Новые уведомления МВД и медосмотры для иностранцев

С 1 сентября 2026 года работодатели и заказчики работ должны применять новые формы уведомлений МВД при заключении и прекращении трудовых договоров и договоров ГПХ с иностранными гражданами. Одновременно вводятся единые правила медицинского освидетельствования иностранцев: медицинские заключения формируются в электронном виде и передаются в МВД.

Изменения затрагивают компании и ИП, привлекающих иностранных работников, включая обладателей патента, граждан из безвизовых стран и высококвалифицированных специалистов. Основной срок для работодателя сохраняется: уведомление по договору направляют не позднее трёх рабочих дней с даты его заключения или прекращения.

Новые формы уведомлений о договоре

Основанием для обновления форм стал приказ МВД России от 12 мая 2026 года №290. С начала сентября прежний приказ МВД № 536 больше не применяется. Поэтому использовать ранее подготовленные шаблоны уведомлений после вступления изменений в силу нельзя: кадровой службе нужно заменить бланки и проверить внутренние регламенты.

Уведомление требуется при заключении и прекращении как трудового договора, так и договора гражданско-правового характера на выполнение работ или оказание услуг. Отсчёт трёх рабочих дней начинается с даты соответствующего события. Важно не путать дату подписания документа, дату начала работ и дату фактической передачи сведений: для контроля срока нужно фиксировать именно дату заключения либо прекращения договора.

До отправки следует сверить сведения об иностранном гражданине во всех документах. Особого внимания требуют имя, номер паспорта, а также реквизиты патента, если работник трудится на его основании. Расхождения в написании данных между договором, паспортом и разрешительными документами лучше выявить до оформления уведомления.

Медицинское освидетельствование: единый порядок и электронные заключения

Для иностранных граждан, прибывших в Россию для трудовой деятельности, действуют единые правила медицинского освидетельствования. Если исключение не применяется, обследование необходимо пройти в течение 30 календарных дней со дня въезда. Медицинская организация должна быть уполномоченной, а результаты обследования оформляются электронно и направляются в МВД.

Контроль медицинских документов важен и после первоначального оформления. Повторное освидетельствование предусмотрено в течение 30 календарных дней после истечения года со дня предыдущего обследования. Отдельно учитывается период до въезда: в правилах указан срок в пределах года до въезда.

Работодателю целесообразно включить проверку срока медицинского освидетельствования в кадровый контроль наряду со сроком действия паспорта, документов на право работы и выполнением требований миграционного учёта. Для ведения единого реестра сотрудников, документов и контрольных дат можно использовать кадровый учёт и персонал.

Патенты и работа в нескольких регионах

У иностранца, работающего по патенту, есть самостоятельная обязанность: направить в территориальный орган МВД уведомление об осуществлении трудовой деятельности в течение двух месяцев со дня выдачи патента. Уведомление работодателя о договоре не заменяет это уведомление владельца патента. При оформлении сотрудника стоит разъяснить ему оба действия и отдельно проконтролировать документы, относящиеся к каждой обязанности.

Если иностранец работает в двух регионах, связанных соглашением, уведомления нужно направлять в МВД каждого соответствующего региона. Срок составляет три рабочих дня с начала работы в таком регионе. Не следует ограничиваться уведомлением по месту нахождения одного подразделения или по адресу, указанному в первоначальном договоре, если работа фактически начинается также во втором регионе.

Какие ошибки важно исключить

Распространённая организационная ошибка — продолжать работать по форме, которая применялась до 1 сентября 2026 года. Не менее рискованно откладывать сбор документов до даты выхода сотрудника: тогда возрастает вероятность пропустить трёхдневный срок уведомления либо обнаружить несовпадение персональных данных в последний момент.

Отдельной проверки требует согласие иностранного сотрудника на обработку персональных данных. Его следует предложить подписать для приложения к уведомлению. Документ лучше получать одновременно с пакетом для оформления договора, а не после его подписания.

При кадровом сопровождении также важно разделять сроки работодателя и самого иностранца. Компания направляет уведомление о заключении или прекращении договора не позднее трёх рабочих дней. Иностранец с патентом действует в пределах двух месяцев со дня выдачи патента. Иностранец, прибывший для работы, проходит медицинское освидетельствование в установленный 30-дневный период, когда нет исключения.

Что делать

1. Заменить шаблоны уведомлений МВД на формы, предусмотренные приказом МВД России от 12 мая 2026 года №290.
2. Настроить контроль трёх рабочих дней для каждого заключённого и прекращённого трудового договора или договора ГПХ с иностранцем.
3. Перед оформлением сверять имя, паспортные данные и реквизиты патента во всех документах иностранного гражданина.
4. Включить согласие на обработку персональных данных в комплект документов для оформления уведомления.
5. Проверять прохождение медицинского освидетельствования в уполномоченной медицинской организации и контролировать сроки повторного обследования.
6. Напоминать работникам с патентом об их отдельном уведомлении МВД в течение двух месяцев со дня выдачи патента.
7. При начале работы в двух связанных соглашением регионах направлять уведомления в МВД каждого из них в течение трёх рабочих дней.
8. Регулярно проверять сроки паспорта, документов на право работы, миграционного учёта и медицинского освидетельствования.