СФР: порядок подачи заявлений на допвыходные для ухода за детьми‑инвалидами нужно закрепить в ЛНА

Социальный фонд России дал разъяснение по дополнительным выходным дням, которые предоставляются для ухода за детьми с инвалидностью. Поскольку срок подачи работником заявления законом не регламентирован, порядок обращения за такими днями работодателю следует зафиксировать в локальном нормативном акте компании. Разъяснение не вводит новой нормы — речь идёт о том, как организовать уже действующий механизм внутри организации.

Что именно разъяснил СФР

Родители, опекуны или попечители детей с инвалидностью могут ежемесячно брать до 4 дополнительных выходных. Эти дни работодатель оплачивает полностью, а СФР возмещает работодателю все расходы. Кроме того, такие дни можно накапливать и использовать как полноценный отпуск — до 24 дней подряд раз в год.

Ключевой момент разъяснения: закон не определяет, в какой срок сотрудник должен подать заявление на такие выходные. Из этого следует, что порядок обращения должен быть зафиксирован в компании. В качестве примера документа, где это можно прописать, СФР называет Правила внутреннего трудового распорядка.

Кого касается

Разъяснение адресовано работодателям, у которых работают родители, опекуны или попечители детей с инвалидностью. Для самих работников смысл разъяснения практический: если в организации утверждён понятный порядок, заранее известно, к какой дате подавать заявление, в какой форме его оформлять и кому передавать.

Зачем нужен локальный акт

Дополнительные выходные оплачиваются работодателем, а затем расходы возмещает СФР. Значит, каждый такой день должен быть корректно оформлен документами: заявление работника, решение работодателя, отражение дней в учёте рабочего времени и в расчёте заработной платы. Когда срок подачи заявления нигде не установлен, работник может обратиться в любой момент, в том числе непосредственно перед нужной датой, — и кадровой службе с бухгалтерией приходится оформлять всё в спешке.

Локальный нормативный акт закрывает этот пробел. В нём фиксируется:

• в какой срок до желаемого выходного подаётся заявление;
• в какой форме подаётся заявление и кому оно адресуется;
• как оформляется вариант, когда дни используются подряд — до 24 дней раз в год;
• кто в компании принимает документы и передаёт их в расчёт.

Как это выглядит в работе бухгалтера и кадровика

Схема простая: работник заявляет о нужных днях, работодатель издаёт приказ, дни отражаются в табеле с отдельным обозначением, начисление проходит как оплата дополнительных выходных, а затем расходы предъявляются к возмещению в СФР. Ошибки чаще возникают на входе: заявление без даты, без указания конкретных дней, без подтверждающих документов. Установленный в ЛНА порядок позволяет запрашивать недостающие сведения заранее, а не в день начисления зарплаты.

Отдельного внимания требует учёт «накопленных» дней: их количество и периодичность использования нужно вести так, чтобы в любой момент было видно, сколько дней уже предоставлено в текущем году. Удобнее, когда заявления, приказы и табель ведутся в одной системе: задачу закрывает кадровый учёт и управление персоналом, где документ по сотруднику проходит согласование и сразу попадает в расчёт.

Что делать

1. Проверить, описан ли в компании порядок предоставления дополнительных выходных по уходу за ребёнком с инвалидностью.
2. Зафиксировать этот порядок в локальном нормативном акте — например, в Правилах внутреннего трудового распорядка.
3. Прописать в нём конкретный срок подачи заявления работником, поскольку законом этот срок не установлен.
4. Утвердить форму заявления и определить ответственного, который принимает документы и передаёт их в расчёт.
5. Отдельно описать правила предоставления дней подряд — до 24 дней раз в год.
6. Ознакомить с обновлённым локальным актом работников под подпись.
7. Настроить учёт предоставленных дней и подтверждающих документов, чтобы расходы можно было предъявить к возмещению в СФР без дополнительных запросов.

Оформление документов и обмен с работниками

Кадровые документы по таким выходным удобно переводить в электронный вид: заявление, приказ и ознакомление с локальным актом подписываются без бумажной пересылки. Для этого применяется электронный документооборот с электронной подписью и МЧД — все версии документов сохраняются, а дату подачи заявления всегда можно подтвердить. Полный перечень решений для учёта и кадров собран в каталоге продуктов СБИС.