Какие перевозочные документы переходят в электронный вид с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка на автомобильную перевозку оформляются в электронном виде — это установлено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ (в редакции Федерального закона от 04.08.2026 № 302-ФЗ). С той же даты предусмотрена возможность формировать экспедиторские документы в форме электронного документа и направлять их в ГИС ЭПД. Бумажное оформление накладной, заказа и заявки сохраняется только в ситуациях из перечня Минтранса, а путевой лист можно вести и на бумаге.

Что такое ЭПД и кого касается переход

ЭПД — электронные перевозочные документы, то есть документы, сопровождающие перемещение груза и оформленные в электронном виде. Ключевой из них — электронная транспортная накладная (ЭТрН): она оформляет перевозку груза и фиксирует передачу груза перевозчику, его приёмку и выдачу получателю. ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, куда направляются электронные экспедиторские документы.

Изменения затрагивают всех участников автомобильной перевозки: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и водителей, а также лиц, которые ведут транспортно-экспедиционную деятельность. Формирование, подписание, обмен ЭПД и их направление в ГИС ЭПД регулирует статья 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Отдельно про саму накладную и круг обязанных лиц мы подробно писали в материале что такое ЭТрН и кто обязан перейти с 1 сентября 2026 — здесь остановимся на датах, исключениях и требованиях к оформлению.

Что нужно сделать до 1 сентября 2026 года

1. Определить, какие из ваших документов попадают под обязательный электронный формат: транспортная накладная, заказ и заявка на автомобильную перевозку.
2. Наладить оформление этих документов в электронном формате — у грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя, включая подписание водителем в рейсе.
3. Обеспечить подписание электронных экспедиторских документов усиленной квалифицированной электронной подписью либо усиленной неквалифицированной электронной подписью физического лица — в порядке, установленном Правительством РФ, и с применением средств защиты информации, прошедших оценку соответствия.
4. Настроить направление электронных экспедиторских документов в ГИС ЭПД.
5. Если лицо ведёт транспортно-экспедиционную деятельность на 1 марта 2026 года — уведомить об этом федеральный орган, уполномоченный на ведение реестра уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности, в течение шестидесяти дней.
6. Проверить, попадают ли отдельные рейсы в перечень ситуаций, когда накладную, заказ и заявку допустимо оформить на бумаге, и закрепить порядок действий для таких перевозок.

Право на транспортно-экспедиционную деятельность, как указано в законе, предоставляется заинтересованным лицам со дня размещения соответствующей записи в реестре. Есть и прямое ограничение: при невозможности обеспечить соблюдение требований к перевозке предметов и веществ, изъятых из гражданского оборота или ограниченно оборотоспособных, оказание экспедиционных услуг не допускается.

Даты и документы: что и когда

Исключения: когда бумага остаётся

Перечень ситуаций, в которых транспортную накладную, заказ и заявку можно оформить на бумаге, установлен приказом Минтранса от 01.06.2026 № 262 (рег. № 86819) — в нём восемь случаев. С 19 сентября 2026 года приказ от 02.09.2026 № 391 (рег. № 88150) расширяет перечень до 12 оснований. Среди добавленных — перевозка по территории, где официально введён режим повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения, военного положения или контртеррористической операции. Подробнее о новых основаниях — в материале о том, как расширяется список исключений для бумажной накладной.

Путевой лист в этот обязательный переход не входит. Документ можно оформлять на бумажном носителе или в виде электронного документа; бумажная форма остаётся допустимой. Для работы с путевыми листами важно заранее определить внутренний порядок оформления, хранения и передачи документов, чтобы выбранный формат был понятен всем участникам перевозки.

Что пока остаётся открытым

Порядок обмена ЭПД, направления документов и сведений в ГИС ЭПД, а также предъявления ЭПД устанавливается Правительством РФ — на эти акты стоит ориентироваться при настройке процессов. Спорные ситуации перехода мы собираем в материале об открытых вопросах ЭТрН и ЭПД с 1 сентября 2026 и дополняем по мере появления разъяснений.

Пример из практики

Компания-грузоотправитель отгружает товар несколькими машинами в день, накладные раньше распечатывались в трёх экземплярах и возвращались с водителями. К переходу подготовку начали с инвентаризации маршрутов: по основной массе рейсов документы переводят в электронный вид, а рейсы, для которых бумажное оформление допустимо по перечню Минтранса, выделяют отдельно. Дальше распределили роли: диспетчер формирует заказ и заявку, водитель подписывает накладную в рейсе со своего телефона, грузополучатель фиксирует приёмку. Параллельно экспедиторское подразделение проверило срок уведомления уполномоченного органа, чтобы запись в реестре появилась до начала обязательного электронного оформления.

Частые ошибки

• Считать, что электронной становится вся перевозочная документация. Обязательный электронный формат с 1 сентября 2026 года касается транспортной накладной, заказа и заявки; путевой лист допускает и бумагу, и электронный документ.
• Готовить только сторону грузоотправителя. В обмене участвуют перевозчик, грузополучатель и водитель — важно заранее настроить взаимодействие всех участников перевозки.
• Игнорировать перечень исключений и держать бумагу на рейсах, которые под исключения не попадают. Допустимость бумаги в отдельных ситуациях не исключает электронное оформление там, где оно требуется.
• Не учитывать требования к подписи: для электронных экспедиторских документов нужна усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись физического лица в установленном порядке и со средствами защиты информации, прошедшими оценку соответствия.
• Забыть про уведомление о транспортно-экспедиционной деятельности: для тех, кто ведёт её на 1 марта 2026 года, срок — шестьдесят дней.
• Откладывать настройку обмена и направления документов в ГИС ЭПД до последних недель перед датой.

Как это решается в СБИС

В СБИС транспортный ЭДО работает как единый процесс: перевести транспортные накладные и заказы-заявки в электронный вид можно вместе с путевыми листами — водитель подписывает документ с телефона, диспетчер и механик работают из кабинета, для проверки ГИБДД формируется QR-код, доступны GPS-трекинг и фотофиксация груза. Мы подключаем ЭТрН грузоотправителю, перевозчику, экспедитору и ИП, связываем сервис с учётной системой и обучаем всех участников рейса; есть роуминг с другими операторами, интеграция с 1С и бесплатный API. Первый месяц — 30 документов бесплатно, подключение от 5 000 ₽ за 1 000 документов в год, тарифы рассчитаны на объём от 1 000 до 50 000 документов в год.