Один пассажир — один билет — один чек: ФНС о применении ККТ в пассажирских перевозках

УФНС по Республике Карелия разъяснило, как перевозчикам на регулируемых городских и междугородних маршрутах применять контрольно-кассовую технику при расчетах с физическими лицами. Главный принцип, который сформулировали налоговики: «Один пассажир — один билет — один чек». Речь идет не о новой норме, а об уточнении действующего порядка, поэтому выполнять требования нужно уже сейчас.

Когда перевозчик обязан применять ККТ

Касса применяется при расчетах с физлицами независимо от способа оплаты: наличными, банковской картой и через СБП. То есть безналичная оплата в салоне или у водителя не освобождает перевозчика от формирования фискального документа. Оплата проезда — это обычный расчет, и на каждый такой расчет должен приходиться свой чек.

Разъяснение адресовано перевозчикам, работающим на регулируемых городских и междугородних маршрутах, а фактически касается и водителей с кондукторами, которые принимают деньги в салоне.

Два допустимых варианта работы

Налоговики описали две схемы, каждая из которых соответствует требованиям.

• Портативная онлайн-касса в автобусе. Чеки печатаются на месте расчета, а сведения передаются оператору фискальных данных.
• Бумажный билет с последующим формированием чека. Пассажиру выдается билет, в котором указаны серия, номер, ИНН перевозчика и QR-код. Электронный чек при этом формируется в офисе — в день расчета.

Второй вариант удобен для маршрутов, где использование кассового аппарата в салоне затруднено, но он не отменяет двух условий: билет должен содержать все перечисленные реквизиты, а электронный чек должен появиться именно в день расчета, а не позже.

Что налоговики считают ошибкой

По разъяснению, оформление всей дневной выручки одной суммой в офисе считается ошибкой. Сводный документ не заменяет индивидуальные чеки и билеты: билет и чек оформляются отдельно на каждого пассажира.

Отдельно подчеркнуто: при расчетах в салоне водитель или кондуктор должны выдавать бумажный документ каждому пассажиру, а не только по его требованию. Формулировка «если попросит» здесь не работает — документ выдается по умолчанию.

Когда сводный чек все-таки допустим

Исключение из правила «один пассажир — один чек» есть, и оно узкое. Один сводный чек за расчетный период допустим только при предварительной оплате по абонементам, проездным и корпоративным договорам. Во всех остальных случаях, включая обычную оплату проезда в салоне, сводный документ применять нельзя.

На практике это означает, что перевозчику стоит разделить учет: продажа проездных и расчеты по договорам с организациями — один порядок оформления, разовые поездки пассажиров — другой, с чеком на каждую оплату.

Как это выглядит в работе бухгалтера

Бухгалтеру перевозчика важно понимать, каким способом закрывается каждый маршрут. Если в салоне стоит портативная касса, выручка по смене складывается из индивидуальных чеков, которые ушли оператору фискальных данных, — и сумма по фискальным документам должна сходиться с деньгами, сданными водителем. Если используется схема с бумажными билетами, контроль строится на сверке серий и номеров выданных билетов с электронными чеками, сформированными в офисе в тот же день. Билеты с нарушенной нумерацией или чеки, сформированные на следующий день, — повод разобраться в процессе до того, как вопросы возникнут у налоговой.

Техническая часть задачи — наличие рабочей кассы в салоне, передача данных оператору и корректная настройка реквизитов. Подобрать портативную кассу и фискальный накопитель под условия работы в транспорте можно с учетом маршрутов и числа транспортных средств, а передачу фискальных данных закрывает подключение к оператору фискальных данных.

Что делать

1. Проверить, на всех ли маршрутах расчеты с физлицами сопровождаются фискальным документом — включая оплату картой и через СБП.
2. Выбрать для каждого маршрута один из двух допустимых вариантов: портативная онлайн-касса в автобусе либо бумажный билет с серией, номером, ИНН перевозчика и QR-кодом.
3. Если используется вариант с билетами — настроить формирование электронного чека в офисе в день расчета, без переноса на следующий день.
4. Исключить оформление дневной выручки одной суммой: билет и чек оформляются отдельно на каждого пассажира.
5. Провести инструктаж водителей и кондукторов: бумажный документ выдается каждому пассажиру, а не по требованию.
6. Отдельно описать порядок для абонементов, проездных и корпоративных договоров — только по ним допустим один сводный чек за расчетный период.
7. Ввести ежедневную сверку выданных билетов и сформированных чеков с поступившей выручкой.