Что нужно предпринимателю, чтобы обмениваться документами через оператора

Чтобы индивидуальный предприниматель начал обмениваться УПД, актами и договорами электронно, нужны три вещи: электронная подпись, оператор электронного документооборота и согласие контрагента получать документы в таком виде. Юридическую силу электронных документов обеспечивает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: его статья 6 устанавливает условия, при которых электронный документ признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью. Получать входящие документы предприниматель может бесплатно.

Ниже — порядок действий и те моменты, которые важно учесть: формат доверенности представителя и работа с контрагентами, подключёнными к другому оператору.

Что такое ЭДО и кого из предпринимателей он касается

ЭДО — это обмен УПД, актами и договорами с контрагентами и госорганами в электронном виде через оператора. Документ формируется в системе, подписывается электронной подписью и уходит получателю по защищённому каналу; после подписания обеими сторонами экземпляр остаётся в системе у каждой стороны. Как устроен такой обмен изнутри, подробно разобрано в материале что такое ЭДО и как работает электронный документооборот.

Тема прямо касается предпринимателей, которые передают контрагентам и государственным органам первичные документы и договоры, а также тех, у кого документы подписывает и отправляет представитель — по доверенности от имени ИП.

Виды электронных подписей перечислены в статье 5 Закона № 63-ФЗ. Отдельная статья 17.3 этого же закона посвящена использованию квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях индивидуальных предпринимателей — именно на неё опираются требования к подписи ИП.

Порядок действий: от подписи до подписанного документа

1. Получить электронную подпись, которой предприниматель будет подписывать документы.
2. Выбрать оператора ЭДО и настроить рабочее место, при необходимости — связать систему с учётной программой.
3. Сформировать УПД, акт или договор в системе либо загрузить готовый документ из учётной системы.
4. Подписать документ электронной подписью.
5. Отправить документ по защищённому каналу.
6. Если у контрагента нет ЭДО, ему придёт приглашение — обмен начнётся после того, как он его примет.
7. Контрагент открывает документ и подписывает его электронной подписью либо отклоняет с указанием причины.
8. После подписания обеими сторонами экземпляр документа остаётся в системе у каждой из сторон — его не нужно дублировать на бумаге.

Пошаговый порядок подключения описан в разделе как подключить ЭДО.

Доверенность представителя: какой формат выбрать

Если документы от имени предпринимателя подписывает представитель, его полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность (МЧД). Здесь важно не перепутать форматы.

Формат МЧД ФНС России версии 5.03 предназначен только для взаимодействия с налоговыми органами — использовать его как доверенность для обмена электронными документами с контрагентами не следует. Если нужна одна доверенность и для налоговой, и для контрагентов, применяется единая машиночитаемая доверенность (ЕМЧД) по единому формату версии 003: предприниматель или организация вправе использовать её при подходящем формате и корректно указанных полномочиях представителя. Разъяснения по этому вопросу собраны в материале о том, когда одна МЧД годится и для ФНС, и для контрагентов.

Что входит в работу с электронными документами и сколько это стоит

Актуальные условия и состав работ приведены на странице электронного документооборота.

Пример из практики

Предприниматель работает с несколькими крупными заказчиками, и каждый из них просит закрывающие документы в электронном виде. Первый заказчик уже подключён к тому же оператору — обмен начинается сразу: акт формируется в системе, подписывается электронной подписью и уходит получателю, тот подписывает его со своей стороны.

Второй заказчик обслуживается у другого оператора. Документы всё равно уходят по защищённому каналу, для этого настраивается роуминг. Третий контрагент электронными документами до этого не обменивался — ему приходит приглашение, и обмен начинается после того, как приглашение принято. Подписанные экземпляры остаются в системе у обеих сторон, поэтому распечатывать и хранить бумажные копии для подтверждения сделки не требуется.

Возможные ошибки предпринимателей

• Доверенность не того формата. МЧД в формате ФНС версии 5.03 берут для обмена с контрагентами, хотя она предназначена для взаимодействия с налоговыми органами. Для универсального варианта нужна ЕМЧД по единому формату версии 003.
• Неверно описаны полномочия представителя. Единая доверенность работает и для налоговой, и для контрагентов только при корректно указанных полномочиях.
• Отправка документа до приглашения. Если контрагент не подключён к ЭДО, сначала ему уходит приглашение, и обмен возможен после его принятия.
• Отказ от обмена из-за «другого оператора». Работа с контрагентом у другого оператора решается настройкой роуминга, а не переходом на бумагу.
• Дублирование электронных документов бумажными. Электронный документ, подписанный электронной подписью, признаётся равнозначным бумажному при условиях, установленных статьёй 6 Закона № 63-ФЗ.
• Отказ контрагента без причины. Получатель может отклонить документ с указанием причины — эту причину стоит отработать и отправить исправленный документ, а не спорить в переписке.

Как это решается в СБИС

СБИС — система ЭДО для обмена электронными документами: ИП и организации отправляют УПД, акты и договоры контрагентам и госорганам с юридической силой, без бумаги и курьеров. Входящие документы предоставляются бесплатно, подключение — от 3 000 ₽, электронный документооборот — 2 300 ₽ в год; установка, настройка и обучение бесплатны, а роуминг с другими операторами мы настраиваем сами. Мы подключим ЭДО, свяжем его с учётной системой и обучим сотрудников — начать можно со страницы обмена документами с контрагентами через оператора ЭДО.