Как оформить машиночитаемую доверенность для подписания электронной транспортной накладной

Электронную транспортную накладную подписывают электронной подписью. Если документ от имени организации или предпринимателя подписывает не руководитель, а сотрудник или иной представитель, вопрос подтверждения его полномочий решается с учётом применяемого порядка электронного взаимодействия; одним из способов может быть машиночитаемая доверенность — МЧД. Полномочия в ней формулируются по действующему формату и классификатору, если такой способ предусмотрен выбранным форматом: конкретные коды проверяют на момент оформления доверенности, по памяти их переносить из старых инструкций не следует. Материал подготовлен с учётом доступных норм и разъяснений по состоянию на 19 сентября 2026 года.

Что такое МЧД и кого она касается в перевозке

МЧД — машиночитаемая доверенность. Она может использоваться там, где электронные документы от имени компании или ИП подписывает, направляет или получает представитель: сотрудник, уполномоченный специалист, привлечённое лицо. Отношения в области использования электронных подписей регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

ЭТрН — электронная транспортная накладная: документ, который оформляет перевозку груза и фиксирует его передачу перевозчику, приёмку и выдачу получателю. Формирование, подписание, обмен электронными перевозочными документами и их направление в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) регулирует статья 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

В оформлении ЭТрН участвуют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель, а в самом рейсе — водители. Отсюда и практический вопрос: порядок подтверждения полномочий определяют для того, кто ставит электронную подпись от имени организации на конкретном этапе — при передаче груза, при приёмке, при выдаче получателю. Если на этапе подписывает руководитель организации, отдельное подтверждение его полномочий доверенностью обычно не требуется.

Сроки перехода и состав участников обмена подробно описаны на отдельной странице — что такое ЭТрН и кто обязан перейти на электронные накладные. Коротко: Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ устанавливает требование оформлять транспортную накладную, заказ и заявку на перевозку в электронном виде с 1 сентября 2026 года. При этом приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 закрепляет перечень ситуаций, когда эти документы допустимо оформить на бумаге, а приказ Минтранса от 02.09.2026 № 391 с 19 сентября 2026 года дополняет этот перечень — оснований становится 12. То есть электронная форма — общее правило, но не абсолютное.

Как оформить МЧД для работы с ЭТрН: порядок действий

1. Определить, кто подписывает. Составьте список лиц, которые будут ставить электронную подпись на ЭТрН, заказах и заявках от имени организации: кто формирует накладную, кто подтверждает передачу груза, кто принимает его у получателя. Для каждого такого представителя проверьте, каким способом в используемой системе подтверждаются полномочия.
2. Проверить электронные подписи представителей. Проверьте, какая электронная подпись используется у каждого участника. МЧД не заменяет подпись: при её применении она работает в связке с ней и подтверждает, что представитель действует от имени доверителя.
3. Выбрать формат доверенности. Формат ЕМЧД версии 003 применяется, когда одной доверенностью нужно подтвердить полномочия и перед налоговыми органами, и при направлении документов контрагентам. Формат МЧД, утверждённый ФНС России в версии 5.03, предназначен для взаимодействия с налоговыми органами; при обмене электронными документами с контрагентами следует отдельно проверить применимый формат доверенности.
4. Сформулировать полномочия. Если выбранный формат предусматривает классификатор, полномочия выбирают из действующего классификатора и описывают так, чтобы они покрывали действия с перевозочными документами, которые реально выполняет представитель. Актуальные формулировки и коды уточняйте на момент выпуска доверенности: версии форматов и правила их приёма обновляются.
5. Указать реквизиты сторон и другие необходимые сведения. В доверенности указывают сведения о доверителе и представителе, а также иные реквизиты, предусмотренные выбранным форматом и порядком её оформления. Срок действия при его указании удобно согласовать с датой окончания электронной подписи представителя, чтобы подпись и доверенность не «разъехались» посреди рейса.
6. Подписать доверенность и передать её в обмен. Доверенность оформляют и подписывают в порядке, предусмотренном выбранным форматом и правилами электронного взаимодействия, после чего она может использоваться вместе с подписью представителя при отправке и приёме ЭТрН.
7. Проверить приём на тестовом документе. До начала массовых перевозок проведите один документ по всей цепочке — от формирования до подтверждения получателем, — чтобы убедиться, что доверенность и подпись принимаются всеми участниками обмена.

