Что нужно водителю в рейсе для ЭТрН и как подписать накладную

Электронные перевозочные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью либо усиленной неквалифицированной электронной подписью физического лица — при условиях, названных в статье 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Значит, водителю для работы с ЭТрН нужны электронная подпись одного из этих видов и доступ к информационной системе электронных перевозочных документов, а вопрос подтверждения полномочий представителя решается с учётом применимого порядка. В сервисе транспортного ЭДО СБИС накладная подписывается с телефона водителя.

ЭТрН, ЭПД и роль водителя: кого это касается

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это документы, которые сопровождают перемещение груза и оформлены в электронном виде. Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — один из ЭПД для автомобильной перевозки: она оформляет перевозку груза и фиксирует передачу груза перевозчику, приёмку и выдачу получателю. Кто и с какого момента обязан перейти на электронное оформление, подробно разобрано на отдельной странице — что такое ЭТрН и кто переходит с 1 сентября 2026 года.

Подписывают ЭПД участники информационного взаимодействия. На стороне перевозки это грузоотправитель, перевозчик, экспедитор, грузополучатель, в том числе ИП; внутри компании в электронном процессе участвуют водитель, диспетчер и механик. Водитель здесь — не сторонний исполнитель, а участник, действия которого фиксируются подписью: именно его подпись превращает событие рейса в юридически значимую запись документа.

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ устанавливает, что с 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка на перевозку оформляются в электронном виде. К этой дате стоит заранее решить, чем и как будет подписывать каждый водитель.

Как подготовить водителя к работе с ЭТрН: порядок действий

1. Определить, в каких случаях перевозка оформляется электронными документами: ЭПД формируются в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами в области транспорта.
2. Выбрать вид электронной подписи для водителя: усиленная квалифицированная электронная подпись либо усиленная неквалифицированная электронная подпись физического лица при условиях статьи 18.1 Федерального закона № 259-ФЗ. Виды подписей и их применение регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
3. Проверить условия для неквалифицированной подписи: сертификат ключа проверки должен быть создан и использоваться в установленной инфраструктуре, а взаимодействие организовано с применением средств защиты информации, прошедших оценку соответствия.
4. Решить вопрос с полномочиями: если водитель или иной сотрудник действует как представитель, порядок их подтверждения определяется применимыми требованиями. Вопросы оформления машиночитаемой доверенности рассмотрены в материале о МЧД по разъяснению ФНС.
5. Подключить обмен: ЭПД и сведения из них передаются через информационные системы электронных перевозочных документов, а затем направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
6. Обучить всех, кто участвует в рейсе, — водителя, диспетчера, механика — работе в выбранном сервисе, чтобы подпись ставилась в момент события, а не «потом, в офисе».

Чем подписываются ЭПД: варианты подписей и условия

Пример из практики

Транспортная компания переводит на ЭТрН один маршрут: склад отправителя — распределительный центр покупателя. До перехода водитель возил пачку бумажных экземпляров и привозил их обратно с подписями и печатями, а бухгалтерия ждала закрывающие документы неделями.

После перехода порядок другой. Диспетчер формирует накладную в учётной системе и выгружает её в сервис ЭПД. Водитель на погрузке открывает документ в мобильном приложении СБИС и подписывает приём груза своей электронной подписью — событие фиксируется сразу. На выгрузке подписывается сдача груза, и сведения уходят в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Диспетчер видит статусы рейса, не дожидаясь возврата машины, а механик работает с путевым листом в том же процессе.

Отдельно компания заранее определила порядок подтверждения полномочий сотрудников, которые действуют от имени организации. Так подпись водителя не приходится «переподтверждать» задним числом.

Частые ошибки

• Выдать водителю произвольную подпись «для удобства». Для ЭПД статья 18.1 Федерального закона № 259-ФЗ называет усиленную квалифицированную подпись и усиленную неквалифицированную подпись физического лица; простая электронная подпись предусмотрена для грузополучателя-физлица и только при получении ключа по правилам личной явки.
• Игнорировать условия для неквалифицированной подписи. Такая подпись работает, когда сертификат создан и используется в установленной инфраструктуре, а обмен идёт с применением средств защиты информации, прошедших оценку соответствия.
• Не определить порядок подтверждения полномочий представителя. Если для конкретной ситуации применяется МЧД, в ней важно корректно указать полномочия и использовать подходящий формат.
• Подписывать документы не в момент события рейса. Смысл ЭТрН в том, что передача, приёмка и выдача груза фиксируются тогда, когда происходят.
• Не продумать действия при отсутствии связи. Порядок работы в такой ситуации описан в материале о регламенте Минтранса при сбое ГИС ЭПД.
• Считать, что бумага исчезает полностью. Перечень случаев, когда накладную можно оформить на бумаге, разобран в материале об исключениях для бумажной транспортной накладной.

Как это решается в СБИС

В сервисе транспортного ЭДО электронная транспортная накладная, путевые листы и заказы-заявки оформляются и подписываются в одном электронном процессе: водителем — с телефона, диспетчером и механиком — из кабинета. Заявлены подпись с телефона водителя, мобильное приложение СБИС и QR-код для проверки ГИБДД; порядок предъявления самих документов и сведений из государственной системы устанавливается Правительством РФ. Подключение — от 5 000 ₽ за 1 000 документов в год, тарифы от 1 000 до 50 000 документов в год, 30 документов бесплатно в первый месяц. Мы подключим ЭТрН грузоотправителю, перевозчику, экспедитору и ИП, свяжем с учётной системой и обучим всех, кто участвует в рейсе, — начните с перевода накладных и путевых листов в электронный вид.