Кто сдаёт нулевой 6-НДФЛ и в какие сроки

Расчёт 6-НДФЛ представляют налоговые агенты — это прямо установлено пунктом 2 статьи 230 НК РФ. Нулевой отчётностью называют расчёты и декларации за период, когда не было деятельности, доходов, расходов и движения денег. Само по себе отсутствие суммы к уплате не определяет, должен ли конкретный налоговый агент представлять расчёт.

Что такое нулевой 6-НДФЛ и кого он касается

Форма 6-НДФЛ — это расчёт сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом. Налоговый агент ведёт учёт доходов, которые получают физические лица, предоставленных им вычетов, исчисленного и удержанного налога и по итогам периодов передаёт расчёт в налоговый орган по месту учёта.

Нулевым такой расчёт называют, когда он относится к периоду без деятельности. Общая логика нулевой отчётности для ООО и ИП, которые временно не работают, разобрана в материале что такое нулевая отчётность и кому её сдавать. Здесь речь только о 6-НДФЛ.

Кроме общего правила, НК РФ отдельно регулирует несколько ситуаций:

• российские организации с обособленными подразделениями — расчёт по работникам подразделения подаётся по месту его учёта;
• индивидуальные предприниматели на патентной системе, у которых есть наёмные работники;
• реорганизованные организации и их правопреемники — если реорганизованная компания не выполнила обязанности до завершения реорганизации, сведения представляет правопреемник (пункт 5 статьи 230 НК РФ).

Сведения о доходах физических лиц не представляются, если при этом могут быть переданы сведения, составляющие государственную тайну.

Как сдать расчёт 6-НДФЛ: порядок действий

1. Ведите регистры налогового учёта. Пункт 1 статьи 230 НК РФ обязывает налогового агента учитывать доходы физических лиц, вычеты, исчисленный и удержанный налог. Даже за спокойный период регистры нужны, чтобы подтвердить показатели расчёта.
2. Определите налоговый орган. Расчёт подаётся в инспекцию по месту учёта. По работникам обособленного подразделения — в инспекцию по месту учёта этого подразделения.
3. Решите вопрос с несколькими подразделениями. Если несколько обособленных подразделений находятся в одном муниципальном образовании, расчёт по ним можно подавать в один выбранный налоговый орган по месту учёта одного из этих подразделений. Подавать расчёт по месту нахождения организации допускается, если сама организация и её обособленные подразделения находятся в одном муниципальном образовании. О выборе нужно уведомить налоговые органы не позднее 1-го числа налогового периода. Изменить выбор в течение налогового периода нельзя.
4. Выберите способ подачи. По общему правилу расчёт направляется в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Если доход в налоговом периоде получили до 10 человек, расчёт можно сдать на бумаге.
5. Заполните расчёт по утверждённой форме и формату. Форма, формат и порядок представления утверждаются в установленном порядке — используйте актуальную редакцию.
6. Отправьте расчёт в срок. Сроки одинаковы для всех налоговых агентов и приведены в таблице ниже.
7. При реорганизации проверьте, кто отчитывается. Если реорганизованная организация не сдала сведения до завершения реорганизации, это делает правопреемник.

Сроки и варианты подачи 6-НДФЛ

Пример из практики

Небольшое ООО приостановило работу: в квартале не было ни сделок, ни движения денег по счёту. Бухгалтер исходил из того, что раз налога к уплате нет, отчитываться не нужно, и пропустил 25-е число. Позже руководитель проверил, возникает ли у общества обязанность представить расчёт как у налогового агента. Компания подготовила расчёт и отправила его электронно. Поскольку доход за период получили меньше 10 человек, допускалась и бумажная подача, но электронная оказалась проще: подтверждение приёма приходит автоматически, а следующий срок система напоминает заранее.

Вопрос ответственности за несвоевременное представление отчётности следует оценивать по применимым нормам НК РФ. Дополнительная информация приведена в новости об отмене штрафов за нулевую отчётность. Сам порядок представления расчёта 6-НДФЛ установлен статьёй 230 НК РФ.

Частые ошибки

• Считать, что без суммы к уплате отчёт не нужен. Отсутствие налога к уплате само по себе не определяет обязанность конкретного налогового агента представить расчёт. При несдаче отчётов возможны последствия, предусмотренные законодательством.
• Путать сроки. Квартальные расчёты сдаются до 25-го числа следующего месяца, годовой — до 25 февраля, а не в общий срок с другими отчётами.
• Сдавать на бумаге без права на это. Бумажный вариант допустим только при численности получателей дохода до 10 человек.
• Отправлять расчёт по подразделению не туда. Расчёт по работникам обособленного подразделения подаётся по месту его учёта, если не выбран единый налоговый орган в порядке, предусмотренном НК РФ.
• Пытаться сменить выбранную инспекцию в середине года. Уведомление о выборе налогового органа в течение налогового периода не меняется.
• Забыть об обязанностях при реорганизации. Если реорганизованная компания не отчиталась, сведения должен представить правопреемник.
• Не вести регистры за «пустой» период. Учёт доходов, вычетов и налога налоговый агент ведёт по пункту 1 статьи 230 НК РФ.

Как это решается в СБИС

Чтобы не пропускать сроки по расчётам без начислений, используйте сервис для сдачи нулевой отчётности ООО и ИП: мастер сам соберёт нужные формы для ООО или ИП, проверит их и отправит в ФНС, СФР и Росстат, а о сроках напомнит заранее. В тариф входит весь комплект нулевых отчётов в ФНС, СФР и Росстат, напоминания о сроках приходят по email, СМС и в приложении, а базовая настройка и обучение — бесплатно. Специалисты «АйТи Северо-Запад» подключат СБИС, настроят и обучат.