Как учесть расходы на платные подписки на ИИ-сервисы: разъяснение Минфина

Минфин России разъяснил, как учитывать затраты на платные подписки на сервисы искусственного интеллекта. Специальных правил налогового учёта для таких сервисов в действующем законодательстве нет — значит, расходы оцениваются по общим требованиям Налогового кодекса. Разъяснение касается организаций, которые учитывают подобные затраты, в том числе применяющих УСН с объектом «доходы минус расходы».

Общие требования вместо специальных правил

Отдельной статьи или особого порядка для подписок на ИИ-сервисы в НК РФ не предусмотрено. Поэтому работает п. 1 ст. 252 НК РФ: расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода. Ведомство прямо указало: «Расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода».

Для бухгалтера это означает, что вопрос не в природе сервиса, а в том, можно ли по имеющимся бумагам и электронным файлам восстановить картину: что именно куплено, за сколько, кем оплачено и зачем организации этот сервис нужен. Никакой новой нормы разъяснение не вводит — это ориентир по применению уже действующего правила.

Чем подтверждать затраты

Минфин исходит из того, что подтверждение складывается из совокупности документов. В такой комплект могут входить:

• электронный инвойс на подписку;
• подтверждение оплаты;
• пользовательское соглашение или условия подписки;
• подтверждение предоставления доступа к сервису;
• внутренние документы о служебном использовании сервиса.

Отдельно отмечены два ограничения, которые важно учитывать именно вместе с требованием о подтверждении. Первое: «отсутствие акта оказанных услуг само по себе не исключает признания расходов» — то есть привычного двустороннего акта у зарубежного или автоматизированного сервиса может не быть, и это не делает расход автоматически неподтверждённым. Второе: «Сам по себе инвойс не гарантирует признания расходов» — один только счёт без оплаты, условий подписки и связи с деятельностью организации картину не закрывает.

Что должны показывать документы

Комплект документов нужно собирать так, чтобы из него устанавливались четыре вещи: содержание приобретения, его стоимость, факт оплаты и связь с деятельностью организации. Последний пункт обычно и требует внутренней работы: в каких задачах используется сервис, какие сотрудники или подразделения с ним работают, какой результат он даёт для деятельности, приносящей доход. Для этого и служат внутренние документы о служебном использовании — приказ, регламент, служебная записка, описание задач.

Содержание приобретения — это конкретика тарифа и объёма подписки: какой план оплачен, на какой период, сколько пользователей подключено. Стоимость и факт оплаты подтверждаются платёжными документами и самим инвойсом. Практическая сложность в том, что такие документы приходят в электронном виде и разрозненно, поэтому их имеет смысл сразу привязывать к учётной операции, а не искать в почте через год.

Упрощённая система: тот же подход

Организациям на УСН с объектом «доходы минус расходы» Минфин рекомендует применять к затратам на ИИ-сервисы подход, аналогичный используемому при расчёте налога на прибыль. То есть те же критерии обоснованности и документального подтверждения и тот же принцип совокупности документов.

Как упорядочить документы по подпискам

Разрозненные инвойсы, подтверждения оплаты и внутренние распоряжения проще хранить в одном контуре, где к каждой операции прикреплён её первичный документ. С этим помогает электронный документооборот: файлы по подписке, внутренние приказы и подтверждения доступа собираются в карточке контрагента или договора, а не расползаются по почтовым ящикам сотрудников. Если учёт ведётся внешними силами, тот же принцип удобно реализовать в онлайн-бухгалтерии — расход сразу сопровождается полным комплектом подтверждений.

Что делать

1. Проверить, по каким ИИ-сервисам организация платит подписки, и составить перечень с тарифами и периодами оплаты.
2. По каждой подписке собрать комплект: электронный инвойс, подтверждение оплаты, пользовательское соглашение или условия подписки, подтверждение предоставления доступа.
3. Оформить внутренние документы о служебном использовании сервиса — для кого подключён доступ и в каких рабочих задачах применяется.
4. Убедиться, что из собранных документов видны содержание приобретения, его стоимость, факт оплаты и связь с деятельностью организации.
5. Не считать отсутствие акта оказанных услуг препятствием для признания расхода и не ограничиваться одним инвойсом.
6. На УСН с объектом «доходы минус расходы» применять тот же подход, что и при налоге на прибыль.
7. Настроить хранение электронных документов по подпискам так, чтобы они были привязаны к конкретной операции учёта.