Что такое книги покупок и продаж и как в них попадают записи по НДС

Книга покупок и книга продаж — регистры по НДС. Они формируются на основании оформленных счетов-фактур и иных операций, отражаемых в учёте, а их данные затем сопоставляются с декларацией по НДС. В описанной ниже программе порядок операций влияет на порядок записей: сначала документ о поступлении и счёт-фактура, затем регистрация оплаты налога, после чего формируются книги.

Что это за книги и кого касается тема

Книга покупок и книга продаж связаны с налогом на добавленную стоимость. Их не следует путать с книгой учёта доходов и расходов: КУДиР предназначена для учёта доходов и расходов организаций и ИП на УСН при исчислении налоговой базы по этому налогу. Кто ведёт КУДиР и как её заполняют, разобрано в материале о книге учёта доходов и расходов на УСН. Если компания на упрощёнке и не уверена, возникает ли у неё НДС, ответ ищите в статье о том, кто на УСН платит НДС и какие лимиты доходов действуют.

Ниже разобрана конкретная и показательная ситуация: организация покупает услуги у иностранного контрагента и исполняет обязанности налогового агента по НДС. На ней видно, как в описанной программе формируются книги после отражения связанных операций и почему сумма в книгах и сумма в декларации могут отличаться.

Последовательность «поступление — счёт-фактура — оплата — книги» удобнее выдерживать в одной системе, где документы и платежи связаны между собой. Для этого подходит облачный учёт поступлений, оплат и НДС, в котором записи книг опираются на уже зарегистрированные операции.

Как записи попадают в книги: порядок для налогового агента

1. Зарегистрируйте поступление услуг. Документ о поступлении от иностранного контрагента вносится в учёт с датой фактического получения услуг. В описанной ситуации программа отражает начисление НДС по курсу на эту дату.
2. Оформите счёт-фактуру. После поступления услуг оформляется счёт-фактура — именно он станет основанием для будущих записей в книгах.
3. Зарегистрируйте оплату и перечисление налога. Оплату иностранному партнёру и перечисление НДС в бюджет отражают в учёте по фактическим операциям. Оплату налога нужно зарегистрировать в учёте отдельной операцией.
4. Сформируйте книгу покупок и книгу продаж. В описанной программе это делается после регистрации оплаты НДС в бюджет. Если сформировать книги раньше, нужные записи в них могут не появиться.
5. Сравните периоды поступления и оплаты. Если поступление ценностей и оплата пришлись на разные налоговые периоды по НДС, в описанной программе могут потребоваться корректировки.
6. Сверьте книги с данными для декларации. Перед отправкой декларации по НДС проверьте, что все счета-фактуры периода отражены, оплаты налога зарегистрированы, а расхождения между книгами и декларацией объяснимы — например, разницей курса.

Подробнее о том, как отражается налог агента в обеих книгах, рассказано в материале об агентском НДС в книгах покупок и продаж.

Варианты ситуаций и что с ними делать

Пример из практики

Организация получила услуги от иностранного поставщика в конце одного квартала, а оплатила их уже в следующем. Бухгалтер оформил поступление и счёт-фактуру, затем перечислил деньги партнёру и НДС в бюджет, зарегистрировал оплату налога, после чего сформировал книги. При сверке выяснилось, что записи не сходятся с ожидаемыми: учётная схема исходила из того, что поступление и оплата приходятся на один налоговый период по НДС.

Ситуацию решили корректировками: поскольку операции разнесены по разным периодам, данные книг привели в соответствие с фактическими датами. Отдельно бухгалтер объяснил руководителю, почему сумма налога в книгах отличается от суммы в декларации: в этой учётной схеме в книгах она посчитана по курсу на дату поступления услуг, а в декларации отражена фактически уплаченная сумма. После этого декларацию отправили без повторных правок.

Частые ошибки

• Формирование книг до регистрации оплаты налога. В описанной программе книги формируются после того, как оплата НДС в бюджет внесена в учёт. Если порядок нарушен, записи может потребоваться сформировать повторно.
• Игнорирование разных периодов. Когда поступление и оплата пришлись на разные налоговые периоды по НДС, в описанной программе без корректировок данные книг могут не совпасть с фактическими операциями.
• Ожидание полного совпадения сумм с декларацией. Разница между суммой по курсу документа поступления и фактически уплаченной суммой в описанной учётной схеме — не всегда ошибка. Её нужно понимать и учитывать при сверке, а не подгонять цифры вручную.
• Путаница с КУДиР. Книга учёта доходов и расходов относится к УСН и служит для расчёта налоговой базы по упрощённому налогу. Книги покупок и продаж — регистры по НДС, и одна книга другую не заменяет.
• Ручные правки готовых книг. Исправлять нужно исходный документ или операцию — поступление, счёт-фактуру, оплату. Тогда при повторном формировании книга покажет верные данные.

Если в учёте встречаются корректировочные счета-фактуры, полезно следить за их форматами: об изменениях рассказано в новости о новых форматах корректировочных счетов-фактур и УКД.

Как это решается в СБИС

В СБИС поступления, счета-фактуры и платежи хранятся в одной учётной базе, поэтому проверить последовательность операций перед формированием книг и сверкой с декларацией по НДС проще: видно, какой документ зарегистрирован, а какой ещё нет. Какие разделы учёта входят в сервис и как его настроить под вашу систему налогообложения, расскажут специалисты «АйТи Северо-Запад» — начните со страницы как вести бухгалтерию и НДС онлайн для ИП и ООО.