Новые форматы корректировочных счетов-фактур и УКД: полномочия переходят к ФНС

Функцию утверждения форм и форматов документов по НДС передают Федеральной налоговой службе, а в электронных файлах уже появляются новые форматы корректировочных счетов-фактур и УКД, сближённые с форматом УПД. Изменение затрагивает всех, кто выставляет счета-фактуры, УКД и УПД, а также операторов ЭДО и разработчиков учётных систем. Переход полномочий вступит в силу с 1 октября 2027 года — к этой дате бизнес должен полностью работать по новым правилам.

Кто теперь утверждает форматы счетов-фактур

Раньше формы и форматы документов по НДС — счета-фактуры, журналы учёта, книги покупок и продаж — закреплялись постановлениями Правительства. Основание для передачи этой функции налоговой службе — изменения в п. 8 ст. 169 Налогового кодекса. Организационно это означает, что ФНС утверждает форматы приказами и доводит их до операторов ЭДО и разработчиков учётных систем без длительных межведомственных согласований. Обновлять структуру электронных документов под изменение ставок НДС, требования к прослеживаемым товарам и интеграцию с системами маркировки станет возможно быстрее.

Само перераспределение полномочий — административный шаг. Технические правки в форматах появляются раньше, и учитывать их в работе приходится уже сейчас.

Что меняется в формате счёт-фактуры и смежных документов

Ключевые обновления электронных форматов:

• Унификация с УПД и УКД. Форматы корректировочных счетов-фактур и универсальных корректировочных документов максимально сближены с форматом УПД: состав обязательных полей и структура XML-файлов приведены к общему виду приказом ФНС № ЕД-7-26/970@. В разных типах сделок используется единый набор реквизитов и одинаковая логика заполнения.
• Маркировка и прослеживаемость. В форматы добавлены блоки для передачи сведений о маркированных товарах. Появилось поле «Номер средства идентификации товаров», расширены возможности указания нескольких партий в одной строке — это нужно для партионного учёта и автоматического контроля остатков.
• Ставки НДС. Заложена поддержка ставок, действующих с 2026 года: 22% и расчётной 22/122, а для отдельных категорий операций — 18,03%. Суммы налога в электронных документах отражаются корректно, вычеты рассчитываются автоматически.
• Реквизиты ИП. Из форматов исключён реквизит о свидетельстве о госрегистрации предпринимателя. Вместо него обязательно указывать ОГРНИП и дату его присвоения.

Как это выглядит в работе бухгалтера

При отгрузке партии маркированной обуви в строке товара заполняется блок сведений о маркировке: номер средства идентификации (Data Matrix), количество единиц, а при необходимости — номер таможенной декларации. Если эти поля не заполнить, документ может быть отклонён оператором ЭДО или не принят системой ФНС при проверке.

Когда поставщик и покупатель согласовали снижение цены на ранее отгруженный товар, в УКД используются те же реквизиты, что и в УПД: итоговые суммы, ставки НДС, коды единиц измерения. Это снижает риск расхождений при сопоставлении данных в книгах покупок и продаж.

Предприниматель, выставляя счёт-фактуру, вместо номера и даты свидетельства о госрегистрации вносит ОГРНИП — например, 323774650000123 — и дату его присвоения, скажем, 15.03.2023. Налоговая быстрее идентифицирует предпринимателя и точнее привязывает операции к его карточке налогоплательщика.

Счёт-фактура в формате XML: что проверить в системе и у оператора

Операторы ЭДО и учётные системы должны поддерживать актуальные версии форматов. Если система не обновлена, документы могут не пройти форматно-логический контроль. Бухгалтерии и отделу продаж имеет смысл заранее перепроверить шаблоны документов, настроить новые поля — прежде всего по маркировке и прослеживаемости — и обновить инструкции для сотрудников.

Чтобы обмен счетами-фактурами, УКД и УПД шёл в поддерживаемых версиях форматов без ручной доработки файлов, организации переводят исходящие и входящие документы в электронный документооборот с проверкой реквизитов на стороне оператора. Для магазинов и складов, работающих с маркированными товарами, блоки средств идентификации в документах удобнее вести вместе с товарным учётом — эту задачу закрывает автоматизация магазина и маркировки.

Что делать

1. Проверить версию форматов в учётной системе и уточнить у вендора или ИТ-службы, поддерживаются ли актуальные форматы ФНС, в том числе по приказу № ЕД-7-26/970@.
2. Связаться с оператором ЭДО, подтвердить готовность аккаунта к обмену документами в новых форматах, запросить перечень поддерживаемых версий и сроки обновлений.
3. Обновить внутренние регламенты по заполнению счетов-фактур, УКД и УПД, добавить чек-листы проверки обязательных полей, особенно по маркировке.
4. Провести тестовый обмен счетами-фактурами и УКД и убедиться, что документы проходят форматно-логический контроль и корректно отображаются у контрагента.
5. Провести инструктаж для бухгалтерии и менеджеров: какие поля обязательны, как вносить данные по маркированным товарам и реквизиты ИП.