Больничные: районные коэффициенты и северные надбавки выделяют отдельно для НДФЛ

С 1 января 2026 года при расчёте НДФЛ с больничного пособия необходимо выделять часть выплаты, которая приходится на районные коэффициенты и северные надбавки. Требование затрагивает работодателей, у которых сотрудники в расчётных годах трудились в особых климатических условиях. В Saby для пособия за первые три дня, оплачиваемых работодателем, такие надбавки и коэффициенты теперь можно указать вручную.

Что именно изменилось

В сумме пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня нужно отдельно видеть долю, сформированную за счёт районного коэффициента (РК) и северной надбавки (СН), — эта часть выплаты учитывается при расчёте налога отдельно от остального заработка.

Напомним: районный коэффициент — множитель к заработной плате для территорий с особыми климатическими условиями, а северная надбавка — процентная доплата за стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Поскольку пособие считается из среднего заработка расчётных лет, в нём «зашиты» и эти составляющие — именно их и требуется выделить.

Кого касается требование

Выделять доли РК и СН нужно не всем. Это требуется, если в расчётных годах сотрудник трудился в особых климатических условиях. Если такого периода в расчётной базе нет, привычный порядок расчёта пособия не меняется.

Отдельная оговорка — расчёт из МРОТ: если пособие рассчитано исходя из минимального размера оплаты труда, доли районного коэффициента и северной надбавки уже выделены автоматически, и вручную вводить их не нужно. Достаточно проверить расшифровку суммы на вкладке «Расчёт пособия».

Как выделить доли в программе

Возможность появилась в новости, опубликованной 22 сентября 2026 года. Предусмотрено два способа — через средний заработок и через саму сумму пособия.

1. В расчёте среднего заработка навести курсор на сумму в строке «Всего», нажать «Выделить долю РК и СН», выбрать нужный вариант и указать суммы.
2. Чтобы выделить северные и районные непосредственно в сумме пособия, навести курсор на размер пособия за нужный период, кликнуть «Выделить долю РК и СН», выбрать северные или районные и ввести суммы.

Такой подход удобен тем, что бухгалтер может опираться на данные о фактических начислениях расчётных лет: если сотрудник часть периода работал в северном регионе, а часть — нет, доли задаются ровно в том объёме, в котором они входили в заработок.

Что учесть в текущей работе

Норма уже действует с 1 января 2026 года, поэтому речь идёт не о подготовке, а о приведении расчётов в порядок за прошедшие месяцы. Если по сотрудникам, работавшим в особых климатических условиях, в больничных с начала года доли РК и СН не были выделены, их можно пересчитать и скорректировать отчётность, в которой отражены суммы пособий и удержанного НДФЛ.

На практике это означает три вещи. Во-первых, потребуется ревизия списка работников: у кого в расчётных годах были начисления с РК и СН. Во-вторых — сверка размеров коэффициентов и надбавок по каждому такому периоду. В-третьих — контроль того, чтобы после пересчёта суммы в расчёте пособия и в отчётных формах совпадали. Выстроить этот процесс без ручных сверок помогает автоматизированный кадровый учёт и расчёт зарплаты, где расшифровка пособия и начисления по сотруднику хранятся в одном месте.

Типичные сложности

Первая — двойное выделение долей: сумму вводят вручную по пособию, рассчитанному из МРОТ, где доли уже выделены. Перед вводом стоит открыть вкладку «Расчёт пособия» и посмотреть расшифровку. Вторая — неполный охват периодов: доли выделяют только по одному отрезку нетрудоспособности, тогда как пособие разбито на несколько периодов. Третья — расхождение между пересчитанным пособием и ранее сданными отчётами: после корректировки расчётов нужно проверить, что уточнённые данные попали в отчётность.

Что делать

• Определить сотрудников, которые в расчётных годах работали в особых климатических условиях.
• Открыть расчёт среднего заработка, навести курсор на сумму в строке «Всего», нажать «Выделить долю РК и СН», выбрать вариант и указать суммы.
• При необходимости выделить доли непосредственно в пособии: навести курсор на размер пособия за период, кликнуть «Выделить долю РК и СН», выбрать северные или районные, ввести суммы.
• Если пособие рассчитано из МРОТ — не вводить доли вручную, а проверить расшифровку на вкладке «Расчёт пособия».
• Если по больничным за первые три дня с начала года доли РК и СН не были выделены — пересчитать их.
• Скорректировать отчёты, в которых отражены пособия и НДФЛ, с помощью электронной отчётности.
• Зафиксировать порядок выделения долей во внутреннем регламенте расчёта пособий, чтобы новые больничные обрабатывались единообразно.