О том, что одна доверенность может закрывать и налоговые органы, и контрагентов, ФНС разъяснила на странице, опубликованной 8 сентября 2026 года: подробности — в разборе единой МЧД для ФНС и контрагентов. Отдельная дата начала действия этих разъяснений не установлена.

Форматы, нормы и даты: что держать под рукой

Пример из практики

Транспортная компания переводит перевозки на электронные документы. Накладные формирует диспетчер, подтверждение передачи груза ставит водитель с телефона, приёмку подтверждает представитель грузополучателя. Руководитель лично ни один из этапов не подписывает — компания проверяет для диспетчера и водителей порядок подтверждения полномочий, предусмотренный используемой системой и форматом доверенности, а полномочия при оформлении МЧД описывает так, чтобы они покрывали действия с перевозочными документами на их участке процесса.

Сложность возникает на стыке с контрагентом: у компании уже была доверенность формата 5.03, оформленная для сдачи отчётности в налоговую. Само наличие такой доверенности не исключает обмена накладными с грузоотправителем, но для подтверждения полномочий при таком обмене компания отдельно проверяет применимый формат и при необходимости выпускает доверенность в формате, предназначенном для обмена с контрагентами. После этого цепочка проходит целиком: накладная создана, передача подтверждена, приёмка зафиксирована, сведения уходят в ГИС ЭПД.

Частые ошибки

• Не проверить формат доверенности для обмена с контрагентами. Формат версии 5.03 рассчитан на взаимодействие с налоговыми органами, поэтому для перевозочных документов стоит заранее уточнить, какой формат применяется в конкретной цепочке обмена.
• Переносить коды полномочий из старых инструкций. Если выбранный формат использует классификатор, версии форматов и правила приёма доверенностей обновляются, поэтому формулировки полномочий проверяют по действующему классификатору на дату выпуска МЧД.
• Не определить порядок для всех участников процесса. ЭТрН подписывают на нескольких этапах разные люди; если для одного из них не настроено подтверждение полномочий, цепочка может остановиться там, где он должен подтвердить операцию.
• Указать слишком узкие полномочия. Доверенность, описывающая лишь часть действий представителя, может не покрыть остальные операции с перевозочными документами.
• Не следить за сроками. Истёкшая электронная подпись представителя или закончившаяся доверенность могут остановить подписание в самый неподходящий момент — в рейсе.
• Считать, что бумага исключена полностью. Перечень оснований для бумажного оформления накладной, заказа и заявки установлен приказами Минтранса, и его стоит знать заранее. Отдельно: отсутствие интернета само по себе не должно препятствовать перевозке — порядок действий при сбое описан в регламенте Минтранса на случай сбоя ГИС ЭПД.

Как это решается в СБИС

В сервисе транспортного ЭДО СБИС электронная транспортная накладная, путевые листы и заказы-заявки оформляются и подписываются в одном электронном процессе — водителем с телефона, диспетчером и механиком из кабинета, так что доверенности и подписи участников рейса работают в единой цепочке. Предусмотрены подпись с телефона водителя, QR-код для проверки ГИБДД, GPS-трекинг и фотофиксация груза, роуминг с другими операторами, интеграция с 1С и бесплатный API. Мы подключим ЭТрН грузоотправителю, перевозчику, экспедитору и ИП, свяжем сервис с учётной системой и обучим всех, кто участвует в рейсе. Подключение — от 5 000 ₽ за 1 000 документов в год, тарифы от 1 000 до 50 000 документов в год, 30 документов бесплатно в первый месяц. Подробности и условия — на странице перехода на электронные перевозочные документы и ЭТрН.