Как вести учёт товаров в магазине: приёмка, остатки, продажи и инвентаризация по шагам

Учёт в магазине строится на одной цепочке: товар заводится в каталог, принимается по документам поставщика, уходит через кассу или списывается, а остатки регулярно сверяются с тем, что лежит на полках. Каждую операцию подтверждает документ, составленный в момент её совершения. Ниже — порядок действий для небольшого магазина, таблица операций и ошибки, из-за которых остатки на бумаге расходятся с полками.

Что входит в учёт товаров и кого он касается

Товарный учёт отвечает на три вопроса: что поступило, что продано или выбыло и что осталось. Он нужен любому магазину — продуктовому, цветочному, магазину одежды или хозтоваров, — независимо от формы: ИП или ООО. Бухгалтерский учёт и книга доходов и расходов — отдельная тема, здесь речь только о движении товара.

Основа учёта — первичный учётный документ. Это документ, которым оформляется факт хозяйственной жизни: событие, сделка или операция. По статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» каждый такой факт оформляется первичным документом с обязательными реквизитами, а формы документов определяет руководитель. Для организаций бюджетной сферы формы устанавливаются по бюджетному законодательству, а не решением руководителя. Какие реквизиты должны быть в документе и как утвердить свои формы, разобрано в статье о первичных документах, их реквизитах и формах.

Вести учёт можно в тетради, в таблице Excel или в программе. Разница в том, кто переносит данные: в тетради и таблице каждую приёмку, продажу и списание записывают вручную, а в программе продажа на кассе сама уменьшает остаток. Если ассортимент растёт, появляются весовые позиции, маркировка или алкоголь, ручные записи приходится сверять всё чаще. Тогда имеет смысл вести кассу, склад и маркировку в одной системе, чтобы не сводить данные из нескольких мест.

Как вести учёт в магазине: порядок действий

1. Заведите каталог товаров. У каждой позиции должны быть название, единица измерения (штуки, килограммы, литры), цена и штрихкод. Для одежды и обуви удобно сразу разделить позиции по размерам, цветам и сезонам, для цветов — завести отдельные карточки на готовые букеты. Если товары уже есть в Excel или 1С, список переносят оттуда, а не набирают заново.
2. Принимайте товар только по документам. При приёмке сверяйте количество и наименования с накладной или УПД поставщика и оформляйте поступление сразу, при совершении операции, а если это невозможно — непосредственно после её окончания. Расхождения фиксируйте до того, как товар попадёт на полку.
3. Отдельно проверяйте маркированный товар. Его принимают по УПД с проверкой кодов маркировки. Контрагент вправе отказаться от УПД с ошибкой в кодах, а маркетплейсы и сети не принимают продукцию без корректных кодов. С 1 ноября 2026 года вводится поэкземплярный учёт растительного масла; при этом не маркируется масло, разлитое или расфасованное в розничном магазине, упаковки массой нетто 30 граммов и меньше, а остатки, бывшие в обороте до введения требований, маркировать не нужно. Подробности — в материале о поэкземплярном учёте растительного масла.
4. Проводите продажи через кассу. Каждая продажа должна уменьшать остаток. При ручном учёте выручку и проданные позиции переносят в журнал в конце смены, иначе остатки отстают от реальности. Весовой товар учитывайте в килограммах или литрах, а не в штуках.
5. Оформляйте списания. Брак, просрочку, порчу, уценку и бой оформляйте документом в день, когда это обнаружено, с указанием позиции, количества и причины. Без документа списанный товар остаётся в учёте как существующий.
6. Следите за остатками. Сравнивайте учётные остатки с продажами и вовремя заказывайте товар. Для продуктов отдельно контролируйте сроки годности, чтобы просрочка не попадала к покупателю.
7. Сверяйте учёт с фактом. Пересчитайте товар на полках и складе и сравните с учётными данными. Разницу разберите: найдите неоформленные приёмки, пропущенные списания или ошибки в каталоге.

Инвентаризация — тот шаг, который показывает, насколько учёт точен. Пересчёт проводят по всему ассортименту или по его части, результаты сравнивают с данными учёта, а выявленные излишки и недостачи отражают документами. Порядок, документы и сроки инвентаризации — тема отдельной статьи нашей базы знаний.

Если в магазине отключили электричество и кассу физически невозможно использовать, расчёт без ККТ допустим. По требованию покупателя выдают документ, подтверждающий расчёт, с реквизитами из абзацев 4–12 пункта 1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ, а после восстановления электроснабжения формируют чеки коррекции. Если касса работает от альтернативного источника питания, обязанность применять её и выдавать чеки сохраняется даже без интернета. Детали — в материале о приёме оплаты без кассы при отключении электричества.

