Минтруд объяснил, как заполнять новую форму № 7 о выполнении квоты для инвалидов

Минтруд разъяснил порядок заполнения новой формы № 7 «Информация о выполнении квоты для приема на работу инвалидов». Разъяснение дано письмом от 24.08.2026 № 16-5/В-1744 и касается организаций, их филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений, а также индивидуальных предпринимателей, которые заполняют эту форму. Сама форма № 7 утверждена приказом Минтруда от 12.05.2026 № 204н и применяется с 1 сентября 2026 года.

Что именно уточнил Минтруд

Вопрос касался соотношения нескольких показателей формы. В пункте 10 формы № 7 отражается численность инвалидов, трудоустроенных по трудовому договору. Отдельно в форме предусмотрены пункт 11 — численность работников, являющихся инвалидами I группы, и пункт 12 — численность ветеранов боевых действий, имеющих инвалидность и принимавших участие в специальной военной операции.

Минтруд указал, что работники, перечисленные в пунктах 11 и 12, не учитываются при заполнении пункта 10. Логика ведомства сформулирована прямо: это делается в целях исключения двойного учета работников. То есть один и тот же сотрудник не должен одновременно попадать и в общий показатель пункта 10, и в специальные показатели пунктов 11 и 12.

Как считается показатель «Выполнение квоты»

Показатель «Выполнение квоты» отражается в пункте 14 формы № 7. При его расчете работники, указанные в пунктах 11 и 12, учитываются отдельно — с применением повышающего коэффициента 2. При этом из общей численности работников с инвалидностью, участвующей в расчете, исключается численность тех сотрудников, которые отражены в пунктах 11 и 12.

Таким образом, порядок работы с формой выглядит так: сначала сотрудники распределяются по показателям без пересечений, затем «льготные» категории умножаются на повышающий коэффициент и складываются с остальной численностью при расчете выполнения квоты.

Кого касается разъяснение

Разъяснение адресовано всем, кто обязан заполнять форму № 7: организациям и их обособленным подразделениям, а также индивидуальным предпринимателям. Речь идет о работниках, трудоустроенных по трудовому договору на рабочее место непосредственно в организацию (филиал, представительство, иное обособленное структурное подразделение) или к ИП.

Важно учитывать статус документа: письмо Минтруда от 24.08.2026 № 16-5/В-1744 — это разъяснение по применению уже действующей формы, а не новая норма. Новая форма № 7 применяется с 1 сентября 2026 года на основании приказа от 12.05.2026 № 204н.

Как это выглядит в работе кадровика и бухгалтера

Практическая часть сводится к корректному распределению сотрудников по показателям формы. Для этого нужна актуальная информация о том, у кого из работников инвалидность I группы, а кто относится к ветеранам боевых действий, имеющим инвалидность и принимавшим участие в специальной военной операции. Если такие сведения в кадровом учете не выделены отдельными признаками, при заполнении пункта 10 легко получить пересечение показателей — именно от него и предостерегает Минтруд.

Удобнее, когда категории работников и подтверждающие документы фиксируются в единой системе кадрового учета и не собираются вручную перед каждым отчетом. Такую задачу закрывает кадровый учёт и управление персоналом в СБИС: сведения о сотрудниках и их документах хранятся в одном месте, откуда их можно взять для расчета показателей квоты.

Что делать

1. Убедиться, что с 1 сентября 2026 года используется новая форма № 7, утвержденная приказом Минтруда от 12.05.2026 № 204н.
2. В пункте 10 формы указывать численность инвалидов, трудоустроенных по трудовому договору на рабочее место непосредственно в организацию (филиал, представительство, иное обособленное структурное подразделение), к ИП.
3. Не включать в пункт 10 работников с инвалидностью, которые отражены в пунктах 11 и 12 формы № 7.
4. В пункте 11 отражать работников, являющихся инвалидами I группы, в пункте 12 — ветеранов боевых действий, имеющих инвалидность и принимавших участие в специальной военной операции.
5. При расчете показателя «Выполнение квоты» в пункте 14 учитывать работников из пунктов 11 и 12 отдельно, с применением повышающего коэффициента 2, исключая их численность из общего показателя.
6. Проверить, как категории работников отмечены в кадровых данных, чтобы распределение по пунктам формы не давало двойного учета.

Если кадровые документы и отчетные формы ведутся в разных программах, стоит заранее свести данные в один контур — от кадрового учета до электронной отчётности, чтобы показатели формы № 7 формировались из тех же сведений, что и остальная отчетность по персоналу.