Как оформить командировку сотруднику: деньги под отчёт, подтверждающие документы и учёт расходов

Учётная сторона командировки начинается с внутреннего порядка выдачи денег под отчёт. Дальше нужно выдать работнику средства по кассовым правилам, собрать документы о расходах и приложить их к авансовому отчёту. После этого первичные документы передают в бухгалтерию для отражения в учёте. Ниже — что делать на каждом шаге и на какие нормы опираться.

Что входит в оформление и кого это касается

Поездка работника требует денег: на дорогу, проживание и другие траты в интересах компании. Такие средства называются подотчётными — организация выдаёт их работнику на расходы в интересах компании, а работник подтверждает, на что их потратил. Подтверждает он это авансовым отчётом с приложенными документами.

Правила касаются любого экономического субъекта, который отправляет работника в поездку и выдаёт ему деньги: ООО, индивидуального предпринимателя с наёмными работниками, организации бюджетной сферы. Для части из них есть особенности:

• ИП и субъекты малого предпринимательства ведут кассовые операции в упрощённом порядке — это предусмотрено Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (в редакции от 09.01.2024);
• в организациях бюджетной сферы формы первичных учётных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством, а не решением руководителя.

Каждая операция по командировке — выдача денег, оплата билета, расчёт за гостиницу — это факт хозяйственной жизни, то есть свершившееся событие, сделка или операция. По статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» каждый такой факт оформляют первичным учётным документом. Чтобы фиксировать выдачи, расходы и возвраты в одной системе и не терять бумаги между отделами, удобно вести учёт подотчётных сумм онлайн.

Порядок действий работодателя

1. Закрепите внутренний порядок. Установите локальным документом, как выдаются деньги под отчёт, кто рассматривает и утверждает авансовые отчёты. Формы первичных документов утверждает руководитель (статья 9 Закона N 402-ФЗ), кроме организаций бюджетной сферы.
2. Выдайте деньги. Наличные выдают по правилам кассовых операций из Указания N 3210-У с оформлением кассовых документов. ИП и малый бизнес применяют упрощённый порядок.
3. Соберите подтверждения расходов. Работник подтверждает траты документами, которые прикладывают к авансовому отчёту. Что должно быть в отчёте и кто его составляет, разобрано в статье о составлении авансового отчёта и приложениях к нему.
4. Оформите первичные документы вовремя. Документ составляют при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — сразу после его окончания.
5. Передайте документы в бухгалтерию. Первичка поступает для регистрации данных в регистрах бухгалтерского учёта. Письменные требования главного бухгалтера или другого уполномоченного лица к оформлению фактов и представлению документов обязательны для всех работников — в редакции Федерального закона от 26.07.2019 N 247-ФЗ.

Этапы, документы и нормы в одной таблице

Пример из практики

Небольшая компания на упрощённой системе отправляет менеджера на переговоры в другой город. Руководитель заранее утвердил положение о подотчётных суммах и формы документов. Кассир выдаёт менеджеру наличные по упрощённому порядку, предусмотренному для малого бизнеса, и оформляет выдачу кассовым документом.

В поездке менеджер собирает документы об оплате проезда и проживания. Вернувшись, он составляет авансовый отчёт и прикладывает к нему эти документы. Главный бухгалтер заранее письменно установил, в какой срок и в каком виде сдавать документы, поэтому вопросов не возникает. Бухгалтерия проверяет комплект и отражает операции в регистрах. Неизрасходованный остаток менеджер возвращает в кассу, и это тоже оформляют кассовым документом.

Частые ошибки

• Нет внутреннего порядка. Без утверждённых правил непонятно, кто и как утверждает авансовый отчёт и какие формы применять.
• Наличные выданы без кассовых документов. Выдача и возврат денег оформляются по Указанию N 3210-У. Нарушения в этой сфере влекут административную ответственность по КоАП РФ.
• Документы оформлены задним числом. Первичный документ составляют в момент операции или сразу после её окончания, а не через месяц при закрытии периода.
• Отчётные документы не по фактам. По статье 9 Закона N 402-ФЗ в редакции Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ к учёту нельзя принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни.
• Требования бухгалтерии игнорируют. Письменные требования главного бухгалтера к оформлению и сдаче документов обязательны для работников.

Есть и разграничение ответственности: лицо, которое ведёт бухгалтерский учёт, в том числе по договору оказания услуг, не отвечает за соответствие свершившимся фактам документов, которые составили другие лица. За достоверность подтверждений отвечает тот, кто их составил и представил. Какие реквизиты должны быть в первичке, описано в материале об обязательных реквизитах и формах первичных документов.

Как это решается в СБИС

В онлайн-бухгалтерии СБИС бухгалтерский и налоговый учёт, зарплата, склад и отчётность собраны в одной программе для ИП и ООО на УСН, ОСНО, патенте и АУСН. Зарплата, кадры и воинский учёт есть во всех тарифах, начиная с «Базовой». Программа работает онлайн, тарифы — от 5 000 ₽ в год, базовые функции доступны бесплатно 14 дней, техподдержка работает 24/7. Специалисты «АйТи Северо-Запад» подключат и настроят систему, перенесут данные из вашей программы и обучат бухгалтера — чтобы учитывать командировочные расходы и подотчётные суммы в одной программе.