Матпомощь при рождении ребёнка от работодателя в 2026 году: НДФЛ, взносы и расходы

С 1 января 2026 года необлагаемый лимит единовременной матпомощи при рождении ребёнка от работодателя вырос до 1 000 000 рублей — в 20 раз. Изменения внёс закон от 23.07.2025 № 227-ФЗ: в пределах этой суммы выплата не облагается НДФЛ и страховыми взносами, а работодатель вправе учесть её в расходах. Касается всех работодателей и сотрудников, ставших родителями, в том числе при усыновлении ребёнка или установлении опеки.

Что именно изменилось

Освобождение от НДФЛ установлено п. 8 ст. 217 НК: единовременная материальная помощь при рождении ребёнка не облагается налогом в пределах 1 000 000 рублей. Освобождение от страховых взносов предусмотрено подп. 3 п. 1 ст. 422 НК. Закон от 28.11.2025 № 431-ФЗ привёл нормы по взносам на травматизм в соответствие с Налоговым кодексом, поэтому по таким выплатам правила теперь единые.

Лимит считается по двум основаниям сразу: на каждого ребёнка отдельно и для каждого из родителей независимо. То есть мать и отец, работающие у разных работодателей, пользуются льготой каждый в своём размере, а при рождении второго ребёнка отсчёт начинается заново.

Ключевое условие — выплата должна быть единовременной и произведена в течение первого года жизни ребёнка. Если выплата сделана позже, основание для льготы по этой норме не возникает.

Что облагается, если сумма больше лимита

Всё, что превышает 1 000 000 рублей, облагается НДФЛ и страховыми взносами: льгота применяется только в пределах лимита. С суммы превышения удерживается НДФЛ по действующей прогрессивной шкале, начисляются страховые взносы по тарифу организации и взносы на травматизм.

Пример: сотруднику выплачено 2 000 000 рублей. Освобождается 1 000 000, с оставшегося миллиона удерживается НДФЛ и начисляются взносы. Другой случай: ребёнок родился в конце 2025 года, а единовременную материальную помощь выплатили в 2026-м, в течение первого года жизни ребёнка. В этом случае применяется новый лимит — 1 000 000 рублей; превышение определяется исходя из суммы этой выплаты. Если выплата составила 1 200 000 рублей, налогооблагаемая часть — 200 000 рублей.

Отдельная оговорка про приказы: если по одному событию издать несколько приказов, льгота, скорее всего, будет применена только к первой выплате. Поэтому выплату, даже перечисляемую частями, безопаснее оформлять одним приказом с указанием общей суммы.

Налог на прибыль и проводки

Подп. 19.15 ст. 265 НК даёт работодателю право учитывать материальную помощь при рождении ребёнка в составе внереализационных расходов. Это меняет логику планирования выплат: раньше такие суммы для организации были чистыми затратами за счёт собственных средств.

В бухгалтерском учёте начисление отражается записью Дт 91.2 Кт 73, удержание НДФЛ с суммы превышения — Дт 73 Кт 68, начисление взносов на облагаемую часть — Дт 91.2 Кт 69. Если выплата укладывается в лимит, проводки по НДФЛ и взносам не появляются.

Документы, без которых льготы нет

Комплект документов — обязательное условие для применения освобождения. Нужны заявление сотрудника, копия свидетельства о рождении ребёнка (либо документа об усыновлении или установлении опеки) и приказ руководителя о выплате. Хранить их следует вместе, чтобы при запросе подтвердить и основание, и единовременный характер выплаты.

Поскольку лимит действует на каждого родителя, при выплате имеет смысл запрашивать у сотрудника подтверждение о суммах, полученных ранее по этому же событию, — например, если выплаты были у прежнего работодателя в первый год жизни ребёнка. Это позволит избежать доначислений, штрафов и споров с контролирующими органами.

Как это выглядит в работе бухгалтера

В марте 2026 года выплата по заявлению, поданному в начале года, проходит уже по новым правилам: при сумме в пределах миллиона рублей налог не удерживается и взносы не начисляются, а сама сумма попадает во внереализационные расходы. Чтобы кадровые документы, приказы и расчёт выплат не расходились между собой, удобно вести заявления, приказы и выплаты в единой системе — например, через кадровый учёт и работу с персоналом, где приказ и подтверждающие документы хранятся одним комплектом.

Начисления и облагаемую часть выплаты удобно сразу отражать в учёте и в отчётности по НДФЛ и взносам: для этого подойдут онлайн-бухгалтерия и учёт и электронная отчётность в ФНС и СФР.

Что делать

1. Актуализируйте локальные акты — положение об оплате труда или о социальных выплатах, указав основание и порядок выплаты матпомощи при рождении ребёнка.
2. Используйте единый приказ на выплату по одному событию, даже если деньги перечисляются частями.
3. Контролируйте комплект документов: заявление сотрудника и копия свидетельства о рождении.
4. Храните документы вместе с приказом.
5. При выплате запрашивайте у сотрудника подтверждение о ранее полученных по этому событию суммах.
6. Проверяйте срок: выплата должна пройти в течение первого года жизни ребёнка.
7. Планируйте учёт расходов с учётом права отнести выплату к внереализационным расходам.