Минтруд предложил выносить штрафы за сведения о трудовой деятельности в электронном виде

Минтруд России предложил перевести в электронный формат рассмотрение нарушений, связанных с подачей работодателями сведений о трудовой деятельности работников в Социальный фонд России. Проект федерального закона вынесен на общественное обсуждение на портале regulation.gov.ru. Срок введения новых правил в источнике не указан.

Сейчас это проект, а не действующая норма: текст обсуждается, и порядок работы с кадровой отчётностью пока не меняется.

Что предлагает Минтруд

Суть идеи ведомство формулирует как «перейти от составления протокола к электронному документообороту». То есть при выявлении нарушения, связанного со сведениями о трудовой деятельности, бумажный протокол не составляется, а «постановление о штрафе выносится в электронном виде».

Работодатель при этом сохраняет право на обжалование — постановление можно оспорить в установленном законом порядке. Проект меняет форму процедуры, а не лишает компанию возможности защищать свою позицию.

Кого это касается

Изменения адресованы работодателям, которые подают сведения о трудовой деятельности работников в Социальный фонд России. По оценке Минтруда, ежегодно некорректную или несвоевременную подачу сведений выявляют примерно в отношении 500 тыс. работодателей. В процедуре участвует Роструд, а косвенно изменения затрагивают и работников: от своевременности сведений зависит полнота данных об их трудовом стаже.

Сведения о трудовой деятельности сдаются в СФР с 2023 года. Это кадровая отчётность, которая фиксирует факты из трудовой биографии сотрудника и формирует его электронные данные о работе.

Когда отчёт нужен, а когда нет

Сведения сдаются только в том случае, если произошло одно или несколько кадровых событий. К ним относятся:

• приём на работу;
• увольнение;
• перевод на другую постоянную работу;
• присвоение новой квалификации;
• переименование работодателя.

Если ни одного из перечисленных событий не было, сведения о трудовой деятельности не подаются — «пустой отчёт сдавать не нужно». Это важная оговорка: обязанность возникает от события, а не от наступления отчётного периода сама по себе.

Штраф и его размер

За непредставление или представление недостоверных сведений предусмотрен административный штраф в размере от 300 до 500 рублей. Проект Минтруда не меняет сумму — он касается порядка, в котором дело рассматривается и выносится постановление.

Для бухгалтера и кадровика это означает, что цена вопроса — не столько сам штраф, сколько аккуратность учёта кадровых событий. Недостоверные сведения — это не только пропущенный отчёт, но и ошибка в дате, основании или наименовании должности.

Где возникают сложности в работе

Обязанность отчитываться привязана к событию, поэтому отслеживать нужно не календарь, а приказы. Перевод оформлен задним числом, кадровый документ подписан позже фактической даты, сотрудник уволен в выходной — во всех этих ситуациях дата события и дата оформления расходятся, и сведения легко подать с ошибкой.

Отдельная история — переименование работодателя: это кадровое событие, которое требует сведений по всем работникам, хотя внутри компании ничего не меняется.

Чтобы кадровые события не терялись между приказом и отчётом, удобно вести их в одной системе: в СБИС кадровый учёт и персонал связывает приказ по сотруднику с формированием отчётности, а электронная отчётность в ФНС, СФР и Росстат фиксирует факт и дату отправки сведений в фонд.

Что делать

1. Передавать в Социальный фонд России сведения о трудовой деятельности работников при наступлении кадровых событий.
2. Не сдавать пустой отчёт, если кадровых событий не было.
3. Составить перечень событий, которые в компании порождают обязанность отчитаться: приём, увольнение, перевод на другую постоянную работу, присвоение новой квалификации, переименование работодателя.
4. Проверить, чтобы дата кадрового приказа и дата события совпадали с данными, которые уходят в отчёт.
5. Сохранять подтверждения отправки и приёма сведений — они понадобятся, если постановление придётся обжаловать.
6. Следить за судьбой проекта: он обсуждается, а срок введения новых правил в источнике не указан.

Если кадровых документов и обменов с госорганами становится больше, стоит заранее настроить электронный документооборот с МЧД и электронной подписью: это поможет организовать работу с электронными постановлениями и перепиской по ним.