Как списать товар в магазине: документы и порядок

Списание товара в магазине оформляют актом: его подписывает комиссия, которую назначил руководитель, а по первому экземпляру бухгалтерия снимает товар с материально ответственного лица. Просроченный товар продавать нельзя, поэтому сначала его убирают с продажи, а потом списывают.

1. Уберите товар с продажи. Продажа товара по истечении срока годности запрещена (пункт 5 статьи 5 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей»). Уберите такой товар от остального, чтобы он не вернулся на полку.
2. Назначьте комиссию и назовите причину. Состав комиссии определяет руководитель. Причину записывают в акте: просрочка, порча, бой, брак, потеря качества.
3. Составьте акт. Для товара, который потерял качество и не подлежит продаже, применяют акт о списании товаров по форме ТОРГ-16. Для порчи, боя и лома, когда товар подлежит уценке или списанию, — акт по форме ТОРГ-15. Обязательными эти унифицированные формы быть перестали с 1 января 2013 года (информация Минфина России № ПЗ-10/2012), поэтому магазин может утвердить свой бланк. В нём должны быть реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: наименование документа, дата составления, наименование организации, содержание операции, количество или сумма с единицами измерения, должности и подписи ответственных лиц.
4. Подпишите и передайте в бухгалтерию. Акт ТОРГ-16 составляют в трёх экземплярах: первый идёт в бухгалтерию и служит основанием для списания с материально ответственного лица, второй остаётся в подразделении, третий — у материально ответственного лица.
5. Утилизируйте или уничтожьте. Некачественные пищевые продукты на время экспертизы, утилизации или уничтожения хранят так, чтобы к ним не было доступа, и ведут им строгий учёт. Утилизацию или уничтожение владелец вправе поручить юридическому лицу или ИП, которые этим занимаются (статья 25 Закона от 02.01.2000 № 29-ФЗ).

Результаты пересчёта, то есть недостачи и излишки, оформляют по итогам инвентаризации: порядок описан в материале об инвентаризации активов и обязательств.

Операции товарного учёта: документ и срок

Пример из практики

Условный пример: владелец цветочного магазина вёл учёт в таблице: приход записывал по накладным, продажи — по чекам. Остатки роз и упаковки постоянно не сходились с фактом. При разборе выяснилось, что букеты продавались одной строкой, а розы, зелень и лента, ушедшие на их сборку, из таблицы не вычитались. Увядшие цветы выбрасывали без документа. Магазин завёл карточки на готовые букеты с перечнем компонентов, чтобы продажа букета уменьшала остатки каждого из них, а уценку и списание цветов стал оформлять документом в тот же день. После следующего пересчёта расхождения удалось объяснить по документам.

Частые ошибки

• Товар выкладывают до оформления приёмки. Продажи идут, а поступления в учёте нет, и остаток уходит в минус.
• Первичные документы оформляют задним числом. Документ составляют при совершении операции, а если это невозможно — непосредственно после её окончания, а не в конце месяца.
• Коды маркировки не проверяют при приёмке. УПД с ошибкой в кодах контрагент вправе отклонить, а исправлять ошибку после продажи сложнее.
• Списания не оформляют. Испорченный товар выбросили, но в учёте он числится, и при пересчёте выглядит как недостача.
• Весовой товар считают в штуках. Учётные килограммы и литры перестают совпадать с реальными.
• Работают без кассы, когда она может работать. Если ККТ питается от альтернативного источника, обязанность выдавать чеки сохраняется. А отсутствие любого обязательного реквизита в документе, заменяющем чек, может стать основанием для признания его недействительным и ответственности за неприменение ККТ.
• Сверку с фактом не проводят. Без пересчёта ошибки накапливаются, и найти их причину становится всё труднее.

Как это решается в СБИС

В СБИС касса по 54-ФЗ, товароучёт и склад, маркировка и лояльность работают в одной системе, без связки из трёх программ. Каталог ведётся с описанием, фото и штрихкодами, цены пересчитываются по группам товаров, есть учёт по размерам, цветам, сезонам и коллекциям и обмен с 1С. Маркированный товар принимается по УПД с проверкой кодов, а на кассе код добавляется в чек и проверяется через разрешительный режим; поступление, списание и остатки алкоголя идут через ЕГАИС. Весовой товар продаётся с весами на кассе или в торговом зале, программа сама спишет килограммы или литры. Для цветочных магазинов собранный букет списывает с остатков все свои компоненты, есть уценка и списание цветов. Контроль сроков годности, когда просрочку видно при продаже, доступен с тарифа «Оптимальный». Специалисты «АйТи Северо-Запад» подберут и настроят оборудование, перенесут товары из Excel или 1С, подключат госсистемы и обучат кассиров, а пробный доступ — 14 дней бесплатно. Узнать, как настроить товароучёт и склад для своего магазина, можно на странице продукта.