

При самовывозе участники те же, меняется только распределение ролей. Продавец остаётся владельцем груза на складе отгрузки, покупатель организует вывоз, а перевозчиком может оказаться либо сам покупатель, либо привлечённая им транспортная компания, либо экспедитор. Договор перевозки может предусматривать иной порядок составления накладной, но сам по себе не позволяет произвольно назначать грузоотправителя и подписантов.

Как действовать при самовывозе: порядок шагов

1. Зафиксировать в договоре, кто составляет транспортную накладную. Общее правило — грузоотправитель, но договор перевозки груза может предусматривать иное.
2. Определить перевозчика: покупатель везёт груз своими машинами, привлекает наёмный транспорт или работает через экспедитора. От этого зависит, кто подписывает накладную со стороны фактического перевозчика.
3. Если заключается договор перевозки, сформировать транспортную накладную в виде ЭТрН. Груз, на который накладная не оформлена, перевозчик к перевозке не принимает — кроме груза, указанного в части 1 статьи 18 Федерального закона № 259-ФЗ.
4. Подписать документ электронной подписью в установленном порядке всем участникам информационного взаимодействия. Если грузополучатель — физическое лицо, возможна его простая электронная подпись при соблюдении условий статьи 18.1.
5. Передать документ в ГИС ЭПД через информационную систему электронных перевозочных документов — обмен и направление сведений идут только таким способом.
6. Приложить сопроводительные документы, предусмотренные законодательством, либо указать в накладной их регистрационные номера, если сведения содержатся в государственных информационных системах (часть 4 статьи 8).

Модели самовывоза и распределение ролей

Перечень ситуаций, когда накладная оформляется на бумажном носителе, устанавливает федеральный орган в сфере транспорта. Подробности собраны в материале про исключения для бумажной транспортной накладной.

Пример из практики

Оптовая компания продаёт партию со склада, покупатель приезжает за товаром сам. Стороны подписывают договор поставки, где условие о вывозе прописано одной строкой — «самовывоз со склада продавца». Когда машина встаёт на погрузку, водитель требует накладную, кладовщик отвечает, что документы на транспортировку готовит покупатель, а менеджер покупателя ждёт их от продавца. Погрузка останавливается.

Спор снимается ссылкой на общее правило, если заключается договор перевозки: транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки груза не предусмотрено иное. Стороны дополняют договор условием о том, кто формирует ЭТрН, а участники и подписанты определяются в соответствии с их фактическими ролями. Дальше вывоз идёт по одному сценарию: накладная создаётся заранее, водитель подписывает её при погрузке, грузополучатель — при приёмке.

Частые ошибки

• Считать, что при самовывозе накладная всегда не нужна. При наличии договора перевозки транспортная накладная подтверждает его заключение, а груз без неё перевозчик к перевозке не принимает, за исключением груза из части 1 статьи 18 Федерального закона № 259-ФЗ.
• Не прописывать порядок составления накладной в договоре. Закон допускает иной порядок составления накладной, но только если он предусмотрен договором перевозки груза. Без такого условия действует общее правило о грузоотправителе.
• Оформлять документ вне информационной системы. Обмен электронными перевозочными документами и их направление в ГИС ЭПД идут через информационные системы электронных перевозочных документов.
• Забывать про сопроводительные документы. Грузоотправитель либо представляет их, либо указывает в накладной регистрационные номера, если сведения есть в государственных информационных системах.
• Не учитывать подпись физического лица. Когда грузополучатель — гражданин, допускается его простая электронная подпись при условиях статьи 18.1, и процесс подписания нужно настроить заранее.
• Игнорировать бумажные случаи. Даже когда накладная оформляется на бумаге, ЭТрН может формироваться, если это предусмотрено договором перевозки груза.

Как это решается в СБИС

Чтобы оформлять ЭТрН при самовывозе без бумажной пересылки, в сервисе транспортного ЭДО СБИС электронная транспортная накладная, путевые листы и заказы-заявки оформляются и подписываются в одном электронном процессе: водителем с телефона, диспетчером и механиком из кабинета. Есть подпись с телефона водителя, QR-код для проверки ГИБДД, GPS-трекинг и фотофиксация груза, роуминг с другими операторами, интеграция с 1С и бесплатный API. Подключение — от 5 000 ₽ за 1 000 документов в год, тарифы от 1 000 до 50 000 документов в год, 30 документов бесплатно в первый месяц. Подключим ЭТрН грузоотправителю, перевозчику, экспедитору и ИП, свяжем с учётной системой и обучим всех, кто участвует в рейсе.