Минтруд разъяснил, как подавать форму № 6, если вакансии есть, а нанимать не планируют

Минтруд России в письме от 04.08.2026 № 16-1/ООГ-957 разъяснил порядок информирования службы занятости населения о свободных рабочих местах. Ведомство исходит из того, что обязанность подать сведения возникает из самого факта наличия вакантных должностей, а не из намерения работодателя кого-то на них принять. Разъяснение касается всех работодателей, у которых в штатном расписании есть свободные рабочие места и вакантные должности.

Что именно разъяснил Минтруд

На практике возникает ситуация, когда должность формально числится вакантной, но закрывать её работодатель не собирается: обязанности распределены между действующими сотрудниками, набор приостановлен, позиция сохраняется «на будущее». Такую ситуацию иногда можно ошибочно расценить как основание вообще не направлять сведения в СЗН. Минтруд такой подход не поддерживает: информировать службу занятости нужно и в этом случае, то есть даже если работодатель не планирует приём сотрудников на имеющиеся вакансии.

Отличие в том, какую именно информацию работодатель передаёт. Если потребности в замещении рабочих мест нет, об этом прямо сообщается в самой форме — отметкой в соответствующем поле. То есть вместо молчания подаётся форма с данными об отсутствии потребности в замещении рабочих мест.

Форма № 6 и её пункт 7

Форма № 6 утверждена приказом Минтруда России от 16.04.2024 № 195н. Это та форма, через которую работодатель передаёт в службу занятости сведения о свободных рабочих местах и вакантных должностях.

Ключевой элемент для описанной ситуации — пункт 7 формы. Если потребности в замещении рабочих мест нет, в п. 7 надо сделать отметку в поле «Отсутствует». Таким образом служба занятости получает корректную картину: вакансия в организации существует, но как предложение для соискателей она не заявлена.

Кого это касается

Разъяснение адресовано работодателям, у которых есть свободные рабочие места и вакантные должности. Наличие таких позиций — единственное условие, при котором возникает необходимость направить сведения. Планы по найму на порядок подачи формы не влияют, они влияют только на содержание пункта 7.

Новой нормы письмо не вводит: это разъяснение действующего порядка заполнения формы, утверждённой приказом № 195н. Отдельной даты вступления в силу у такого документа нет, он раскрывает, как применять уже существующую форму.

Как это выглядит в работе кадровика и бухгалтера

Первый практический вывод — вакансии нужно отслеживать по документам, а не по ощущению «ищем или не ищем». Основной ориентир здесь штатное расписание: любая незанятая единица в нём — это вакантная должность, сведения о которой попадают в поле зрения требования об информировании.

Второй вывод касается внутреннего регламента. Полезно закрепить, кто именно сверяет штатное расписание с фактической занятостью, с какой периодичностью это делается и кто отвечает за направление формы № 6. Если в организации кадровый учёт ведёт бухгалтер, такая сверка логично встраивается в тот же цикл, в котором проверяются приказы о приёме и увольнении.

Третий вывод — аккуратность в заполнении. Отметка «Отсутствует» в п. 7 не равна непредставлению сведений: форма всё равно подаётся, просто в ней зафиксировано отсутствие потребности в замещении рабочих мест. Поэтому важно не путать два разных действия — не подать форму вовсе и подать форму с отметкой об отсутствии потребности.

Типичные сложности

Первая — расхождение между штатным расписанием и реальностью. Должность сокращена фактически, но из штатного расписания не исключена, и формально остаётся вакантной. Решение организационное: привести штатное расписание в соответствие с тем, какие позиции организация действительно сохраняет.

Вторая — передача обязанности по информированию «между отделами», когда кадровая служба считает, что сведения направляет бухгалтерия, а бухгалтерия — что кадры. Здесь помогает единая система, в которой видно штатное расписание, движение персонала и состояние вакансий: удержать актуальную картину проще, когда данные ведутся в одном месте, например в кадровом учёте, а не в разрозненных файлах.

Что делать

1. Сверить штатное расписание с фактической занятостью и составить перечень свободных рабочих мест и вакантных должностей.
2. При наличии таких позиций подготовить и подать форму № 6, утверждённую приказом Минтруда России от 16.04.2024 № 195н.
3. Если потребности в замещении рабочих мест нет, сделать в п. 7 формы отметку в поле «Отсутствует» — форма при этом всё равно направляется.
4. Исключить из штатного расписания позиции, которые организация не намерена сохранять, чтобы не формировать «мёртвые» вакансии.
5. Назначить ответственного за сверку вакансий и направление сведений, зафиксировать периодичность проверки.
6. Хранить подтверждения отправки вместе с кадровыми документами по периоду.

Для организаций, которые обмениваются документами с госорганами и контрагентами в электронном виде, подобные сведения удобнее включить в общий маршрут согласования и отправки — он настраивается в электронном документообороте, включая работу с машиночитаемой доверенностью и электронной подписью.