Нужна ли ЭТрН: когда транспортную накладную оформляют электронно, а когда допустима бумага

Ответ на запрос короткий: да, ЭТрН нужна. С 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка на перевозку груза автомобильным транспортом оформляются в электронном виде — это установлено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Бумажное оформление сохраняется только в случаях, прямо названных в приказе Минтранса России от 01.06.2026 № 262: после изменений, внесённых приказом Минтранса России от 02.09.2026 № 391 и вступивших в силу 19 сентября 2026 года, таких случаев двенадцать.

Это значит, что отвечать на вопрос «можно ли без ЭТрН» нужно не по общему ощущению, а сверяясь с перечнем: если конкретная перевозка в него не попадает, документы оформляются электронно.

Что регулируется и кого касается

ЭТрН — электронная транспортная накладная, документ, который фиксирует передачу груза перевозчику, его приёмку и выдачу получателю. Вместе с путевым листом, заказом и заявкой она относится к электронным перевозочным документам (ЭПД). Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) закрепляет условия будущей перевозки и договорённости сторон. Формирование, подписание, обмен ЭПД и их направление в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) регулирует статья 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Подробно устройство документа и порядок перехода разобраны на отдельной странице — что такое ЭТрН и кто обязан перейти с 1 сентября 2026 года.

Требование адресовано всем, кто оформляет транспортную накладную, заказ или заявку на автомобильную перевозку: грузоотправителям, перевозчикам и грузополучателям. Сами транспортная накладная, заказ и заявка предусмотрены частями 1 и 5 статьи 8 Федерального закона № 259-ФЗ — именно для них приказ № 262 и определяет случаи бумажного оформления.

Отдельно стоит выделить перевозку для граждан: бумажное оформление предусмотрено, когда услуга оказывается физическому лицу, которое выступает грузоотправителем и (или) грузополучателем, и перевозка нужна для личных, семейных, домашних или иных не связанных с предпринимательской деятельностью нужд. В примечании к этому случаю указана часть 4 статьи 1 Федерального закона № 259-ФЗ.

Срок действия приказа № 262 ограничен 1 сентября 2032 года.

Как проверить, нужна ли ЭТрН в конкретном рейсе

1. Определить, есть ли договор перевозки, то есть привлечён ли перевозчик. Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза (часть 1 статьи 8 Федерального закона № 259-ФЗ). Если компания или ИП везёт собственный груз своим транспортом, договора перевозки нет и накладная не нужна — рейс оформляют путевым листом.
2. Проверить, относится ли перевозка к одному из случаев, в которых транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе.
3. Если случай в перечень не входит — оформить транспортную накладную, заказ и заявку в электронном виде и направить сведения в ГИС ЭПД.
4. Если электронные документы направить невозможно из-за зафиксированного сбоя программно-аппаратных комплексов либо из-за отсутствия доступа к интернету — применять бумажное оформление на условиях, описанных в перечне.

Условие о сбое сформулировано узко: речь о нерегламентированной и непредвиденной неработоспособности инфраструктуры участника информационного взаимодействия (понятие взято из пункта 32 части 1 статьи 2 Федерального закона № 259-ФЗ), причём сбой должен быть зафиксирован государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак (статья 5 Федерального закона от 26.07.2017 № 187-ФЗ). Случай отсутствия доступа к интернету распространяется в том числе на населённые пункты из перечня, утверждённого распоряжением Правительства РФ от 10.07.2025 № 1855-р.

Случаи, когда накладную, заказ и заявку оформляют на бумаге

Перечень и внесённые в него изменения разобраны подробнее в материале о новых исключениях для бумажной транспортной накладной: приказом № 391 в перечень добавлены пункты 9—12 и расширен случай для военных грузов.

Пример из практики

Компания нанимает перевозчика, чтобы доставить товар между двумя своими складами в разных регионах. Грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же юридическое лицо, этот случай прямо назван в перечне, поэтому транспортную накладную допустимо оформить на бумажном носителе. Если бы компания везла товар своим грузовиком, договора перевозки не было бы и накладная не понадобилась бы вовсе. В том же месяце та же компания отгружает партию сторонней организации по договору поставки, привлекая перевозчика: в перечень такая перевозка не попадает, значит накладная, заказ и заявка оформляются электронно.

Третий рейс — доставка мебели гражданину для домашних нужд. Здесь применяется исключение о перевозке физическому лицу, выступающему грузоотправителем и (или) грузополучателем. Итог: у одного и того же перевозчика часть рейсов идёт в электронном виде, часть — на бумаге, и решение принимается по каждому рейсу отдельно, а не один раз на всю компанию.

Частые ошибки

• Путать перевозку своим транспортом с перевозкой по договору. Когда компания везёт собственный груз на своей машине, договора перевозки нет и транспортная накладная не нужна ни в электронном, ни в бумажном виде. Но если доставку покупателю берут отдельной платной услугой, это уже договор перевозки, и ЭТрН нужна. Для пива, пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции действует особое правило: при перевозке своим транспортом нужна ЭТрН или электронный путевой лист.
• Искать исключение «для ИП». Перечень построен по видам перевозок и грузов, отдельного случая по статусу индивидуального предпринимателя в нём нет.
• Распространять исключение для физического лица на любые отгрузки гражданам. Формулировка привязана к личным, семейным, домашним или иным не связанным с предпринимательством нуждам и к роли физлица как грузоотправителя и (или) грузополучателя.
• Ссылаться на сбой без подтверждения. Условие требует зафиксированной нерегламентированной неработоспособности инфраструктуры; простое «не отправилось» перечню не соответствует.
• Требовать накладную при самовывозе. Если покупатель забирает товар своим транспортом и перевозчика не нанимает, договора перевозки тоже нет, и транспортную накладную не оформляют. Если за товаром приезжает нанятый покупателем перевозчик, накладную оформляют по общим правилам.
• Оформлять перевозку по устаревшей редакции перечня. Приказ № 262 применяется с учётом редакции от 02.09.2026, изменения действуют с 19 сентября 2026 года.

Как это решается в СБИС

Когда часть рейсов идёт электронно, а часть остаётся на бумаге, удобнее вести весь транспортный документооборот в одном сервисе. В СБИС ЭТрН, путевые листы и заказы-заявки оформляются и подписываются в едином электронном процессе: водитель подписывает документ с телефона, диспетчер и механик работают из кабинета, для проверки ГИБДД формируется QR-код, доступны GPS-трекинг и фотофиксация груза, роуминг с другими операторами, интеграция с 1С и бесплатный API. Подключение возможно грузоотправителю, перевозчику, экспедитору и ИП: специалисты «АйТи Северо-Запад» свяжут сервис с учётной системой и обучат всех участников рейса. Подключение — от 5 000 ₽ за 1 000 документов в год, тарифы рассчитаны на объём от 1 000 до 50 000 документов в год, в первый месяц 30 документов бесплатно. Разобраться с условиями можно на странице оформления электронных перевозочных документов и ЭТрН.